存货采购环节内控制度

PAGE存货采购环节内控制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司存货采购环节的内部控制，确保存货采购活动合法、合规、有序进行，保障公司资产安全，提高采购效率，降低采购成本，保证存货质量，满足公司生产经营需要。（二）适用范围本制度适用于公司所有存货采购活动，包括原材料、辅助材料、零部件、商品等各类存货的采购。（三）基本原则1.合法性原则：存货采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.合规性原则：严格按照公司内部规定和流程进行采购操作，确保采购行为合规。3.效益性原则：在保证存货质量和满足生产经营需求的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。4.制衡性原则：采购业务的各个环节应相互分离、相互制约，防止舞弊和错误。5.权责明确原则：明确各部门和人员在存货采购环节中的职责和权限，做到责任清晰、分工合理。二、采购计划管理（一）需求预测1.各部门应根据公司生产经营计划、销售订单、库存状况等因素，定期对存货需求进行预测，并提交需求预测报告。2.需求预测报告应包括存货名称、规格型号、数量、需求时间等详细信息，同时说明预测依据和理由。（二）采购计划制定1.采购部门根据各部门提交的需求预测报告，结合公司库存水平、采购周期、市场供应情况等因素，制定年度、季度和月度采购计划。2.采购计划应明确采购存货的名称、规格型号、数量、采购时间、预计到货时间等内容，并经相关部门审核和公司领导批准。3.在采购计划执行过程中，如因市场变化、生产计划调整等原因需要变更采购计划，应按照规定的程序进行审批，并及时通知相关部门。三、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商信息库，收集、整理供应商的基本情况、资质证书、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等信息。2.根据采购需求和供应商信息库，采购部门组织相关人员对供应商进行评估和选择。评估内容包括供应商的信誉、资质、业绩、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。3.对于重要物资的供应商，应进行实地考察，确保供应商具备提供合格产品的能力和条件。4.采购部门根据评估结果，选择合格的供应商，并与其签订采购合同。（二）供应商评价与考核1.采购部门应定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等方法，评价结果应形成书面报告。3.根据供应商评价结果，采购部门对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。（三）供应商关系维护1.采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营情况、产品质量状况、价格变动情况等信息。2.对于供应商提出的问题和建议，采购部门应及时给予回应和处理，建立良好的合作关系。3.采购部门应定期组织供应商座谈会，加强与供应商的沟通与交流，共同探讨解决问题的方法和措施，促进双方合作的持续发展。四、采购流程控制（一）采购申请1.各部门根据生产经营需要，填写采购申请表，详细说明采购存货的名称、规格型号、数量、用途、预计到货时间等信息。2.采购申请表应经部门负责人审核签字后提交采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购申请进行审核，审核内容包括采购申请的合理性、必要性、采购数量的准确性等。2.对于金额较大或重要物资的采购申请，采购部门应组织相关人员进行论证和审批，并报公司领导批准。3.经审批后的采购申请，采购部门方可组织实施采购。（三）采购询价与比价1.采购部门根据采购申请，向多家供应商发出询价函，要求供应商提供产品报价、交货期、付款方式等信息。2.采购部门对供应商的报价进行比较和分析，选择价格合理、质量可靠、交货期短的供应商作为采购对象。3.在询价与比价过程中，采购部门应做好记录，保存相关资料，以备查询和审计。（四）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商协商签订采购合同，合同内容应包括采购存货的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同应符合法律法规和公司内部规定的要求，明确双方的权利和义务，确保合同的合法性、有效性和可操作性。3.采购合同签订后，采购部门应将合同副本分送相关部门，如财务部门、仓库管理部门等，以便各部门做好相应的工作。（五）采购订单下达1.采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购存货的具体要求和交货时间。2.采购订单应经采购部门负责人审核签字后发送给供应商，并要求供应商签字确认。3.在采购订单执行过程中，采购部门应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。（六）到货验收1.仓库管理部门在收到供应商发来的存货后，应及时组织验收。验收内容包括存货的数量、规格型号、质量、外观等方面。2.验收人员应按照验收标准进行验收，并填写验收报告。验收报告应包括存货名称、规格型号、数量、验收情况、验收结论等内容。3.对于验收合格的存货，仓库管理部门应办理入库手续，并将入库信息及时通知采购部门和财务部门。对于验收不合格的存货，采购部门应及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。（七）付款管理1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请。审核内容包括采购合同的执行情况、验收报告的真实性、付款金额的准确性等。2.对于审核通过的采购付款申请，财务部门应按照合同约定的付款方式和时间进行付款，并做好付款记录。3.在付款过程中，财务部门应严格遵守国家法律法规和公司内部规定，确保付款安全、合规。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对存货采购环节的风险进行识别和评估，识别的风险包括市场风险、供应商风险、质量风险、价格风险、合同风险、付款风险等。2.采购部门应采用定性和定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施1.针对不同类型的风险，采购部门应制定相应的风险应对措施。对于市场风险，应加强市场调研和分析，及时调整采购计划；对于供应商风险，应加强供应商管理，建立供应商风险预警机制；对于质量风险，应加强到货验收，严格把控存货质量；对于价格风险，应加强询价与比价，合理确定采购价格；对于合同风险，应加强合同管理，严格审核合同条款；对于付款风险，应加强付款审核，确保付款安全。2.在风险应对过程中，采购部门应及时跟踪风险变化情况，根据实际情况调整风险应对措施，确保风险得到有效控制。六、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门应定期对存货采购环节的内部控制进行审计监督，检查采购业务的合规性、合法性、有效性。2.审计内容包括采购计划的制定与执行、供应商管理、采购流程控制、采购风险管理等方面。3.审计部门应根据审计结果，出具审计报告，提出改进建议和意见，督促相关部门进行整改。（二）日常监督检查1.采购部门应建立健全采购业务日常监督检查制度，定期对采购业务进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题。2.采购部门负责人应加强对采购业务的日常监督检查，确保采购业务按照规定的