广东政府采购内控制度

PAGE广东政府采购内控制度一、总则（一）目的为了加强广东政府采购内部控制，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合我省实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于广东省各级国家机关、事业单位和团体组织（以下统称采购人）使用财政性资金进行的政府采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证采购质量的前提下，注重提高采购效率，降低采购成本，实现财政资金的最大效益。3.公开透明原则：采购活动应当公开、公平、公正，接受社会监督，保障供应商的合法权益。4.制衡原则：建立健全采购决策、执行、监督相互制约的机制，防止权力滥用和腐败行为。5.风险防控原则：对采购过程中的各个环节进行风险识别、评估和防控，确保采购活动安全可靠。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购人应当按照国家和省有关规定，结合本单位事业发展规划和年度工作计划，科学合理地编制政府采购预算。2.采购预算应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、单价、金额等内容，并按照规定的政府采购品目分类目录进行编制。3.采购人在编制采购预算时，应当充分考虑项目的实际需求和市场价格变化等因素，确保预算的准确性和合理性。（二）预算执行1.采购人应当严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得擅自调整或变更采购预算。2.因特殊情况确需调整采购预算的，应当按照规定的程序报经财政部门批准。3.采购人应当加强对采购预算执行情况的监控，及时掌握采购项目的实施进度和资金使用情况，确保采购活动顺利进行。（三）预算调整1.采购项目在实施过程中，因采购需求发生重大变化、市场价格波动等原因，需要调整采购预算的，采购人应当提出书面申请，并附相关证明材料。2.财政部门应当对采购人提交的预算调整申请进行审核，根据实际情况作出是否批准的决定。3.经批准调整的采购预算，采购人应当按照新的预算执行采购活动，并及时调整相关采购文件。三、采购需求管理（一）需求调研1.采购人应当在采购活动开始前，对采购项目的需求进行充分调研，了解市场供应情况、技术发展趋势以及潜在供应商的能力和信誉等。2.需求调研可以通过问卷调查、实地考察、专家咨询等方式进行，确保采购需求的合理性和可行性。3.采购人应当根据需求调研结果，制定详细的采购需求方案，明确采购项目的技术规格、质量标准、服务要求等内容。（二）需求论证1.对于技术复杂、专业性强或者采购金额较大的采购项目，采购人应当组织相关专家对采购需求进行论证。2.采购需求论证应当邀请具有相关专业知识和经验的专家参加，并形成论证意见。3.采购人应当根据专家论证意见，对采购需求方案进行修改和完善，确保采购需求的科学性和准确性。（三）需求公示1.采购人应当将采购需求方案在指定媒体上进行公示，公示期不得少于[X]个工作日。2.采购需求公示内容应当包括采购项目的名称、预算金额、采购需求明细及理由等，接受社会公众的监督。3.采购人应当及时处理供应商和社会公众对采购需求提出的质疑和意见，并根据反馈情况对采购需求方案进行调整。四、采购方式选择（一）公开招标1.采购人采购货物或者服务达到公开招标数额标准的，应当采用公开招标方式。2.公开招标应当按照规定的程序进行，包括发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等环节。3.采购人应当依法组建评标委员会，评标委员会应当按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确保评标结果的公正公平。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采购人应当从省级以上人民政府财政部门指定的政府采购代理机构名单中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。3.邀请招标的程序和要求与公开招标基本相同，但在供应商选择范围上有所限制。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采购人应当成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.谈判小组应当与符合资格条件的供应商就采购货物或者服务的质量、价格、技术、服务等条款进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购人应当组织专业人员对单一来源采购项目进行论证，并形成论证意见。3.单一来源采购应当按照规定的程序进行，包括公示、谈判、签订合同等环节。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采购人应当成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.询价小组应当向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购文件编制（一）招标文件1.