基建后勤处内控制度

PAGE基建后勤处内控制度一、总则（一）制定目的本内控制度旨在规范基建后勤处的各项业务活动，加强内部管理，防范风险，提高工作效率和服务质量，确保基建后勤工作的顺利开展，保障公司资产的安全与完整，促进公司整体目标的实现。（二）制定依据本制度依据国家相关法律法规，如《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国政府采购法》、《建设工程质量管理条例》等，以及行业标准和公司的实际情况制定。（三）适用范围本制度适用于基建后勤处全体工作人员，涵盖基建项目管理、物资采购、设备维护、后勤保障等各项业务活动。（四）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和行业规范，确保各项业务活动合法合规。2.全面性原则：涵盖基建后勤处业务活动的全过程，包括决策、执行、监督等各个环节。3.制衡性原则：通过合理设置岗位、明确职责权限，实现不相容岗位相互分离、相互制约和相互监督。4.适应性原则：根据公司发展战略和实际情况，适时调整和完善内控制度，确保制度的有效性和适应性。5.成本效益原则：在保证内控制度有效执行的前提下，合理控制成本，提高工作效率和经济效益。二、岗位设置与职责分工（一）岗位设置基建后勤处应根据业务需要，合理设置以下岗位：处长、副处长、项目主管、采购专员、工程监理、设备维护工程师、物资管理员、财务专员等。（二）职责分工1.处长职责全面负责基建后勤处的管理工作，制定工作计划和目标，组织实施各项业务活动。协调与公司其他部门及外部相关单位的关系，确保工作顺利开展。对重大事项进行决策，审核重要文件和报告。监督检查内控制度的执行情况，及时发现和解决问题。2.副处长职责协助处长开展工作，分管相关业务领域，负责具体工作的组织和实施。审核分管业务的工作计划、方案和报告，提出意见和建议。协调处理分管业务中的问题，及时向处长汇报工作进展情况。3.项目主管职责负责基建项目的全过程管理，包括项目规划、设计、招标、施工、验收等环节。组织编制项目预算和进度计划，监督项目实施过程，确保项目质量和进度。协调项目各方关系，解决项目中的技术和管理问题。负责项目文档资料的整理和归档。4.采购专员职责负责物资采购和设备采购的具体工作，包括制定采购计划、选择供应商、签订采购合同等。对采购物资和设备的质量、价格、交货期等进行跟踪和监督，确保采购工作符合要求。负责采购合同的执行和结算工作，处理采购过程中的变更和纠纷。建立采购档案，记录采购活动的相关信息。5.工程监理职责对基建工程项目的施工质量、安全、进度等进行监督检查，确保工程符合设计要求和施工规范。审查施工单位的施工组织设计、施工方案和技术措施，提出意见和建议。定期向项目主管汇报工程监理情况，及时发现和解决工程中存在的问题。协助项目主管做好工程验收工作，出具工程监理报告。6.设备维护工程师职责负责公司设备的日常维护、保养和维修工作，制定设备维护计划和操作规程。对设备运行状况进行监测和分析，及时发现设备故障隐患，采取有效措施进行处理。组织设备的更新改造和技术升级工作，提高设备的性能和可靠性。负责设备维修费用的核算和控制，合理安排维修资金。7.物资管理员职责负责物资的出入库管理，建立物资台账，记录物资的收发存情况。定期对物资进行盘点，确保物资账实相符。负责物资的保管和养护工作，防止物资损坏、变质和丢失。协助采购专员做好物资采购工作，提供物资需求信息。8.财务专员职责负责基建后勤处的财务管理工作，编制财务预算和决算报告。审核各项费用支出，确保费用报销符合规定。负责财务核算和报表编制工作，提供财务分析数据。协助处长做好资金管理工作，合理安排资金使用，确保资金安全。三、基建项目管理（一）项目立项1.根据公司发展战略和实际需求，由相关部门提出基建项目申请，填写项目立项申请表。2.基建后勤处对项目申请进行初步审核，评估项目的必要性、可行性和经济效益。3.组织相关人员对项目进行论证，形成项目立项报告，报公司领导审批。（二）项目设计1.委托具有相应资质的设计单位进行项目设计，签订设计合同。2.基建后勤处与设计单位沟通项目需求，审核设计方案，提出修改意见，确保设计方案符合公司要求。3.组织相关部门和专家对设计方案进行评审，根据评审意见对设计方案进行优化。（三）项目招标1.根据项目设计文件和预算，编制招标文件，明确招标范围、技术要求、评标标准等内容。2.按照规定的程序发布招标公告，邀请潜在投标人参与投标。3.组织开标、评标和定标工作，选择合适的中标单位，签订施工合同。（四）项目施工1.与施工单位签订项目施工合同，明确双方的权利和义务。2.基建后勤处项目主管负责项目施工现场的管理，协调施工单位与监理单位、设计单位等相关方的关系。3.工程监理对项目施工质量、安全、进度等进行全程监督，定期向项目主管汇报监理情况。4.施工单位按照施工合同和设计文件要求组织施工，确保工程质量和进度。（五）项目验收1.项目竣工后，施工单位向基建后勤处提交竣工验收申请报告，并提供相关竣工资料。2.基建后勤处组织相关部门和人员对项目进行竣工验收，验收内容包括工程质量、设备运行、资料归档等方面。