固定资产清理内控制度

PAGE固定资产清理内控制度一、总则（一）目的为了加强公司固定资产清理的内部控制，规范固定资产清理行为，确保固定资产清理过程合法、合规、有序，提高资产使用效率，保护公司资产安全完整，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、分公司、子公司的固定资产清理活动。（三）固定资产定义及分类1.固定资产定义：指公司为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的，使用寿命超过一个会计年度的有形资产。2.固定资产分类：根据公司实际情况，固定资产分为房屋及建筑物、机器设备、运输设备、电子设备、办公家具及其他设备等类别。（四）基本原则1.合法性原则：固定资产清理活动必须符合国家法律法规及相关政策的要求。2.真实性原则：固定资产清理过程中涉及的资产状况、价值评估等信息应真实、准确、完整。3.效益性原则：通过合理的固定资产清理，优化资产配置，提高资产使用效益，降低公司运营成本。4.保密性原则：对固定资产清理过程中涉及的商业秘密、财务信息等予以保密。二、职责分工（一）固定资产管理部门1.负责固定资产的日常管理，包括资产的购置、验收、登记、保管、维护、清查等工作。2.定期对固定资产进行清查盘点，及时发现并报告固定资产存在的问题，提出固定资产清理的建议和方案。3.协同财务部门、审计部门等相关部门实施固定资产清理工作，负责提供资产的相关资料和信息。（二）财务部门1.负责固定资产的账务核算，准确记录固定资产的增减变动情况，定期与固定资产管理部门核对账目。2.参与固定资产清理的价值评估工作，负责对清理资产的账面价值进行核算和调整。3.根据固定资产清理结果，进行相应的财务处理，确保财务报表的真实、准确反映公司资产状况。（三）审计部门1.对固定资产清理活动进行审计监督，检查清理过程是否符合公司内控制度和相关法律法规的要求。2.审查固定资产清理的审批程序、评估报告、处置方案等文件资料，确保清理活动的合规性和公正性。3.对固定资产清理过程中发现的违规行为提出整改意见，并跟踪整改情况。（四）其他相关部门1.根据公司固定资产清理工作的安排，配合固定资产管理部门、财务部门、审计部门等做好相关工作，提供必要的协助和支持。2.在固定资产清理过程中，负责本部门所使用固定资产的清理工作，确保资产清理工作的顺利进行。（五）公司管理层1.审批固定资产清理的总体方案和重大固定资产清理事项，对固定资产清理工作进行决策和指导。2.监督固定资产清理工作的执行情况，协调各部门之间的工作关系，确保固定资产清理工作按计划完成。三、固定资产清理流程（一）清理申请与审批1.固定资产管理部门定期对固定资产进行清查盘点，发现存在闲置、报废、毁损等需要清理的固定资产时，应填写《固定资产清理申请表》，详细说明资产的名称、规格型号、数量、购置时间、账面价值、清理原因等信息。2.《固定资产清理申请表》经固定资产管理部门负责人审核签字后，提交至财务部门进行账面价值核算和财务影响评估。财务部门审核通过后，在申请表上签署意见并盖章。3.将经财务部门审核后的《固定资产清理申请表》提交至审计部门进行审计监督。审计部门对清理申请的必要性、合规性等进行审查，提出审计意见。4.审计通过后的《固定资产清理申请表》报公司管理层审批。公司管理层根据审计意见和公司实际情况，对固定资产清理申请进行审批。对于重大固定资产清理事项，需经公司董事会或股东会审议通过。（二）清理准备1.固定资产管理部门根据公司管理层批准的固定资产清理申请，组织相关人员成立固定资产清理工作小组，明确小组成员的职责分工。2.清理工作小组负责收集与拟清理固定资产相关的资料，包括资产购置合同、发票、验收报告、使用说明书、维修记录、折旧计提情况等，为后续的评估和处置工作提供依据。3.