采购中心内控制度

PAGE采购中心内控制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司采购中心的各项业务活动，加强采购管理，防范采购风险，确保采购工作合法、合规、高效进行，保障公司利益，提高公司经济效益。（二）适用范围本制度适用于公司采购中心及参与采购活动的所有部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，应公平对待所有供应商，不偏袒、不歧视，确保采购结果公正合理。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受公司内部和外部的监督，保证采购过程透明。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效率，实现公司经济效益最大化。5.诚实守信原则：采购中心及相关人员应诚实守信，严格履行合同约定，维护公司良好形象。二、采购组织与职责（一）采购中心架构采购中心设采购总监一名，下设采购一部、采购二部等若干采购部门，各采购部门根据业务范围划分设采购经理及采购专员岗位。（二）采购总监职责1.全面负责采购中心的管理工作，制定采购中心的战略规划和年度工作计划。2.建立健全采购中心的各项管理制度和流程，确保采购工作规范有序进行。3.负责采购团队的建设和管理，组织开展采购人员的培训和绩效考核。4.协调采购中心与公司其他部门的关系，参与公司重大采购项目的决策和实施。5.监督采购过程，防范采购风险，处理采购过程中的重大问题和投诉。（三）采购经理职责1.负责本部门的日常采购管理工作，制定本部门的采购计划和预算。2.组织实施采购项目，包括供应商开发、询价、比价、议价、合同签订等工作。3.负责与供应商的沟通协调，维护良好的合作关系，确保采购任务按时、按质、按量完成。4.对采购过程中的各项文件和资料进行整理、归档和保管，确保采购档案完整、准确。5.协助采购总监开展采购团队的建设和管理工作，对本部门采购专员进行培训和指导。（四）采购专员职责1.根据采购经理的安排，具体执行采购任务，包括市场调研、供应商信息收集、询价、比价等工作。2.协助采购经理起草采购合同，参与合同谈判，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求，并跟进合同执行情况。3.负责采购订单的下达、跟踪和协调，及时处理采购过程中的异常情况，保证采购任务顺利完成。4.协助采购经理进行供应商管理，包括供应商评估、分类、信息更新等工作。5.完成领导交办的其他临时性工作任务。三、采购流程（一）需求申请1.各部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息，并经部门负责人审核签字后提交至采购中心。2.采购中心对各部门提交的采购需求进行汇总和初审，对于不符合公司采购政策或不合理的需求，及时与需求部门沟通并反馈意见，要求其进行调整或补充完善。（二）采购计划制定1.采购中心根据审核通过的采购需求，结合公司库存情况、采购预算等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购物品或服务的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容。2.采购计划经采购总监审核批准后实施。如遇特殊情况需要调整采购计划，应按照规定的审批流程进行申请和审批。（三）供应商选择与管理1.供应商开发采购中心通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等方式，建立供应商信息库。对潜在供应商进行初步筛选，从供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面进行综合评估，确定符合公司要求的供应商名单。2.供应商评估采购中心定期对现有供应商进行评估，评估内容包括供应商的交货及时性、产品质量稳定性、售后服务水平、价格竞争力等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为A、B、C三类。A类供应商为优质供应商，给予优先合作机会；B类供应商为合格供应商，保持正常合作关系；C类供应商为需改进供应商，采购中心应与其沟通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，应考虑淘汰。3.供应商管理采购中心与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作历史、评估结果等内容，以便对供应商进行动态管理。定期与供应商进行沟通和协调，及时解决合作过程中出现的问题，维护良好的合作关系。（四）采购实施1.采购方式选择根据采购物品或服务的性质、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。采购方式主要包括招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等。对于达到公司规定招标金额标准的采购项目，应采用招标采购方式进行。招标采购应按照国家法律法规和公司相关规定，制定招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等工作。对于未达到招标金额标准，但采购金额较大、技术复杂或有特殊要求的采购项目，可采用竞争性谈判采购方式。竞争性谈判采购应成立谈判小组，与不少于三家供应商进行谈判，确定成交供应商。对于采购金额较小、规格标准统一、市场供应充足的采购项目，可以采用询价采购方式。询价采购应向不少于三家供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价，根据报价情况确定成交供应商。对于只能从唯一供应商处采购的物品或服务，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，可采用单一来源采购方式。