公路段政府采购内控制度

PAGE公路段政府采购内控制度一、总则（一）目的为了加强公路段政府采购内部控制，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合本公路段实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公路段使用财政性资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.效益性原则：在确保采购质量的前提下，降低采购成本，提高采购资金使用效益。3.公正性原则：采购活动应遵循公正、公平、公开的原则，维护国家利益和社会公共利益，保护政府采购当事人的合法权益。4.制衡性原则：建立健全采购决策、执行、监督相互制约的机制，确保采购活动规范有序进行。（四）职责分工1.采购领导小组：负责审定政府采购预算、采购计划，研究决定重大采购事项，协调解决采购过程中的重大问题。2.采购部门：负责具体组织实施政府采购活动，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。3.财务部门：负责审核政府采购预算、资金支付，对采购资金使用情况进行监督检查。4.资产管理部门：负责对采购的资产进行验收、登记、保管和处置等管理工作。5.纪检监察部门：负责对政府采购活动进行全程监督，受理有关投诉举报，查处违法违纪行为。二、采购预算与计划管理（一）采购预算编制1.各部门根据本公路段年度工作任务和实际需求，提出政府采购项目的资金预算申请，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额等内容。2.采购部门对各部门提交的采购预算申请进行汇总、审核，结合公路段实际情况和财力状况，提出采购预算安排建议，报采购领导小组审定。3.财务部门根据审定的采购预算，将采购资金纳入年度预算管理，确保采购资金的足额安排。（二）采购计划制定1.采购部门根据采购预算和公路段工作实际需要，制定年度政府采购计划，明确采购项目的实施时间、采购方式、采购程序等内容。2.采购计划应按照政府采购目录和限额标准进行编制，对于达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。3.采购计划经采购领导小组批准后实施，并报财政部门备案。（三）预算与计划调整1.因政策调整、工作需要等原因确需调整采购预算和计划的，由相关部门提出申请，经采购部门审核后，报采购领导小组批准。2.采购预算和计划调整后，应及时通知相关部门，并按照规定程序办理调整备案手续。三、采购方式与程序（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式，适用于达到公开招标数额标准的采购项目。2.采购部门应当按照规定编制招标文件，招标文件应当包括采购项目的技术规格、商务条款、评标标准和方法等内容。3.采购部门应当在指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。4.开标前，采购部门应当按照规定组建评标委员会，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应当为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。5.开标时，采购部门应当按照招标文件规定的开标程序进行开标，公布投标人的投标报价、技术方案等内容。6.评标时，评标委员会应当按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人。7.采购部门应当根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标的投标人。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采购部门应当按照规定确定邀请招标的供应商名单，并向其发出投标邀请书。4.邀请招标的程序与公开招标基本相同，但在开标前不需要发布招标公告。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商（不少于三家）进行谈判，最后从中确定中标供应商的一种采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采购部门应当按照规定成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应当为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。4.谈判小组应当与供应商进行谈判，谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。5.谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购部门应当按照规定组织单一来源采购论证，论证意见应当包括采购项目的必要性、唯一性、采购预算等内容。4.单一来源采购应当在保证采购项目质量和满足采购需求的前提下，遵循成本效益原则，合理确定采购价格。5.采购部门应当与单一来源供应商签订采购合同，并将采购合同副本报财政部门备案。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.询价适用于采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。3.采购部门应当按照规定成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应当为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。4.询价小组应当向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。5.询价小组应当对供应商的报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。（六）采购程序1.采购申请：各部门根据工作需要提出政府采购申请，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、采购方式等内容，并提交相关证明材料。2.采购审批：采购申请表经部门负责人签字后，报采购部门审核。采购部门对采购申请的合理性、必要性、合规性进行审核，提出审核意见，报采购领导小组审批。3.采购实施：采购部门根据采购领导小组的审批意见，按照规定的采购方式组织实施采购活动。在采购过程中，采购部门应当严格按照采购文件的要求进行操作，确保采购活动的公开、公平、公正。4.合同签订：采购项目确定中标供应商后，采购部门应当与中标供应商签订采购合同。采购合同应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。5.验收付款：采购项目到货后，采购部门应当组织资产管理部门、使用部门等相关人员进行验收。验收合格后，采购部门应当按照采购合同的约定办理付款手续。财务部门应当对采购资金的支付进行审核，确保资金支付的合规性。四、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应当在中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标供应商的投标文件与中标供应商签订采购合同。2.采购合同应当采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同签订后，采购部门应当将合同副本报财政部门备案。（二）合同履行1.采购合同双方应当按照合同约定履行各自的义务，采购部门应当督促中标供应商按时、按质、按量履行合同。2.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同内容的，采购部门应当与中标供应商协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。3.如因不可抗力等原因导致合同无法履行的，采购部门应当及时与中标供应商协商解决，并按照规定程序办理相关手续。（三）合同验收1.采购项目到货后，采购部门应当组织资产管理部门、使用部门等相关人员按照采购合同约定的验收标准进行验收。2.验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术参数等是否符合合同要求，同时应当检查货物的相关证明材料是否齐全。3.验收合格后，验收人员应当签署验收报告，并加盖验收单位公章。验收报告作为采购资金支付的重要依据。（四）合同付款1.采购部门应当按照采购合同约定的付款方式和时间办理付款手续。付款申请应当附采购合同、验收报告、发票等相关证明材料。2.财务部门应当对付款申请进行审核，审核无误后按照规定程序支付采购资金。3.对于分期付款的采购项目，采购部门应当按照合同约定及时跟踪供应商的履约情况，确保各期款项按时支付。五、采购档案管理（一）档案范围政府采购档案包括采购活动中形成的各类文件、资料、记录等，主要包括采购预算与计划、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告以及其他相关资料。（二）档案整理1.采购部门应当指定专人负责政府采购档案的整理工作，按照档案管理的要求，对采购活动中形成的各类文件资料进行分类、编号、装订。2.档案整理应当做到内容完整、资料齐全、分类清晰、编号规范，便于查阅和保管。（三）档案保管1.政府采购档案应当妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。一般情况下，采购档案的保管期限为十五年。2.采购部门应当建立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，确保档案的安全和完整。3.档案管理人员应当定期对档案进行检查、核对，发现问题及时处理。（四）档案查阅1.因工作需要查阅政府采购档案的，应当填写档案查阅申请表，经采购部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅档案时，档案管理人员应当在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案资料。3.查阅结束后，查阅人员应当及时归还档案，并在档案查阅登记表上签字确认。六、监督检查与责任追究（一）监督检查1.纪检监察部门应当对政府采购活动进行全程监督，重点监督采购程序是否合规、采购过程是否公正、采购结果是否合法等。2.财政部门应当加强对政府采购活动的监督管理，对采购预算执行情况、采购资金使用情况等进行定期检查和不定期抽查。3.审计部门应当对政府采购项目进行审计监督，重点审计采购项目的预算执行情况、采购资金使用效益、采购合同履行情况等。（二）投诉处理1.供应商对政府采购活动有疑问或异议的，可以向采购部门提出询问或质疑。采购部门应当在规定时间内作出答复。2.供应商对采购部门的答复不满意或者采购部门未在规定时间内作出答复的，可以向财政部门投诉。财政部门应当按照规定程序受理投诉，并及时