原材料管理内控制度

PAGE原材料管理内控制度一、总则（一）目的为加强公司原材料管理，规范原材料采购、验收、存储、领用等环节的内部控制，确保原材料的质量、安全和合理使用，降低成本，提高公司经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有与原材料管理相关的部门和人员，包括采购部门、仓储部门、生产部门、质量控制部门等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家相关法律法规和行业标准，确保原材料管理活动合法合规。2.全面性原则：涵盖原材料管理的各个环节，包括采购、验收、存储、领用、盘点等，不留管理死角。3.制衡性原则：明确各部门在原材料管理中的职责和权限，形成相互制约、相互监督的工作机制，防止权力滥用和舞弊行为。4.成本效益原则：在保证原材料质量和管理效果的前提下，合理控制管理成本，提高管理效率，实现成本效益最大化。5.风险导向原则：识别、评估和应对原材料管理过程中的各种风险，采取有效的风险控制措施，降低风险对公司的影响。二、职责分工（一）采购部门1.负责原材料采购计划的制定和执行，根据生产需求和库存情况，合理安排采购数量和时间。2.选择合格的供应商，建立供应商档案，对供应商进行评估和管理。3.签订采购合同，明确采购价格、质量标准、交货期、付款方式等条款，并跟踪合同执行情况。4.负责采购订单的下达、跟进和协调，确保原材料按时、按质、按量供应。（二）仓储部门1.负责原材料的验收、入库、存储和保管工作，确保原材料的安全和完整。2.建立原材料库存台账，及时记录原材料的出入库情况，定期进行盘点，保证账实相符。3.按照规定的存储条件和方法，对原材料进行分类存放，做好防潮、防虫、防火、防盗等工作。4.负责原材料的发放和配送，根据生产部门的领料单进行发货，确保领料手续齐全、准确。（三）生产部门1.根据生产计划，合理安排原材料的领用，提前提交领料申请，注明领用原材料的品种、规格、数量等信息。2.负责原材料的现场使用管理，监督员工正确使用原材料，避免浪费和损坏。3.及时反馈原材料在使用过程中出现的问题，协助相关部门进行处理。（四）质量控制部门1.制定原材料质量检验标准和检验流程，负责原材料的质量检验工作。2.对采购的原材料进行抽检或全检，确保原材料符合质量要求，对不合格原材料及时出具检验报告，并通知相关部门处理。3.参与原材料供应商的质量评估工作，提供质量方面的意见和建议。（五）财务部门1.负责审核原材料采购合同、发票等相关凭证，办理付款手续，确保付款的准确性和合规性。2.对原材料采购成本进行核算和分析，提供成本控制方面的财务数据和建议。3.监督原材料管理过程中的资金使用情况，防范财务风险。三、采购管理（一）采购计划1.采购部门应根据公司年度生产计划、销售计划以及库存情况，制定月度采购计划。采购计划应明确采购原材料的品种、规格、数量、预计采购时间等内容。2.在制定采购计划时，采购部门应与生产部门、仓储部门等相关部门进行沟通协调，确保采购计划的合理性和准确性。3.采购计划应报经公司主管领导审批后执行，如有调整，应及时办理审批手续。（二）供应商选择与管理1.采购部门应建立供应商筛选和评价机制，对潜在供应商进行调查和评估。评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.根据评估结果，选择合格的供应商，并建立供应商档案。供应商档案应包括供应商的基本信息、营业执照、税务登记证、产品质量认证文件、业绩情况等资料。3.定期对供应商进行考核评价，考核内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不合格的供应商及时淘汰。（三）采购合同签订1.采购部门应与选定的供应商签订采购合同，采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购价格、质量标准、交货期、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同应报经公司法律部门审核后签订，确保合同的合法性和有效性。3.采购部门应跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，解决合同执行过程中出现的问题。（四）采购订单下达1.采购部门根据采购合同和采购计划，下达采购订单。