勘察设计企业内控制度

PAGE勘察设计企业内控制度一、总则（一）制定目的本内控制度旨在规范勘察设计企业的各项业务活动，确保企业运营符合法律法规及行业标准要求，提高企业管理水平，防范经营风险，保障企业资产安全，促进企业可持续发展。（二）适用范围本制度适用于本勘察设计企业及其所属各部门、分支机构、子公司等。（三）制定依据依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》以及勘察设计行业相关法律法规、行业标准和规范制定本制度。（四）基本原则1.合法性原则：企业内部控制制度的制定与执行应符合国家法律法规及行业标准要求。2.全面性原则：涵盖企业各项业务活动、各个部门及岗位，贯穿决策、执行和监督全过程。3.制衡性原则：确保企业内部各部门、各岗位之间权责分明、相互制约、相互监督。4.适应性原则：适应企业战略规划、业务特点、市场环境等内外部因素的变化，不断完善和优化。5.成本效益原则：在保证内部控制有效性的前提下，合理权衡成本与效益，以适当的成本实现最佳的控制效果。二、组织架构与职责分工（一）组织架构1.股东会：作为企业的最高权力机构，决定企业的重大事项，包括但不限于企业战略规划、投资决策、利润分配等。2.董事会：对股东会负责，负责企业的经营决策和战略管理，聘任或解聘高级管理人员，监督企业管理层的工作。3.监事会：对企业财务活动及董事、高级管理人员的履职情况进行监督，确保企业运营合法合规。4.管理层：负责企业日常经营管理工作，组织实施董事会决议，制定并执行企业的各项管理制度和业务流程。5.各职能部门：包括但不限于市场部、设计部、勘察部、技术质量部、人力资源部、财务部、行政部等，负责各自领域的业务工作，履行相应职责。（二）职责分工1.股东会职责审议批准企业年度财务预算方案、决算方案。审议批准企业利润分配方案和弥补亏损方案。对企业增加或者减少注册资本作出决议。对发行公司债券作出决议。对企业合并、分立、解散、清算或者变更公司形式作出决议。修改公司章程。决定企业的经营方针和投资计划。选举和更换非由职工代表担任的董事、监事，决定有关董事、监事的报酬事项。审议批准董事会、监事会的报告。对企业聘用、解聘会计师事务所作出决议。审议企业因《公司法》第一百八十一条第（一）项、第（二）项、第（四）项、第（五）项规定的原因解散的方案。修改公司章程。法律、行政法规规定的其他职权。2.董事会职责召集股东会会议，并向股东会报告工作。执行股东会的决议。决定企业的经营计划和投资方案。制订企业的年度财务预算方案、决算方案。制订企业的利润分配方案和弥补亏损方案。制订企业增加或者减少注册资本以及发行公司债券的方案。制订企业合并、分立、解散或者变更公司形式的方案。决定企业内部管理机构的设置。决定聘任或者解聘企业经理及其报酬事项，并根据经理的提名决定聘任或者解聘企业副经理、财务负责人及其报酬事项。制定企业的基本管理制度。公司章程规定的其他职权。3.监事会职责检查企业财务。对董事、高级管理人员执行企业职务的行为进行监督，对违反法律、行政法规、公司章程或者股东会决议的董事、高级管理人员提出罢免的建议。当董事、高级管理人员的行为损害企业的利益时，要求董事、高级管理人员予以纠正。提议召开临时股东会会议，在董事会不履行本法规定的召集和主持股东会会议职责时召集和主持股东会会议。向股东会会议提出提案。依照《公司法》第一百五十二条的规定，对董事、高级管理人员提起诉讼。公司章程规定的其他职权。4.管理层职责组织实施企业年度经营计划和投资方案。组织实施企业年度财务预算方案和决算方案。组织实施企业利润分配方案和弥补亏损方案。组织实施企业增加或者减少注册资本以及发行公司债券的方案。组织实施企业合并、分立、解散或者变更公司形式的方案。组织实施企业内部管理机构的设置方案。聘任或者解聘除应由董事会聘任或者解聘以外的管理人员。制定企业的具体规章。提请聘任或者解聘企业副经理、财务负责人。决定聘任或者解聘除应由董事会决定聘任或者解聘以外的负责管理人员。行使公司章程和董事会授予的其他职权。5.各职能部门职责市场部负责市场调研与分析，收集市场信息，了解行业动态和竞争对手情况，为企业制定市场策略提供依据。拓展业务渠道，开发新客户，维护老客户关系，提高企业市场份额。组织参与项目投标活动，负责投标文件的编制、投递及开标后的相关工作。