政府采购与财政内控制度

PAGE政府采购与财政内控制度一、总则（一）目的为了加强政府采购管理，规范政府采购行为，提高财政资金使用效益，防范财政风险，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例、《财政部门内部监督检查办法》等法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及政府采购活动的所有部门和人员，包括采购需求部门、采购执行部门、财务部门、审计部门等。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵循国家有关政府采购的法律法规和政策要求，确保政府采购活动合法合规。2.公正公平原则对待所有参与政府采购的供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，维护市场公平竞争环境。3.公开透明原则政府采购活动的全过程应保持公开透明，接受社会监督。4.效益优先原则在满足采购需求的前提下，注重提高财政资金的使用效益，降低采购成本。二、政府采购管理（一）采购预算编制1.采购需求部门应根据本部门业务发展规划和实际工作需要，提前编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等详细信息。2.采购预算编制应遵循科学合理、实事求是的原则，充分考虑项目的必要性和可行性，避免盲目申报和过度预算。3.财务部门负责对采购需求部门提交的采购预算进行审核，审核内容包括预算的合理性、资金来源的合规性等。审核通过后的采购预算报公司/组织管理层审批。（二）采购计划制定1.采购执行部门根据批准的采购预算，结合采购项目的轻重缓急和实际情况，制定具体的采购计划。采购计划应明确采购方式、采购时间安排、采购流程等。2.采购计划应提前与采购需求部门沟通协调，确保采购需求的准确理解和把握。对于重大采购项目，应组织相关部门进行论证和评审。3.采购计划制定后，应按照规定的程序进行审批。审批通过后的采购计划作为组织实施政府采购活动的依据。（三）采购方式选择1.政府采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价以及单一来源采购等。采购执行部门应根据采购项目的特点和需求，按照法律法规规定的适用条件，选择合适的采购方式。2.采用公开招标方式采购的，应按照法定程序发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。采用邀请招标方式采购的，应从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。3.对于符合竞争性谈判、竞争性磋商、询价以及单一来源采购条件的采购项目，应严格按照相关程序组织实施，确保采购过程的公正公平。（四）采购文件编制1.采购执行部门负责编制采购文件，采购文件应包括采购公告（或投标邀请书）、采购需求、采购预算、采购程序、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件应符合法律法规和行业标准的要求，明确采购项目的技术规格、质量标准、售后服务等实质性要求，确保采购文件的完整性和准确性。3.在编制采购文件过程中，应充分征求采购需求部门、财务部门、法律部门等相关部门的意见，确保采购文件的合法性和合理性。（五）采购评审1.采购执行部门应按照采购文件规定的程序和方法组织采购评审活动。评审专家应从政府采购评审专家库中随机抽取，确保评审过程的公正性。2.评审过程中，评审专家应严格按照评审标准进行评审，独立发表评审意见，不得相互串通或受采购人、采购代理机构的影响。3.采购执行部门应记录采购评审过程，包括评审时间、地点、评审专家名单、评审意见等，并妥善保存相关资料。（六）采购合同签订1.采购项目成交后，采购执行部门应按照采购文件和评审结果，与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订前，应提交财务部门、法律部门等相关部门进行审核，审核内容包括合同条款的合法性、合规性、完整性等。审核通过后的采购合同报公司/组织管理层审批。3.采购合同签订后，应及时将合同副本送财务部门、采购需求部门等相关部门备案，作为支付货款、验收货物等的依据。（七）采购验收1.采购需求部门负责组织采购项目的验收工作。验收应按照采购合同约定的标准和要求进行，确保采购货物、工程或服务符合规定的质量标准。2.验收过程中，应成立验收小组，验收小组应由采购需求部门、技术专家、质量管理人员等组成。验收小组应认真履行职责，对采购项目进行全面检查和测试。3.