3.对验收合格的项目，办理竣工验收备案手续；对验收不合格的项目，责令施工单位限期整改，直至验收合格。四、物资采购管理（一）采购计划1.各部门根据工作需要，提前向物资管理员提交物资采购申请，填写采购申请表，注明物资名称、规格型号、数量、需求时间等信息。2.物资管理员对采购申请进行汇总和审核，结合库存情况，编制物资采购计划。3.采购计划报处长审批后实施。（二）供应商选择1.采购专员通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商档案，记录供应商的基本情况、产品质量、价格、信誉等信息。2.根据采购物资的要求，从供应商档案中筛选出符合条件的供应商，邀请其参与报价。3.对供应商的报价进行比较和分析，选择质量可靠、价格合理、信誉良好的供应商作为合作对象，签订采购合同。（三）采购合同签订1.采购专员与选定的供应商协商采购合同条款，明确物资名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等内容。2.将采购合同草本提交法律顾问审核，确保合同条款合法合规。3.经处长审批后，与供应商签订正式采购合同。（四）采购执行与验收1.采购专员按照采购合同要求，跟踪供应商的交货情况，确保物资按时、按质、按量供应。2.物资到货后，物资管理员组织相关人员进行验收，核对物资的名称、规格型号、数量、质量等是否与采购合同一致。3.对验收合格的物资，办理入库手续；对验收不合格的物资，及时与供应商沟通协商，要求其更换或处理。（五）采购付款1.财务专员根据采购合同和验收单据，审核采购付款申请。2.经处长审批后，按照合同约定的付款方式和时间支付货款。3.建立采购付款台账，记录采购付款情况，确保付款信息准确无误。五、设备维护管理（一）设备档案建立1.设备维护工程师对公司设备进行全面清查，建立设备档案，记录设备的基本信息、技术参数、购置时间、维修记录等。2.设备档案应定期更新，确保档案信息的准确性和完整性。（二）维护计划制定1.根据设备的使用情况和运行特点，设备维护工程师制定设备年度维护计划和月度维护计划。2.维护计划应明确维护内容、维护时间、维护人员等信息，并报处长审批。（三）维护实施1.设备维护人员按照维护计划对设备进行维护保养，包括清洁、润滑、紧固、调试等工作。2.在维护过程中，如发现设备故障，及时进行维修处理，填写设备维修记录，记录故障现象、维修过程和维修结果。（四）备件管理1.建立设备备件库存管理制度，合理储备常用备件，确保备件的质量和数量满足维修需要。2.定期对备件库存进行盘点，及时补充短缺备件，处理积压备件。3.备件采购应按照物资采购管理的相关规定执行。（五）设备更新改造1.根据设备运行状况和公司发展需要，设备维护工程师提出设备更新改造建议。2.对设备更新改造项目进行可行性研究和论证，编制项目方案和预算。3.经公司领导审批后，组织实施设备更新改造项目，确保项目质量和进度。六、财务与资产管理（一）预算管理1.基建后勤处财务专员根据年度工作计划和业务需求，编制基建后勤财务预算，包括收入预算和支出预算。2.预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，确保预算的合理性和可行性。3.财务预算报处长审核后，提交公司财务部门汇总，纳入公司年度预算体系。4.严格执行财务预算，定期对预算执行情况进行分析和考核，确保预算目标的实现。（二）费用报销1.制定费用报销管理制度，明确费用报销的范围、标准、流程和审批权限。2.报销人员填写费用报销单，附上相关发票、清单等原始凭证，经部门负责人审核后，报财务专员审核。3.财务专员对费用报销的真实性、合法性、合理性进行审核，审核通过后报处长审批。4.处长审批同意后，财务部门予以报销付款。（三）资产管理1.建立固定资产和低值易耗品管理制度，明确资产的分类、计价、折旧、摊销等核算方法。2.对基建后勤处的资产进行定期清查盘点，确保资产账实相符。3.资产购置、处置应按照公司相关规定执行，办理相应的审批手续。4.加强对资产的日常管理，做好资产的维护、保养和使用工作，提高资产的使用效益。七、风险管理与监督（一）风险识别与评估1.定期对基建后勤处的业务活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如政策风险、市场风险、质量风险、安全风险等。2.采用定性和定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施，如风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.针对不同的风险因素，明确责任部门和责任人，确保风险应对措施的有效实施。（三）内部监督1.建立内部监督机制，定期对基建后勤处的内控制度执行情况进行检查和评价。2.内部监督可采用日常检查、专项审计、定期评估等方式进行，及时发现和纠正内控制度执行过程中存在的问题。3.对违反内控制度的行为，按照公司相关规定进行处理，追究相关人员的责任。（四）外部监督1.积极配合公司内部审计