单一来源采购应按照规定的审批流程进行申请和审批，并在采购合同中明确采购价格、采购数量、交货时间等条款。2.采购执行采购专员根据采购计划和确定的采购方式，向供应商发出采购订单或询价通知书等采购文件，明确采购要求和交货时间等信息，并跟踪采购订单的执行情况。供应商应按照采购文件的要求，按时、按质、按量将货物或服务送达公司指定地点。采购专员在收到货物或服务后，应及时组织验收，确保采购物品或服务符合合同要求。（五）验收管理1.采购物品或服务到货后，采购中心应及时组织相关部门进行验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购物品的数量、规格、质量、性能等方面进行全面检查。2.对于重要物资或技术复杂的采购项目，可邀请专业机构或专家进行验收。验收合格后，验收人员应填写《采购验收单》，并签字确认。如验收不合格，采购中心应及时与供应商沟通，要求其采取整改措施或重新提供货物或服务，直至验收合格为止。（六）付款管理1.采购中心根据采购合同和验收情况，填写《付款申请单》，经采购经理审核、采购总监审批后，提交至财务部门办理付款手续。2.财务部门应按照公司财务管理制度和采购合同约定，对付款申请进行审核，确保付款金额准确无误，付款方式符合规定。审核通过后，财务部门及时安排付款，并做好付款记录。3.对于采用预付款方式的采购项目，采购中心应在合同签订后，按照合同约定的预付款比例申请预付款，并跟踪供应商的供货进度和货物质量，确保预付款的安全使用。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购中心应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.通过建立风险评估指标体系，采用定性与定量相结合的方法，对采购风险进行评估，确定风险等级和风险影响程度。（二）风险应对措施1.市场风险应对加强市场调研和分析，及时掌握市场动态和价格变化趋势，合理安排采购计划，避免因市场波动导致采购成本增加。与供应商签订价格调整条款，约定在市场价格波动较大时，双方可协商调整采购价格。2.供应商风险应对建立严格的供应商筛选和评估机制，选择资质良好、信誉可靠、实力较强的供应商合作。与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，约定违约责任和赔偿条款，以降低供应商违约风险。定期对供应商进行评估和考核，加强对供应商的监督和管理，及时发现和解决供应商存在的问题。3.质量风险应对在采购合同中明确质量标准和验收条款，要求供应商提供质量合格证明文件。加强采购过程中的质量控制，包括对采购样品的检验、到货验收等环节，确保采购物品符合质量要求。对于质量不合格的采购物品，应及时与供应商协商解决，要求其采取整改措施或重新提供货物，如给公司造成损失的，应按照合同约定要求供应商承担赔偿责任。4.合同风险应对采购合同应采用书面形式，明确合同双方的权利和义务，条款应具体、清晰、准确，避免合同漏洞和歧义。加强合同审核管理，由法务部门或专业人员对采购合同进行审核，确保合同合法合规，维护公司利益。建立合同执行跟踪机制，及时掌握合同执行情况，发现问题及时与供应商沟通协调，确保合同顺利履行。5.付款风险应对严格按照采购合同约定的付款方式和付款时间进行付款，避免提前付款或逾期付款给公司带来损失。加强对付款申请的审核管理，确保付款金额准确无误，付款依据充分。建立供应商信用档案，对供应商的信用状况进行评估和跟踪，对于信用不良的供应商，应谨慎付款或采取其他风险防范措施。（一）采购预算管理1.采购中心应根据公司年度经营计划和采购计划，编制采购预算。采购预算应明确采购项目、采购金额、采购时间等内容，并经公司预算管理部门审核批准后执行。2.采购预算执行过程中，如遇特殊情况需要调整预算，应按照规定的审批流程进行申请和审批。采购中心应严格控制采购预算的执行，确保采购支出不超过预算额度。（二）采购成本控制1.采购中心应通过优化采购流程、合理选择采购方式、加强供应商管理等措施，努力降低采购成本。采购成本控制应贯穿于采购活动的全过程，包括采购前期的市场调研、采购过程中的价格谈判、采购后期的成本核算等环节。2.建立采购成本分析制度，定期对采购成本进行分析和评估，找出成本控制的关键点和存在的问题，采取针对性措施加以改进。采购中心应与财务部门密切配合，共同做好采购成本的核算和分析工作，为公司成本管理提供准确的数据支持。（三）采购绩效评估1.建立采购绩效评估体系，定期对采购中心及采购人员的工作绩效进行评估。采购绩效评估指标应包括采购任务完成情况、采购质量、采购成本、采购效率、供应商管理等方面。2.采购绩效评估结果应作为采购人员绩效考核、薪酬调整、晋升奖励等的重要依据。采购中心应根据绩效评估结果，总结经验教训，不断改进采购工作，提高采购绩效水平。六、信息管理（一）采购信息收集与整理1.采购中心应建立采购信息收集渠道，及时收集与采购业务相关的市场信息、供应商信息、政策法规信息等。采购信息收集渠道包括网络平台、行业协会、供应商推荐、政府部门发布等。2.对收集到的采购信息进行整理和分类，建立采购信息数据库，以便于查询和使用。采购信息数据库应包括供应商信息库、采购合同数据库、采购订单数据库、采购文件数据库等。（二）采购信息共享与交流1.采购中心应建立采购信息共享平台，实现采购信息在采购中心内部及与公司其他部门之间的共享和交流。采购信息共享平台应包括采购需求发布、采购计划公示、采购结果公告、供应商信息查询等功能模块。2.加强采购中心与公司其他部门之间的沟通与协作，及时了解各部门的采购需求和业务进展情况，为采购工作提供有力支持。采购中心应定期向公司领导汇报采购工作情况，及时反馈采购过程中出现的问题和建议。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购中心的采购业务进行审计监督，检查采购活动是否符合法律法规、公司制度和采购流程的要求。2.采购中心应建立内部监督机制，加强对采购人员的日常管理和监督，确保采购工作规范有序进行。采购中心应定期对采购业务进行自查自纠，发现问题及时整改