验收合格后，验收小组应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、验收标准、验收情况等内容。验收报告经验收小组成员签字确认后生效。（八）采购资金支付1.财务部门应按照采购合同约定和验收报告，及时办理采购资金支付手续。支付采购资金时，应严格审核相关凭证，确保支付依据的真实性、合法性和完整性。2.采购资金支付应按照国库集中支付制度的规定执行，通过财政直接支付或财政授权支付方式进行。对于符合财政资金支付条件的采购项目，应及时申请财政资金支付。3.财务部门应定期对采购资金支付情况进行统计和分析，及时发现和解决支付过程中存在的问题，确保采购资金支付安全、及时、准确。三、财政内控制度（一）岗位设置与职责分工1.根据政府采购业务流程，合理设置岗位，明确各岗位的职责权限，确保不相容岗位相互分离、相互制约。2.采购需求部门负责提出采购需求，参与采购项目的验收工作；采购执行部门负责组织实施政府采购活动，包括采购预算编制、采购计划制定、采购文件编制、采购评审、采购合同签订等；财务部门负责采购预算审核、采购资金支付、财务核算等；审计部门负责对政府采购活动进行审计监督。3.各岗位人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉政府采购法律法规和业务流程，严格履行岗位职责。（二）风险评估与防控1.定期对政府采购活动进行风险评估，识别可能存在的风险点，如采购预算编制不合理、采购方式选择不当、采购评审不公正、采购合同签订不规范、采购资金支付风险等。2.针对识别出的风险点，制定相应的风险防控措施。例如，加强采购预算审核，提高预算编制的准确性；严格按照法律法规规定选择采购方式，确保采购过程合法合规；加强评审专家管理，建立健全评审专家抽取和使用制度，保证评审过程公正公平；加强采购合同审核，确保合同条款合法合规；加强采购资金支付管理，严格审核支付凭证，防范资金支付风险等。3.定期对风险防控措施的执行情况进行检查和评估，及时发现和纠正存在的问题，确保风险防控措施有效执行。（三）内部控制监督1.建立健全内部控制监督机制，加强对政府采购活动全过程的监督检查。审计部门应定期对政府采购项目进行审计，检查采购活动是否符合法律法规和内部制度的规定，采购程序是否合规，采购资金使用是否合理等。2.财务部门应加强对采购资金支付的监督，定期核对采购资金支付情况，确保资金支付安全、准确。采购需求部门和采购执行部门应加强对采购项目实施过程的监督，及时发现和解决采购过程中存在的问题。3.对于监督检查中发现的问题，应及时提出整改意见，责令相关部门限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。同时，应建立健全问题台账，对发现的问题进行跟踪管理，防止问题再次发生。四、信息管理与档案管理（一）信息管理1.建立政府采购信息管理系统，及时收集、整理、存储政府采购活动中的各类信息，包括采购预算、采购计划、采购文件、评审记录、采购合同、验收报告、采购资金支付等信息。2.采购需求部门、采购执行部门、财务部门、审计部门等应按照规定的权限和流程，在信息管理系统中录入和查询相关信息，确保信息的及时、准确、完整。3.定期对政府采购信息进行分析和统计，为公司/组织管理层提供决策支持。例如，分析采购项目的成本效益情况、采购方式的使用情况、供应商的履约情况等，以便及时发现问题，采取措施加以改进。（二）档案管理1.政府采购活动中形成的各类文件资料，包括采购预算、采购计划、采购文件、评审记录、采购合同、验收报告、采购资金支付凭证等，应按照档案管理的规定进行整理、归档和保管。2.档案管理部门应建立健全档案管理制度，明确档案管理的职责分工、档案整理标准、档案保管期限、档案查阅和借阅程序等。3.采购项目档案应妥善保管，保管期限应符合法律法规和行业标准要求。对于超过保管期限的档案，应按照规定进行销毁处理，确保档案信息安全。五、培训与宣传（一）培训1.定期组织政府采购相关法律法规和业务知识培训，提高公司/组织内各部门人员对政府采购工作的认识和理解，增强依法依规开展政府采购活动的意识和能力。2.培训内容应包括政府采购法律法规、采购业务流程、财政内控制度、信息管理与档案管理等方面的知识。培训方式可采用集中授课、专题讲座、案例分析、在线学习等多种形式。3.鼓励员工参加政府采购相关的职业资格考试和业务培训，提高员工的专业素质和业务水平。对于取得相关职业资格证书或参加重要培训课程的员工，给予适当的奖励和支持。（二）宣传1.加强对政府采购政策法规和公司/组织内政府采购制度的宣传，通过内部刊物、宣传栏、网站等渠道，及时发布政府采购相关信息，提高员工对政府采购工作的关注度和参与度。2.宣传内容应包括政府采购的法律法规、政策解读、采购流程、典型案例等。通过宣传，使员工了解政