对拟清理的固定资产进行现场勘查，核实资产的实际状况，如资产的存放地点、使用情况、损坏程度等，并拍照留存相关影像资料。（三）价值评估1.根据固定资产的性质和清理方式，选择合适的评估方法对拟清理固定资产进行价值评估。评估方法可包括市场法、收益法、成本法等。2.对于需要委托专业评估机构进行评估的固定资产，固定资产管理部门应按照公司相关规定，通过招标、询价等方式选择具有资质、信誉良好的评估机构，并签订评估委托合同。3.评估机构应按照国家相关评估准则和规范，对拟清理固定资产进行评估，并出具评估报告。评估报告应包括资产的基本情况、评估方法、评估过程、评估结果等内容，确保评估结果客观、公正、准确。4.固定资产管理部门将评估报告提交至财务部门、审计部门等相关部门进行审核。财务部门对评估价值与账面价值的差异进行分析，审计部门对评估过程的合规性进行审查。如发现评估结果存在问题，应及时与评估机构沟通，要求其进行调整或重新评估。（四）处置方案制定1.根据固定资产的评估结果和公司实际情况，固定资产管理部门会同财务部门制定固定资产处置方案。处置方案应包括处置方式（如出售、报废、捐赠等）、处置价格、处置时间、受让方或接受捐赠方的选择标准及相关责任等内容。2.对于出售固定资产的处置方案，应明确出售价格的确定原则和方式，如通过公开招标、拍卖、协议转让等方式进行出售时，应说明具体的操作流程和要求。3.对于报废固定资产的处置方案，应说明报废资产的回收利用方式或报废处理的具体措施，确保资产处置符合环保要求和相关法律法规的规定。4.对于捐赠固定资产的处置方案，应明确受赠方的选择标准和程序，确保捐赠资产能够合理利用，并符合公司的公益目标。（五）处置审批1.将制定好的固定资产处置方案提交至公司管理层审批。公司管理层根据评估报告、处置方案及公司整体利益等因素，对处置方案进行审批。2.对于重大固定资产处置事项，需经公司董事会或股东会审议通过。在审议过程中，相关部门应向董事会或股东会详细汇报固定资产清理的原因、评估情况、处置方案等内容，接受董事会或股东会的决策和监督。（六）处置实施1.根据公司管理层批准的固定资产处置方案，固定资产管理部门组织实施固定资产处置工作。2.对于出售固定资产的情况，按照处置方案确定的方式进行交易，签订相关合同或协议，并办理资产交接手续。在交易过程中，应确保交易价格合理、交易程序合规，维护公司的合法权益。3.对于报废固定资产的情况，按照相关规定进行报废处理，如填写《固定资产报废申请表》，经审批后进行资产核销，并做好报废资产的回收、保管和处理工作，防止资产流失和环境污染。4.对于捐赠固定资产的情况，按照处置方案确定的受赠方和程序进行捐赠，办理相关手续，并确保捐赠资产能够按照公司的意愿合理使用。（七）账务处理1.财务部门根据固定资产处置的实际情况，按照国家会计准则和公司财务制度的规定，及时进行账务处理。2.对于出售固定资产，按照实际收到的价款与固定资产账面价值的差额，确认处置损益，并调整相关资产和负债科目。3.对于报废固定资产，将固定资产账面价值予以核销，同时将报废资产的残值收入或处置费用计入相关损益科目。4.对于捐赠固定资产，按照账面价值将相关资产转出，并根据捐赠事项的性质和公司财务政策进行相应的账务处理。（八）清理结果报告1.固定资产清理工作完成后，固定资产管理部门应撰写固定资产清理工作报告，总结清理工作的基本情况、清理过程、评估结果、处置情况及清理工作的成效和存在的问题等内容。2.将固定资产清理工作报告提交至财务部门、审计部门等相关部门进行审核。财务部门审核清理工作对财务状况的影响是否准确反映，审计部门审核清理工作是否符合公司内控制度和相关法律法规的要求。3.经审核后的固定资产清理工作报告报公司管理层审阅。公司管理层对清理工作进行全面评价，总结经验教训，为今后的固定资产管理工作提供参考。四、监督与检查（一）内部审计监督1.审计部门定期对公司固定资产清理活动进行内部审计，检查固定资产清理制度的执行情况，包括清理申请、审批、评估、处置等环节是否符合规定程序和要求。