负责合同谈判、签订及合同执行过程中的协调工作，确保合同顺利履行。设计部负责勘察设计项目的方案设计、初步设计、施工图设计等工作，确保设计质量符合相关规范和标准要求。组织设计人员进行技术交流和业务培训，提高设计团队的专业水平和创新能力。配合项目现场施工，及时解决施工过程中出现的设计问题，提供技术支持和服务。参与项目的竣工验收工作，对设计成果进行总结和评估，不断改进设计工作。勘察部负责勘察项目的现场踏勘、勘探、测试等工作，获取准确的地质资料和勘察成果。编制勘察报告，确保报告内容真实、准确、完整，为设计和施工提供可靠依据。严格遵守勘察操作规程和质量标准，保证勘察工作质量，对勘察成果的质量负责。配合设计和施工单位，及时解决勘察过程中出现的问题，提供技术咨询和服务。技术质量部制定和完善企业技术质量管理制度和标准，确保企业各项业务活动符合相关技术规范和质量要求。负责对勘察设计项目进行技术审核和质量检查，对项目的技术方案、设计文件、勘察报告等进行审查，提出改进意见和建议。组织开展技术培训和质量教育活动，提高员工的技术水平和质量意识。处理客户对技术质量方面的投诉和反馈，及时协调解决问题，维护企业良好形象。人力资源部制定企业人力资源规划，根据企业发展战略和业务需求，合理配置人力资源。负责员工招聘、培训、考核、晋升、薪酬福利等人力资源管理工作，建立健全员工激励机制和约束机制。组织开展企业文化建设活动，营造积极向上、团结协作的企业氛围，增强员工的归属感和凝聚力。协调处理劳动人事纠纷，维护企业和员工的合法权益。财务部制定企业财务管理制度和财务流程，规范财务核算和财务管理工作。负责编制企业年度财务预算和决算报告，进行财务分析和预测，为企业决策提供财务支持。组织资金筹集和资金管理，合理安排资金使用，确保企业资金安全和正常运转。负责企业税务管理工作，依法纳税，合理避税，降低企业税务风险。对企业各项经济活动进行财务监督，审核财务收支，防范财务风险。行政部负责企业行政管理工作，制定和完善行政管理制度，保障企业日常办公秩序。负责办公用品采购、办公设备维护、车辆管理、食堂管理等后勤保障工作，为企业员工提供良好的工作环境。组织开展企业会议、活动策划与组织等工作，协调企业内部各部门之间的关系，提高工作效率。负责企业文件管理、档案管理、印章管理等工作，确保企业文件资料的安全和完整。三、业务流程控制（一）项目承接与投标管理1.项目信息收集与筛选市场部负责收集各类项目信息，包括政府招标项目、企业委托项目等，并对项目信息进行筛选和评估，确定是否符合企业业务范围和发展战略，是否具备承接条件。2.项目投标文件编制根据项目要求，由市场部牵头，组织设计部、勘察部等相关部门编制投标文件。投标文件应包括企业资质证明、业绩案例、技术方案、报价清单、服务承诺等内容，确保投标文件内容完整、准确、清晰，具有竞争力。3.投标文件审核与审批投标文件编制完成后，先由技术质量部进行技术审核，确保技术方案符合相关规范和标准要求；再由财务部进行报价审核，确保报价合理、准确；最后报管理层审批。管理层根据企业实际情况和项目要求，决定是否投标以及投标的策略和报价。4.投标文件投递与开标按照招标文件规定的时间和方式，由专人负责将投标文件投递至指定地点。开标后，密切关注开标结果，及时了解竞争对手情况，为后续的商务谈判做好准备。（二）项目勘察设计管理1.项目任务下达与策划项目中标后，由管理层将项目任务下达给相关部门，并组织召开项目启动会。设计部、勘察部等部门根据项目要求和特点，制定详细的项目勘察设计计划和工作方案，明确各阶段的工作任务、时间节点、责任人等。2.勘察设计过程控制勘察工作：勘察部按照勘察计划和操作规程，组织开展现场踏勘、勘探、测试等工作。在勘察过程中，严格控制勘察质量，确保勘察数据真实、准确、完整。勘察报告编制完成后，先由勘察部内部审核，再提交技术质量部进行审核，审核通过后方可提交给设计部作为设计依据。设计工作：设计部根据勘察报告和项目要求，进行方案设计、初步设计和施工图设计。设计过程中应充分考虑项目的功能需求、技术要求、经济合理性等因素，组织设计人员进行技术交流和研讨，确保设计方案的科学性和可行性。设计文件编制完成后，按照企业内部审核流程，依次进行专业负责人审核、项目负责人审核、技术质量部审核和管理层审批。审核过程中应重点关注设计文件是否符合相关规范和标准要求，是否满足客户需求，是否存在安全隐患等问题。