市场局政府采购内控制度

PAGE市场局政府采购内控制度一、总则（一）目的为了规范市场局政府采购行为，加强政府采购内部控制，提高政府采购资金使用效益，防范采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合市场局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于市场局机关及所属各单位使用财政性资金进行的政府采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.效益原则：在满足采购需求的前提下，注重采购成本控制，提高资金使用效益。3.公开透明原则：采购活动信息应全面、及时、准确地公开，确保采购过程公平、公正、公开。4.公平竞争原则：营造良好的市场竞争环境，保证供应商平等参与竞争。5.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购预算管理（一）预算编制1.各采购需求部门应根据工作实际需要，结合年度工作计划，科学合理地编制政府采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号（或服务需求）、数量、采购金额等详细内容，并确保与部门预算相衔接。3.采购预算编制过程中，应充分考虑市场价格波动等因素，合理确定采购资金额度。（二）预算执行1.严格按照批准的政府采购预算组织实施采购活动，不得擅自调整或变更预算。2.因特殊情况确需调整采购预算的，应按照规定的程序报经批准。3.加强对采购预算执行情况的监控，定期对预算执行进度进行分析和评估，及时发现和解决预算执行中存在的问题。（三）预算调整1.当出现下列情形之一时，可申请调整采购预算：因国家政策调整、不可抗力等原因，导致采购项目的需求发生重大变化；市场价格波动较大，原预算金额无法满足采购需求；其他确需调整预算的情形。2.采购预算调整申请应详细说明调整的原因、内容、金额等，并附相关证明材料。3.采购预算调整按照规定的审批流程进行，经批准后方可实施调整。三、采购需求管理（一）需求调研1.采购需求部门应深入开展需求调研，充分了解采购项目的实际需求，包括功能、性能、质量标准、服务要求等。2.需求调研可通过问卷调查、实地考察、专家咨询、与使用部门沟通等方式进行，确保需求调研的全面性和准确性。3.需求调研过程中，应广泛征求相关部门和人员的意见和建议，形成科学合理的采购需求方案。（二）需求论证1.对于金额较大、技术复杂、社会影响较大的采购项目，应组织相关专家进行需求论证。2.需求论证应围绕采购项目的必要性、合理性、可行性等方面进行，确保采购需求符合实际工作需要和法律法规要求。3.专家应具备相关专业知识和经验，论证过程应形成书面报告，作为采购文件编制的重要依据。（三）需求变更1.在采购活动实施过程中，如因特殊原因需要变更采购需求的，应按照规定的程序进行审批。2.需求变更申请应详细说明变更的原因、内容、对采购项目的影响等，并附相关证明材料。3.采购需求变更经批准后，应及时调整采购文件和采购合同等相关内容。四、采购方式选择（一）公开招标1.符合下列情形之一的采购项目，应当采用公开招标方式：采购货物、服务或工程的金额达到规定的公开招标限额标准；采购人依法制定的招标数额标准以上的货物、服务采购项目，因特殊情况需要采用公开招标以外的采购方式的，应当在采购活动开始前获得设区的市、自治州以上人民政府采购监督管理部门的批准。2.公开招标应按照法定程序进行，包括发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、中标等环节。3.招标文件应明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容，确保招标活动的公平、公正、公开。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.邀请招标的程序与公开招标基本相同，但在供应商选择范围上有所限制。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等进行谈判，确定成交供应商。3.谈判过程中，应遵循公平、公正、公开的原则，确保谈判结果的合理性。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照规定的程序进行审批，并在采购活动开始前向社会公示。3.单一来源采购过程中，应与供应商就采购项目的价格、服务等进行协商，确保采购结果的合理性。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应成立询价小组，向三家以上的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。3.询价过程中，应严格按照询价通知书的要求进行，确保询价结果的公正性。五、采购文件编制（一）招标文件编制1.招标文件应根据采购项目的需求和采购方式进行编制，包括招标公告、投标人须知、技术规格、商务条款、评标标准、投标文件格式等内容。2.招标文件中的技术规格应明确、具体，商务条款应清晰、合理，评标标准应科学、公正，确保招标文件的完整性和准确性。3.招标文件编制过程中，应充分征求相关部门和人员的意见和建议，必要时可组织专家进行审核。（二）谈判文件编制1.谈判文件应根据采购项目的特点和谈判要求进行编制，包括谈判邀请函、谈判供应商须知、技术规格、商务条款、谈判程序、谈判文件格式等内容。2.