采购订单应明确采购原材料的品种、规格、数量、交货期、交货地点等信息。2.在下达采购订单前，采购部门应与供应商确认订单内容，确保双方对订单条款达成一致。3.采购订单下达后，采购部门应及时跟踪订单执行情况，确保原材料按时、按质、按量供应。四、验收管理（一）验收标准1.质量控制部门应根据国家相关标准、行业标准以及公司内部要求，制定原材料质量验收标准。验收标准应明确原材料的外观、尺寸、性能、化学成分等方面的质量要求。2.对于特殊原材料或有特殊质量要求的原材料，质量控制部门应制定专门的验收标准和检验方法。（二）验收流程1.原材料到货后，仓储部门应及时通知质量控制部门进行验收。质量控制部门应在规定的时间内组织验收人员对原材料进行验收。2.验收人员应按照验收标准对原材料进行检验，并填写验收报告。验收报告应包括原材料的名称、规格、数量、供应商、验收日期、验收结果等内容。3.对于验收合格的原材料，验收人员应在验收报告上签字确认，并办理入库手续。对于验收不合格的原材料，验收人员应出具不合格报告，注明不合格原因，并通知采购部门与供应商协商处理。（三）验收记录1.仓储部门应建立原材料验收记录台账，详细记录原材料的验收情况，包括验收日期、验收人员、原材料名称、规格、数量、供应商、验收结果等信息。2.验收记录应妥善保存，以备查阅和追溯。五、存储管理（一）存储条件1.仓储部门应根据原材料的特性和要求，提供适宜的存储条件。对于易受潮、易变质的原材料，应采取防潮、防虫、防火措施；对于易燃易爆的原材料，应按照相关规定进行存储。2.仓储部门应定期检查存储环境的温度、湿度等条件，确保存储条件符合要求。（二）分类存放1.仓储部门应按照原材料的品种、规格、型号等进行分类存放，并设置明显的标识牌，注明原材料的名称、规格、数量、批次等信息。2.对于有特殊要求的原材料，应单独存放，并采取相应的防护措施。（三）库存盘点1.仓储部门应定期对原材料进行库存盘点，确保账实相符。盘点周期可根据公司实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点。2.在盘点过程中，盘点人员应认真核对原材料的数量、规格、型号等信息，并填写盘点报告。盘点报告应包括盘点日期、盘点人员、原材料名称、规格、数量、账存数、实存数、盘盈盘亏情况及原因分析等内容。3.对于盘盈盘亏的原材料，仓储部门应及时查明原因，并报经公司主管领导审批后进行处理。六、领用管理（一）领料申请1.生产部门应根据生产计划和实际需求，提前提交领料申请。领料申请应注明领用原材料的品种名、规格、数量、用途等信息，并经部门负责人签字确认。2.领料申请应提交给仓储部门，仓储部门根据领料申请进行审核，确认库存情况和领料手续是否齐全。（二）领料审批1.仓储部门审核通过的领料申请，应报经公司相关领导审批。审批权限根据领料金额大小和公司规定执行。2.对于金额较大或重要原材料的领用，公司领导应进行严格审批，确保领料的合理性和必要性。（三）领料发放1.仓储部门根据审批后的领料申请，进行原材料的发放。发放时，应核对领料单与库存实物是否一致，并由领料人签字确认。2.对于贵重原材料或限量领用的原材料，仓储部门应严格控制发放数量，并做好发放记录。（四）退料管理1.生产过程中如有剩余原材料或因质量问题需要退回的原材料，生产部门应及时办理退料手续。退料申请应注明退料原因、原材料名称、规格、数量等信息，并经部门负责人签字确认。2.仓储部门收到退料申请后，应进行验收，确认退料的数量、质量等情况。对于验收合格的退料，仓储部门应办理入库手续，并在库存台账上进行记录。七、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门应定期对原材料管理内控制度的执行情况进行审计监督，检查采购、验收、存储、领用等环节是否符合制度规定，发现问题及时提出整改意见。2.内部审计部门应重点关注原材料采购的合规性、质量控制情况、库存管理的准确性以及成本控制效果等方面。（二）定期检查1.公司相关管理部门应定期对原材料管理情况进行检查，检查内容包括采购合同执行情况、原材料验收记录、库存盘点情况、领料手续等。2.定期检查可采用现场检查、资料查阅、数据核对等方式进行，对于发现的问题应及时督促相关部门进行整改。（三）专项检查1.根据公司实际情况和管理需要，可针对原材料管理中的特定问题或环节开展专项检查。专项检查应制定详细的检查方案，明确检查目的、范围、方法和步骤。2.专项检查结束后，应形