批发行业存货内控制度

PAGE批发行业存货内控制度一、总则（一）制定目的本存货内控制度旨在加强公司存货管理，规范存货采购、验收、存储、销售等环节的操作流程，确保存货安全、完整，提高存货运营效率，保证财务信息真实、可靠，满足公司经营目标及相关法律法规要求。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及存货采购、仓储、销售及相关核算的所有部门和人员。（三）制定依据依据《中华人民共和国会计法》、《企业内部控制基本规范》以及批发行业相关会计准则和行业标准制定本制度。二、存货管理职责分工（一）采购部门1.负责存货采购计划的制定与执行，根据市场需求和库存情况，合理安排采购数量和时间。2.选择合格的供应商，建立供应商档案，对供应商进行评估和管理。3.签订采购合同，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。4.在采购过程中，负责与供应商沟通协调，跟踪采购进度，保证按时、按质、按量到货。（二）仓储部门1.负责存货的验收入库工作，对采购到货的存货进行数量、质量检验，确保存货符合要求后办理入库手续。2.按照存货的特性和类别，合理规划仓储空间，进行分类存放，确保存货存储安全。3.建立存货保管账，详细记录存货的出入库情况，定期进行盘点，保证账实相符。4.负责存货的保管和养护工作，采取必要措施防止存货损坏、变质、丢失等情况发生。（三）销售部门1.负责市场销售预测，制定销售计划，根据市场需求及时调整销售策略。2.接收客户订单，审核订单内容，确保订单信息准确无误。3.组织存货的发货工作，根据订单要求及时安排货物出库，保证发货的及时性和准确性。4.负责销售款项的回收，对逾期款项进行催收，降低坏账风险。（四）财务部门1.负责存货的会计核算，按照会计准则准确记录存货的采购、入库、发出、结存等情况，确保财务数据真实、完整。2.定期对存货进行财务分析，提供存货成本、周转率等相关财务指标，为公司决策提供依据。3.参与存货盘点工作，监督盘点过程，对盘点结果进行审核和账务处理。4.负责制定存货资金预算，合理安排资金，提高资金使用效率。（五）其他部门各部门应配合采购、仓储、销售及财务部门做好存货管理相关工作，在职责范围内履行存货管理的相关义务。三、存货采购内部控制（一）采购计划制定1.采购部门应定期收集市场信息，分析市场需求变化趋势，结合公司销售计划、库存状况等因素，制定年度、季度和月度采购计划。2.采购计划应明确采购的存货品种、数量、规格、预计采购时间等内容，并经相关部门审核批准。审核部门应重点关注采购计划的合理性、必要性以及与公司整体经营目标的一致性。（二）供应商选择与管理1.采购部门应建立供应商筛选标准和评估体系，对潜在供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面进行综合评估。2.根据评估结果，选择合格的供应商建立供应商档案，并定期对供应商进行跟踪评价，对于不符合要求的供应商及时进行调整或淘汰。3.与供应商签订采购合同前，应确保合同条款明确双方的权利和义务，包括货物的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等内容，合同条款应符合法律法规和公司利益要求。（三）采购订单下达1.采购部门根据批准的采购计划，向选定的供应商下达采购订单。采购订单应详细注明所采购存货的品种、数量、规格、交货地点、交货时间等信息，并经相关负责人审核签字。2.在采购订单执行过程中，如果需要变更订单内容，采购部门应及时与供应商沟通协商，并按照公司规定的审批程序办理变更手续。（四）采购验收1.仓储部门在收到采购到货通知后，应组织相关人员对存货进行验收。验收内容包括存货的数量、规格、型号、质量等方面，确保存货与采购订单及合同要求一致。2.对于验收合格的存货，仓储部门应及时办理入库手续，并填写入库单。入库单应详细记录存货的名称、数量、规格、入库时间等信息，并经验收人员、仓储管理人员签字确认。3.对于验收不合格或与合同要求不符的存货，采购部门应及时与供应商协商处理，如要求供应商补货、换货、退货或承担相应的赔偿责任等。同时，应将处理情况及时反馈给相关部门。四、存货仓储内部控制（一）存货入库1.仓储部门应根据验收合格的入库单，办理存货入库手续。入库时，应按照存货的类别、规格、批次等进行分类存放，并做好标识。2.建立存货保管账，详细记录存货的入库日期、品种、数量、规格、批次、存放位置等信息。保管账应定期与采购部门的采购记录、财务部门的存货明细账进行核对，确保账账相符。（二）存货保管1.仓储部门应根据存货的特性和保管要求，采取适当的保管措施，确保存货安全。例如，对于易受潮、易变质的存货，应采取防潮、防虫、防霉等措施；对于易燃易爆的存货，应按照相关安全规定进行存储。2.定期对存货进行检查和盘点，及时发现存货的损坏、变质、丢失等情况，并采取相应的处理措施。对于盘盈、盘亏的存货，应及时查明原因，按照规定的审批程序进行处理。3.