3.设计变更管理在项目实施过程中，如因客户需求变更、现场条件变化等原因需要进行设计变更，应由提出变更的部门填写设计变更申请表，详细说明变更的原因、内容和影响。设计变更申请表经相关部门负责人审核后，提交给设计部进行变更设计。变更设计完成后，按照设计文件审核流程进行审核和审批。（三）项目施工配合与竣工验收管理1.项目施工配合设计部、勘察部应根据项目施工进度，及时安排专业技术人员到现场进行施工配合。施工配合过程中，技术人员应解答施工单位提出的技术问题，处理施工过程中出现的与设计、勘察相关的问题，确保施工顺利进行。2.项目竣工验收项目完工后，由建设单位组织施工单位、设计单位、勘察单位等相关方进行竣工验收。企业应积极配合建设单位的验收工作，提供完整的项目资料，包括勘察报告、设计文件、施工图纸、技术交底记录、质量检验报告等。验收过程中，如发现问题，应及时整改，确保项目符合验收标准。（四）合同管理1.合同签订合同签订前，由市场部负责对合同条款进行审核，重点审核合同的标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式、违约责任等条款是否明确、合理、合法。审核通过后，报管理层审批。合同审批通过后，由授权代表与对方签订合同，并加盖企业公章或合同专用章。2.合同执行合同签订后，各相关部门应按照合同约定履行各自的义务。市场部负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题；财务部负责按照合同约定进行款项收付，确保资金安全；设计部、勘察部等业务部门负责按照合同要求完成项目任务，保证项目质量。3.合同变更与解除如因客观原因需要变更或解除合同，应由提出变更或解除的部门填写合同变更申请表或合同解除申请表，详细说明变更或解除的原因、内容和影响。申请表经相关部门负责人审核后，提交给市场部进行审核。市场部审核通过后，报管理层审批。合同变更或解除审批通过后，按照相关法律法规和合同约定办理变更或解除手续。4.合同归档与保管合同签订后，由行政部负责将合同原件及相关资料进行归档保管。合同档案应包括合同文本、合同审批表、往来函件、补充协议等资料，确保合同档案的完整性和安全性。合同保管期限按照国家法律法规和企业相关规定执行。四、风险管理与内部监督（一）风险识别与评估1.风险识别企业应建立健全风险识别机制，定期对企业面临的内外部风险进行识别。风险识别的范围应涵盖战略风险、市场风险、财务风险、运营风险、法律风险等各个方面。通过问卷调查、访谈、数据分析、案例研究等方式，全面收集风险信息。2.风险评估对识别出的风险进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度。风险评估可采用定性与定量相结合的方法，如采用风险矩阵、层次分析法等工具，对风险进行排序，确定风险等级。（二）风险应对策略1.风险规避对于发生可能性高且影响程度大的风险，如重大政策变化、市场环境恶化等，企业应采取风险规避策略，调整业务方向或退出相关市场。2.风险降低对于发生可能性较高但影响程度一般的风险，如技术创新风险、市场竞争风险等，企业应采取风险降低策略，通过加强技术研发、优化市场策略等方式，降低风险发生的可能性或减轻风险影响程度。3.风险转移对于发生可能性较低但影响程度较大的风险，如自然灾害风险、重大诉讼风险等，企业可采取风险转移策略，通过购买保险、签订免责条款等方式，将风险转移给其他方。4.风险承受对于发生可能性低且影响程度小的风险，如日常经营中的一些小额损失风险等，企业可采取风险承受策略，自行承担风险损失。（三）内部监督1.内部审计企业应设立独立的内部审计部门，定期对企业的财务收支、经济活动、内部控制等进行审计监督。内部审计部门应制定年度审计计划，明确审计范围、审计重点和审计时间安排。审计工作结束后，应出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。2.专项监督针对企业的重大项目、重要业务、关键环节等，开展专项监督检查。专项监督可由内部审计部门牵头，联合相关职能部门共同进行。专项监督应重点关注业务流程的合规性、内部控制的有效性、风险防范措施的执行情况等方面。3.自我评价企业各部门应定期开展内部控制自我评价工作，对本部门内部控制制度的执行