涉案财物管理内控制度

PAGE涉案财物管理内控制度一、总则（一）目的为了加强公司涉案财物的管理，规范涉案财物的处置流程，确保涉案财物的安全、完整，防止涉案财物的流失，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司在经营活动中涉及的各类涉案财物的管理，包括但不限于因经济纠纷、违法犯罪等案件所涉及的现金、银行存款、有价证券、固定资产、无形资产、存货等财物。（三）基本原则1.合法性原则：涉案财物的管理必须严格遵守国家法律法规和相关政策的规定，确保管理活动合法合规。2.安全性原则：采取有效措施确保涉案财物的安全，防止涉案财物被盗、被抢、被挪用、被损坏等情况的发生。3.准确性原则：对涉案财物的登记、核算、处置等工作要准确无误，确保账实相符、账账相符。4.及时性原则：对涉案财物的处置要及时进行，不得拖延，避免给公司造成不必要的损失。5.保密性原则：对涉案财物管理过程中涉及的商业秘密、个人隐私等信息要严格保密，不得泄露。二、涉案财物的界定与分类（一）涉案财物的界定涉案财物是指公司在经营活动中因涉及经济纠纷、违法犯罪等案件，被司法机关、行政机关依法采取查封、扣押、冻结等强制措施的财物，以及公司主动向司法机关、行政机关移送的与案件有关的财物。（二）涉案财物的分类1.现金类：包括人民币、外币现金等。2.银行存款类：包括银行活期存款、定期存款、保证金账户存款等。,3.有价证券类：包括股票、债券、基金、期货合约等。4.固定资产类：包括房屋、建筑物、机器设备、运输工具等。5.无形资产类：包括专利权、商标权、著作权、土地使用权等。6.存货类：包括原材料、在产品、产成品（库存商品）等。7.其他类：包括应收款项、应付款项、预付款项、其他应收款、其他应付款等债权债务类财物，以及金银珠宝、文物、艺术品等贵重物品。三、涉案财物的管理职责分工（一）涉案财物管理领导小组成立涉案财物管理领导小组，由公司总经理担任组长，副总经理担任副组长，各相关部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调公司涉案财物的管理工作，制定涉案财物管理的重大决策，监督涉案财物管理制度的执行情况。（二）涉案财物管理部门指定[具体部门名称]为公司涉案财物管理部门，负责涉案财物的日常管理工作，包括涉案财物的接收、登记、保管、核算、处置等工作。（三）其他相关部门1.财务部门：负责涉案财物的财务核算工作，提供涉案财物的财务信息，协助涉案财物管理部门进行涉案财物的处置工作。2.法务部门：负责为涉案财物管理提供法律支持，审查涉案财物管理过程中的法律文件，处理涉案财物管理过程中的法律纠纷。3.业务部门：负责配合涉案财物管理部门做好涉案财物的清查、核实等工作，提供与涉案财物相关的业务信息。四、涉案财物的接收与登记（一）接收程序1.当公司收到司法机关、行政机关送达的涉案财物查封（扣押、冻结）通知书及相关法律文书后，涉案财物管理部门应及时安排专人与送达机关办理涉案财物的交接手续。2.交接时，双方应在涉案财物交接清单上签字确认，清单应详细记录涉案财物的名称、数量、规格、型号、价值、来源、去向等信息。3.对于查封（扣押）的实物类涉案财物，涉案财物管理部门应在接收后及时进行清点、核对，确保实物与交接清单一致。（二）登记要求1.涉案财物管理部门应建立涉案财物台账，对接收的涉案财物进行详细登记。台账应包括涉案财物的编号、名称、规格型号、数量、价值、来源、去向、查封（扣押、冻结）日期、解除查封（扣押、冻结）日期等信息。2.对于每一项涉案财物，应建立单独的档案，档案应包括涉案财物的交接清单、法律文书、评估报告、处置记录等相关资料。档案应妥善保管，便于查阅和追溯。3.涉案财物管理部门应定期对涉案财物台账进行核对，确保账实相符。如发现账实不符，应及时查明原因，并进行相应的处理。五、涉案财物的保管（一）保管场所1.根据涉案财物的性质、特点和保管要求，选择合适的保管场所。对于现金、有价证券等贵重物品，应存放在专门的保险柜或金库中，并配备必要的安全防范设施。