谈判文件中的技术规格和商务条款应符合采购项目的实际需求，谈判程序应明确、合理，确保谈判文件的针对性和有效性。3.谈判文件编制过程中，应充分考虑谈判过程中可能出现的问题，制定相应的应对措施。（三）询价文件编制1.询价文件应根据采购项目选择询价方式的要求进行编制，包括询价通知书、采购项目要求、报价表、供应商须知等内容。2.询价文件中的采购项目要求应明确、具体，报价表应规范、统一，供应商须知应清晰、易懂，确保询价文件的简洁性和准确性。3.询价文件编制过程中，应注意询价文件的保密性，防止供应商之间相互串通。（四）单一来源采购文件编制1.单一来源采购文件应根据采购项目的特点和单一来源采购方式的要求进行编制，包括单一来源采购邀请函、采购项目要求、供应商情况介绍、协商程序、采购文件格式等内容。2.单一来源采购文件中的采购项目要求应符合采购项目的实际需求，供应商情况介绍应真实可靠，协商程序应合理规范，确保单一来源采购文件的严谨性和公正性。3.单一来源采购文件编制过程中，应充分考虑单一来源采购的特殊性，制定相应的审核和批准程序。六、采购活动组织（一）采购项目实施计划1.根据采购预算、采购需求和采购方式等，制定详细的采购项目实施计划，明确采购活动的各个环节、时间节点和责任人。2.采购项目实施计划应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、采购时间安排、采购流程、采购人员职责等内容，确保采购活动有序进行。3.采购项目实施计划应报经相关领导批准后实施，并根据实际情况进行动态调整。（二）采购活动组织实施1.按照采购项目实施计划，组织开展采购活动，包括发布采购信息、发售采购文件、接收投标（响应）文件、开标（谈判、询价）、评标（评审）等环节。2.在采购活动组织实施过程中，应严格遵守相关法律法规和采购程序，确保采购活动的公平、公正、公开。3.采购人员应认真履行职责，做好采购活动的组织协调工作，及时处理采购过程中出现的问题。（三）采购活动记录1.对采购活动的全过程进行详细记录，包括采购项目名称、采购内容及要求、采购方式、采购时间、采购程序、参与采购活动的供应商及相关人员、采购文件、开标（谈判、询价）记录、评标（评审）报告等。2.采购活动记录应真实、准确、完整，采用纸质或电子文档等形式保存，保存期限按照相关规定执行。3.采购活动记录作为采购项目档案的重要组成部分，应妥善保管，以备查阅和审计。七、采购合同管理（一）合同签订1.根据评标（评审）结果，及时与中标（成交）供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目名称、规格型号（或服务内容）、数量、价格、交货（服务）时间、质量标准、验收方式、付款方式等条款，确保合同内容完整、准确、合法。3.采购合同签订前，应进行合法性审查，确保合同符合法律法规要求。（二）合同履行1.严格按照采购合同约定，履行各自的权利和义务，确保采购项目顺利实施。2.采购需求部门应及时跟踪采购合同的履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。3.供应商应按照合同约定的时间、质量、数量等要求提供货物或服务，不得擅自变更或终止合同。（三）合同变更1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款的，应按照规定的程序进行审批。2.合同变更申请应详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等，并附相关证明材料。3.合同变更经批准后，应及时签订补充合同或变更协议，并按照规定的程序进行备案。（四）合同验收1.采购项目完成后，应按照采购合同约定的验收标准进行验收。2.验收可由采购需求部门组织相关人员进行，也可委托具有资质的第三方机构进行。3.验收过程中，应严格按照验收标准进行检查，确保采购项目的质量和性能符合要求。验收合格后，应出具验收报告。（五）合同付款1.按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付采购资金。2.付款前，应审核供应商提交的付款申请及相关证明材料，确保付款依据充分、合规。3.加强对采购资金支付的管理，严格执行财务审批制度，确保资金安全。八、采购监督与检查（一）内部监督1.成立政府采购内部监督小组，负责对政府采购活动进行全程监督。2.内部监督小组应定期对采购项目进行检查，重点检查采购程序的执行情况、采购文件的编制与审核、采购合同的签订与履行等。3.对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况，确保政府采购活动规范有序。（二）外部监督1.主动接受财政、审计、监察等部门的监督检查，积极配合相关部门的工作。2.按照要求及时提供政府采购活动的相关资料和信息，接受外部监督部门的审计和调查。3.对外部监督部门提出的意见和建议，认真整改落实，并及时反馈整改情况。（三）投诉处理1.建立健全政府采购投诉处理机制，明确投诉处理的流程和责任。2.对供应商提出的投诉事项，应及时进行调查核实，并按照规定的程序进行处理。3.在投诉处理过程中，应充分听取各方意见，确保投诉处理结果公平、公正。九、采购档案管理（一）档案收集1.采购活动结束后，采购部门应及时收集整理采购过程中形成的各类文件资料，包括采购预算、采购需求文件、采购文件、投标（响应）文件、评标（评审）报告、采购合同、验收报告等。2.采购档案收集应确保文件资料的完整性和准确性，不得遗漏重要文件。（二）档案整理1.对收集到的采购档案进行分类整理，按照采购项目的类别和时间顺序进行编号、装订。2.采