预付款内控制度

PAGE预付款内控制度一、总则（一）目的为加强公司预付款管理，规范预付款行为，防范财务风险，确保公司资金安全，提高资金使用效益，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、子公司在生产经营活动中发生的预付款业务。（三）基本原则1.合法性原则：预付款业务必须符合国家法律法规和公司内部规章制度的要求。2.必要性原则：预付款应基于生产经营活动的实际需要，确有必要支付的款项方可进行预付款操作。3.合理性原则：预付款金额应与合同约定的金额、进度等相匹配，避免过度预付款导致资金闲置或风险增加。4.风险可控原则：对预付款业务进行全过程风险监控，采取有效措施防范和控制风险，确保公司资金安全。二、预付款审批流程（一）预付款申请1.业务部门根据合同约定或业务需要，填写《预付款申请表》，详细说明预付款的事由、金额、支付对象、支付时间等信息，并附上相关合同、协议或其他证明文件。2.《预付款申请表》应由业务部门负责人签字确认，表明对预付款事项的真实性、必要性和合理性负责。（二）部门审核1.财务部门收到《预付款申请表》后，对申请金额的合理性、资金来源的合规性以及相关财务手续的完整性进行审核。2.财务部门审核重点包括：预付款金额是否与合同约定相符；是否有足够的资金支付预付款；相关合同条款是否明确预付款的支付条件、结算方式等；是否存在重复付款或不合理预付款的情况。3.财务部门审核通过后，在《预付款申请表》上签署意见并盖章。（三）分管领导审批1.分管业务的领导对预付款事项进行审批，重点审查业务的真实性、必要性以及对公司经营的影响。2.分管领导根据审核意见和业务情况，做出是否批准预付款的决定，并在《预付款申请表》上签署审批意见。（四）总经理审批1.总经理对金额较大或涉及重大事项的预付款进行最终审批。2.总经理综合考虑公司整体资金状况、业务发展战略以及风险因素等，做出审批决策。3.经总经理批准的《预付款申请表》作为预付款支付的依据。三、预付款合同管理（一）合同签订1.业务部门在申请预付款前，应与供应商签订正式合同或协议，明确双方的权利和义务，特别是关于预付款金额、支付条件、结算方式、交货时间、质量标准、违约责任等条款。2.合同应符合国家法律法规和公司合同管理制度的要求，确保合同的合法性、有效性和完整性。3.合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交给财务部门备案。（二）合同执行跟踪1.业务部门负责跟踪预付款合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保合同按时履行。2.如发现供应商未按合同约定履行义务，业务部门应及时采取措施，如催货、要求整改、追究违约责任等，并及时向财务部门反馈相关情况。3.财务部门根据业务部门提供的合同执行情况，对预付款的结算和支付进行监控，确保预付款的使用符合合同约定。（三）合同变更与解除1.如因特殊原因需要变更或解除预付款合同，业务部门应及时与供应商协商，并签订相关变更或解除协议。2.变更或解除协议应明确双方的权利和义务，以及预付款的处理方式，如退款、调整支付金额等。3.业务部门应将变更或解除协议副本提交给财务部门备案，财务部门根据协议内容调整预付款相关账务处理。四、预付款支付管理（一）支付方式1.预付款支付方式应根据合同约定和公司资金管理规定确定，一般采用银行转账方式进行支付。2.如因特殊情况需要采用现金支付或其他支付方式，必须经过严格的审批程序，并确保支付安全。（二）支付时间1.在预付款申请获得批准后，财务部门应按照合同约定的时间及时安排支付。2.如因特殊原因需要提前或推迟支付，必须经过相关领导审批，并通知业务部门和供应商。（三）支付凭证管理1.财务部门在支付预付款后，应及时取得合法有效的支付凭证，如银行转账回单、发票等。2.支付凭证应妥善保管，作为预付款核算和后续结算的依据。五、预付款核算与监督（一）核算管理1.财务部门应按照财务会计准则和公司财务制度的要求，对预付款进行准确核算。2.预付款应设置专门的会计科目进行核算，详细记录预付款的支付时间、金额、支付对象、合同编号等信息。3.定期对预付款进行清理和核对，确保预付款账实相符。（二）监督检查1.公司内部审计部门定期对预付款业务进行审计监督，检查预付款审批流程是否合规、合同执行情况是否良好、资金使用是否合理等。2.审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。3.财务部门应加强对预付款的日常监督，及时发现和处理预付款管理中的异常情况，如逾期未结算、重复付款等。六、预付款风险防范（一）信用评估1.在签订预付款合同前，业务部门应对供应商进行信用评估，了解供应商的经营状况、财务状况、信用记录等情况。2.根据信用评估结果，合理确定预付款金额和支付条件，对信用状况不佳的供应商应谨慎预付款或采取其他风险防范措施。（二）风险预警1.财务部门建立预付款风险预警机制，对预付款金额较大、账龄较长、供应商信用状况变化等情况进行实时监控。2.当预付款出现风险迹象时，及时发出预警信号，通知业务部门和相关领导采取措施防范风险。（三）风险处置1.对于预付款出现的风险，如供应商违约、无法按时交货、质量问题等，业务部门应及时与供应商协商解决，采取催款、退货、追究违约责任等措施。2.如协商无果，可通过法律途径维护公司合法权益，减少公司损失。七、附则（一）解释权本制度由公