2.审查固定资产清理过程中涉及的文件资料，如申请表、评估报告、处置合同等，核实其真实性、完整性和合规性。3.对固定资产清理工作中发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保固定资产清理活动规范、有序进行。（二）日常监督检查1.固定资产管理部门应加强对固定资产清理工作的日常监督检查，定期对清理工作小组的工作进展情况进行检查，确保清理工作按计划推进。2.检查固定资产清理过程中各项工作的执行情况，如资产清查是否全面、评估是否公正、处置是否合规等，及时发现并纠正存在的问题。3.财务部门应定期核对固定资产清理的账务处理情况，确保账务记录准确无误，与固定资产清理的实际情况相符。（三）专项检查1.根据公司实际情况和管理需要，不定期开展固定资产清理专项检查。专项检查可针对某一时期内的固定资产清理工作进行全面检查，也可针对某一特定类型的固定资产清理事项进行深入检查。2.在专项检查过程中，采用查阅资料、实地盘点、访谈相关人员等方式，对固定资产清理活动进行全面、细致的审查。3.对专项检查中发现的重大问题及时向上级领导汇报，并提出相应的处理建议和改进措施，以加强公司固定资产清理的内部控制。五、风险评估与控制（一）风险识别1.在固定资产清理过程中，可能面临的风险包括但不限于：资产价值评估不准确导致处置价格不合理；处置程序不规范引发法律纠纷；资产流失风险；信息泄露风险等。2.固定资产管理部门、财务部门、审计部门等相关部门应定期对固定资产清理活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素及其影响程度。（二）风险评估1.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的固定资产清理风险进行评估。评估风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。例如，对于资产价值评估不准确导致处置价格不合理的风险，若评估机构资质不达标、评估方法选择不当等因素导致评估结果严重偏离实际价值的可能性较大，且对公司财务状况和资产处置收益影响重大，则该风险等级较高。2.根据风险评估结果，绘制风险矩阵图，直观展示各类风险的等级分布情况，为后续的风险应对提供依据。（三）风险应对1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对策略。对于高风险事项，应采取重点监控、严格审批、加强内部控制等措施进行防范；对于中风险事项，可采取适当的控制措施，如完善评估程序、加强监督检查等；对于低风险事项，可进行一般关注，定期进行检查和评估。2.建立风险预警机制，对可能引发风险的关键指标和因素进行实时监测。当指标或因素出现异常时，及时发出预警信号，提醒相关部门采取措施防范风险。例如，在固定资产价值评估过程中，若发现评估机构的评估进度严重滞后或评估结果与预期偏差较大，应及时发出预警，要求评估机构说明原因并采取相应措施进行调整。六、信息管理（一）信息收集与整理1.在固定资产清理过程中，各相关部门应负责收集、整理与固定资产清理有关的各类信息，包括资产基本信息、清查记录、评估报告、处置方案、审批文件、交易合同等。2.固定资产管理部门应建立固定资产清理信息档案，对收集到的信息进行分类、编号、归档，确保信息的完整性和准确性。信息档案应包括纸质档案和电子档案，以便于查询和使用。（二）信息共享与沟通1.建立固定资产清理信息共享平台，实现固定资产管理部门、财务部门、审计部门等相关部门之间的信息实时共享和沟通。各部门可通过信息共享平台及时获取所需的固定资产清理信息，提高工作效率和协同性。2.在固定资产清理过程中，涉及重大决策、重要事项等信息应及时向公司管理层汇报，确保管理层能