采购人或者采购代理机构应当根据采购项目的特点和需求，编制招标文件。招标文件应当包括招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款及格式等内容。2.招标文件应当明确采购项目的技术规格、质量标准、服务要求、投标报价要求、评标标准和方法等实质性内容，确保供应商能够准确理解采购需求。3.采购人或者采购代理机构应当对招标文件进行审核，确保文件内容合法合规、准确完整。（二）谈判文件1.采购人或者采购代理机构应当根据谈判项目的特点和需求，编制谈判文件。谈判文件应当包括谈判公告、谈判须知、谈判文件格式、合同条款及格式等内容。2.谈判文件应当明确谈判项目的技术规格、质量标准、服务要求、谈判报价要求、谈判程序和方法等实质性内容，为谈判提供明确的依据。3.采购人或者采购代理机构应当对谈判文件进行审核，确保文件内容符合谈判采购的要求。（三）询价文件1.采购人或者采购代理机构应当根据询价项目的特点和需求，编制询价文件。询价文件应当包括询价通知书、报价表、合同条款及格式等内容。2.询价文件应当明确询价项目的技术规格、质量标准服务要求、询价报价要求等实质性内容，便于供应商报价。3.采购人或者采购代理机构应当对询价文件进行审核，确保文件内容清晰明确、合理可行。六、采购活动组织（一）采购代理机构选择1.采购人可以自行组织采购活动，也可以委托集中采购机构或其他采购代理机构代理采购。2.采购人委托采购代理机构代理采购的，应当签订委托代理协议，明确双方的权利和义务。3.采购人应当按照规定的程序选择采购代理机构，采购代理机构应当具备相应的资质和专业能力。（二）采购活动实施1.采购代理机构应当按照采购人的委托和采购文件的要求，组织实施采购活动。2.采购活动应当按照规定的程序进行，包括发布采购信息、接受报名、资格审查、开标、评标、定标等环节。3.采购代理机构应当加强对采购活动现场的管理，维护采购秩序，确保采购活动顺利进行。（三）采购合同签订1.采购人与中标、成交供应商应当在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项签订政府采购合同。2.政府采购合同应当包括采购项目的名称、规格型号、数量、单价、金额、质量标准、服务要求、履行期限、地点和方式、验收要求、付款方式等内容。3.采购人应当对政府采购合同进行审核，确保合同内容符合采购文件的要求和法律法规的规定。七、采购项目验收（一）验收准备1.采购人应当在采购合同履行完毕后，及时组织验收工作。2.采购人应当成立验收小组，验收小组由采购人的代表和有关专业人员组成。3.验收小组应当根据采购合同和采购文件的要求，制定验收方案，明确验收标准、验收方法和验收程序等。（二）验收实施1.验收小组应当按照验收方案对采购项目进行验收，包括对货物的数量、质量、规格型号等进行检查，对服务的内容、标准、质量等进行评估。2.验收小组应当认真填写验收报告，验收报告应当包括采购项目的名称、规格型号、数量、单价、金额、验收情况、验收结论等内容。3.验收过程中发现采购项目存在问题的，验收小组应当及时要求供应商进行整改，整改合格后方可通过验收。（三）验收结果处理1.采购人应当根据验收结果，及时办理资金支付手续。2.采购项目验收合格的，采购人应当按照合同约定支付采购资金；验收不合格的，采购人应当按照合同约定扣除相应的款项，并要求供应商承担违约责任。3.采购人应当将采购项目的验收情况向财政部门报告，并接受财政部门的监督检查。八、采购档案管理（一）档案收集1.采购人、采购代理机构应当按照规定收集采购活动过程中形成的各类文件资料，包括采购预算、采购需求方案、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同以及验收报告等。2.采购档案应当真实、完整、有效，能够反映采购活动的全过程。（二）档案整理1.采购人、采购代理机构应当对收集的采购档案进行整理，按照文件的类别、时间顺序等进行分类归档。2.采购档案应当编制目录，便于查阅和管理。（三）档案保管1.采购人、采购代理机构应当建立健全采购档案保管制度，指定专人负责采购档案的保管工作。2.采购档案应当妥善保管，确保档案的安全和完整。档案保管期限应当按照国家有关规定执行。（四）档案查阅1.除法律法规另有规定外，采购人、采购代理机构应当按照规定的程序和要求，为有关单位和个人查阅采购档案提供便利。2.查阅采购档案应当填写查阅登记表，注明查阅的内容、目的、时间等信息。查阅人员应当遵守档案保管制度，不得擅自涂改、损毁档案。九、监督检查与责任追究（一）内部监督1.采购人应当建立健全内部监督管理制度，加强对采购活动的内部监督检查。2.采购人的内部审计机构应当定期对采购项目进行审计，检查采购活动是否符合法律法规和本制度的规定。3.采购人应当设立举报信箱和举报电话，接受本单位工作人员和社会公众对采购活动的举报和监督。（二）财政监督1.财政部门应当加强对政府采购活动的监督管理，依法对采购人、采购代理机构和供应商的采购行为进行监督检查。2.财政部门可以采取现场检查、调阅资料、询问当事人等方式对政府采购活动进行监督检查，并依法处理违法违规行为。（三）社会监督1.政府采购活动应当接受社会公众的监督，任何单位和个人有权对采购活动中的违法违规行为进行举报。2.