2.对于固定资产、存货等实物类涉案财物，应存放在专门的仓库或场地中，并进行分类存放、标识管理。仓库或场地应具备防火、防盗、防潮、防虫等条件。（二）保管措施1.建立健全涉案财物保管制度，明确保管人员的职责和权限。保管人员应定期对涉案财物进行检查、盘点，确保涉案财物的安全、完整。2.对涉案财物的出入库进行严格登记，确保涉案财物的流向清晰、可追溯。出入库登记应包括涉案财物的名称、数量、规格型号、出入库日期、出入库原因、经手人等信息。3.对涉案财物的保管场所应安装必要的安全监控设备，实时监控涉案财物的保管情况。安全监控设备应定期进行维护、检查，确保设备正常运行。4.对于易损、易腐、易燃、易爆等特殊涉案财物，应采取相应的特殊保管措施，确保涉案财物的安全。六、涉案财物核算（一）核算原则涉案财物的核算应遵循国家统一的会计制度和财务管理制度，按照权责发生制原则进行核算，确保涉案财物的价值准确反映在公司财务报表中。（二）核算方法1.对于涉案财物的初始入账价值，应按照司法机关、行政机关查封（扣押、冻结）时确定的价值入账。如查封（扣押、冻结）时未确定价值的，应按照评估机构评估的价值入账。2.对于涉案财物在保管期间发生的损耗、减值等情况，应按照相关会计准则进行处理，并及时调整涉案财物的账面价值。3.对于涉案财物的处置收入，应按照实际收到的金额入账，并冲减涉案财物的账面价值。处置收入与涉案财物账面价值之间的差额，应计入当期损益。（三）财务报告1.涉案财物管理部门应定期向财务部门提供涉案财物的相关信息，财务部门应根据这些信息编制涉案财物财务报表，包括涉案财物明细表、涉案财物增减变动表等。2.涉案财物财务报表应与公司其他财务报表一并报送公司管理层和相关部门，为公司决策提供依据。七、涉案财物的处置（一）处置原则1.涉案财物的处置应遵循依法依规、公正公平、及时高效的原则，确保处置过程合法合规，处置结果公正合理。2.涉案财物的处置应优先考虑维护公司的合法权益，减少公司的损失。（二）处置方式1.司法拍卖：对于涉案财物中符合司法拍卖条件的，应按照司法机关的要求，及时委托有资质的拍卖机构进行拍卖。拍卖所得款项应按照相关规定进行处理。2.变卖：对于涉案财物中不宜进行司法拍卖的，经司法机关同意后，可以进行变卖。变卖价格应参照市场价格合理确定。3.返还：对于涉案财物中经司法机关认定属于公司合法财产的，应及时办理返还手续，将涉案财物返还给公司。4.上缴国库：对于涉案财物中经司法机关认定属于违法所得或依法应上缴国库的，应按照司法机关的要求，及时上缴国库。（三）处置程序1.涉案财物管理部门应根据涉案财物的性质、特点和处置要求，制定涉案财物处置方案。处置方案应包括处置方式、处置时间、处置价格、处置程序等内容。2.处置方案应报涉案财物管理领导小组审批。涉案财物管理领导小组应根据处置方案的合理性、合法性、可行性等因素进行审批，并作出决策。3.涉案财物管理部门应按照审批后的处置方案组织实施涉案财物的处置工作。在处置过程中，应严格遵守相关法律法规和程序要求，确保处置工作公开、公正、透明。4.涉案财物处置完毕后，涉案财物管理部门应及时办理涉案财物的解除查封（扣押、冻结）手续，并将处置结果报涉案财物管理领导小组备案。八、涉案财物管理的监督与检查（一）内部监督1.涉案财物管理部门应建立健全内部监督制度，定期对涉案财物的管理情况进行自查自纠，发现问题及时整改。2.公司内部审计部门应定期对涉案财物的管理情况进行审计监督，检查涉案财物管理制度的执行情况，发现问题及时提出审计意见和建议。（二）外部监督1.公司应积极配合司法机关、行政机关对涉案财物管理情况的监督检查，如实提供相关资料和信息。2.对于司法机关、行政机关提出的整改意见和建议，公司应认真落实，及时整改到位。九、责任追究（一）责任界定1.对于在涉案财物管理过程中违反本制度规定，导致涉案财物损失、被盗、被抢、被挪用、被损坏等情况发生的，应追究相关责任人的责任。2.在涉案财物管理过程中，如因故意或重大过失导致公司遭受经济损失或法律风险的，应依法追究相关责任人的法律责任