限制未经授权人员进入仓储区域，确保存货存储环境安全。同时，应做好仓储区域的防火、防盗、防潮等安全防范工作。（三）存货出库1.销售部门根据客户订单开具销售发货单，发货单应详细注明所发货物的品种、数量、规格、客户名称等信息，并经相关负责人审核签字。2.仓储部门根据审核后的销售发货单办理存货出库手续，核对发货单与存货保管账的一致性，确保发货数量准确无误。发货时，应按照先进先出、易坏先出等原则进行发货，并做好出库记录。3.对于发出的存货，仓储部门应及时更新存货保管账，记录存货的出库日期、品种、数量、规格、去向等信息。同时，将出库单传递给财务部门，作为财务核算的依据。五、存货销售内部控制（一）销售定价1.销售部门应根据市场行情、产品成本、竞争状况等因素，制定合理的销售价格策略。销售价格应在公司规定的价格范围内，并经相关负责人审核批准。2.对于特殊客户或特殊订单，需要制定特殊价格的，应按照公司规定的特殊定价审批程序进行审批，确保销售价格的合理性和合规性。（二）销售合同签订1.销售部门与客户签订销售合同前，应确保合同条款明确双方的权利和义务，包括货物的名称、数量、规格、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。合同条款应符合法律法规和公司利益要求。2.销售合同签订后，应及时将合同副本传递给采购、仓储、财务等相关部门，以便各部门按照合同要求做好相应的准备工作。（三）销售发货与收款1.销售部门根据销售合同和客户订单，组织存货发货工作。发货前，应再次核对发货单与销售合同的一致性，确保发货信息准确无误。2.仓储部门按照销售发货单及时办理存货出库手续，保证货物按时、按质、按量发出。发货后，应及时将发货情况反馈给销售部门。3.财务部门负责销售款项的回收管理，按照销售合同约定的付款方式和时间，及时催收销售款项。对于逾期未收回的款项，应采取有效措施进行催收，并及时向相关部门报告。六、存货盘点与清查（一）盘点计划制定1.财务部门应会同仓储部门制定年度存货盘点计划，明确盘点的范围、时间、方法、人员分工等内容。盘点计划应经公司管理层批准后实施。2.盘点计划应根据公司存货管理的实际情况和重要性原则，合理确定盘点的重点区域和重点存货品种。对于价值高、数量大、收发频繁的存货，应进行重点盘点。（二）盘点实施1.按照盘点计划组织实施存货盘点工作，盘点人员应认真核对存货的数量、规格、型号、质量等情况，确保盘点结果准确无误。2.在盘点过程中，应做好盘点记录，详细记录存货的名称、数量、规格、存放位置、账实差异等信息。盘点记录应由盘点人员签字确认。3.对于盘点中发现的盘盈、盘亏情况，应及时查明原因，并填写盘盈盘亏报告表。盘盈盘亏报告表应详细说明盘盈、盘亏的存货名称、数量、规格、原因分析等内容，并经相关人员签字确认。（三）盘点结果处理1.财务部门根据盘点结果和盘盈盘亏报告表，进行账务处理，调整存货账面价值，确保账实相符。2.对于盘盈、盘亏的存货，应按照公司规定的审批程序进行处理。属于正常损耗或合理误差的，经批准后计入当期损益；属于人为原因造成的损失，应追究相关人员的责任，并要求其承担相应的赔偿责任。七、存货核算与财务报告（一）存货核算1.财务部门应按照会计准则和公司存货内控制度的要求，对存货进行准确的会计核算。存货核算应包括存货的采购成本、入库成本、发出成本、期末结存成本等内容。2.采购成本应包括购买价款、相关税费、运输费、装卸费、保险费以及其他可归属于存货采购成本的费用。入库成本应根据采购成本加上入库前的挑选整理费用等确定。发出成本应按照先进先出法、加权平均法等规定的方法进行计算。3.定期对存货成本进行核算和分析，及时发现成本变动异常情况，并采取相应的措施进行调整和控制。（二）财务报告1.财务部门应定期编制存货相关的财务报告，包括存货明细表、存货周转率分析表、存货成本分析表等，为公司管理层提供准确的存货财务信息。2.存货财务报告应真实、完整、准确地反映公司存货的数量、价值、成本、周转等情况，以及存货管理对公司财务状况和经营成果的影响。3.按照相关法律法规和监管要求，及时对外披露存货相关的财务信息，确保信息披露的及时性、准确性和合规性。八、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门应定期对存货内控制度的执行情况进行审计监督，检查采购、仓储、销售等环节的操作流程是否符合制度规定，各项内部控制措施是否有效执行。2.内部审计人员应通过查阅相关文件、记录，实地观察、询问相关人员等方式，对存货管理情况进行全面审查。对于审计中发现的问题，应及时提出整改建议，并跟踪整改情况。（二）管理层监督1.公司管理层应定期对存货管理工作进行检查和指导，了解存货内控制度的执行情况，发现并解决存货管理过程中存在的问题。2.管理层应关注存货的库存水平、成本控制、资金占用等情况，根据公司经营目标和市场变化，及时调整存货管理策略，确保存货管理工作符合公司整体利益。（三）绩效考核1.建立存货管理绩效考核制度，对采购、仓储、销售等部门及相关人员的存货管理工作进