医院非政府采购内控制度

PAGE医院非政府采购内控制度一、总则（一）制定目的为了加强医院非政府采购活动的内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购资金使用效益，保障医院业务活动的顺利开展，依据国家相关法律法规和行业标准，结合医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院除政府采购以外的所有物资、服务和工程项目的采购活动，包括但不限于医疗设备、药品、耗材、办公用品、后勤服务、基建维修等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障供应商平等参与竞争，维护市场秩序。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。4.风险防控原则：识别、评估和应对采购过程中的各种风险，建立健全风险防控机制，确保采购活动安全可靠。5.权责对等原则：明确采购各环节的职责和权限，做到权力与责任相匹配，避免权力滥用和责任推诿。二、采购组织与职责（一）采购决策机构医院设立采购管理委员会，作为采购决策的最高机构。采购管理委员会由医院领导、相关职能部门负责人、专家代表等组成。其主要职责包括：1.审议和批准采购管理制度、采购计划、采购预算等重要文件。2.研究决定重大采购项目的采购方式、采购流程、中标（成交）供应商等关键事项。3.协调解决采购过程中的重大问题和争议。（二）采购执行部门医院设立专门的采购部门，负责具体采购业务的执行。采购部门应配备专业的采购人员，其主要职责包括：1.贯彻执行采购管理制度和相关法律法规，确保采购活动合法合规。2.根据医院需求，编制采购计划和采购预算，报采购管理委员会审批。3.组织实施采购活动，包括发布采购公告、邀请供应商、组织开标（谈判、询价）等。4.对供应商进行资格审查、实地考察和信用评估，建立供应商档案。5.签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。6.整理、归档采购文件和资料，妥善保管采购档案。（三）采购监督部门医院设立内部审计部门或纪检监察部门作为采购监督部门，对采购活动进行全程监督。其主要职责包括：1.监督采购管理制度的执行情况，检查采购流程是否合规。2.审查采购文件、采购合同等重要文件，确保其合法合规、公平公正。3.对采购活动中的违规行为进行调查处理，提出整改意见和建议。4.参与重大采购项目的开标、评标等活动，实施现场监督。（四）使用部门采购项目的使用部门应积极配合采购工作，提供采购需求信息，参与采购文件的编制和评审，负责验收采购项目，反馈使用过程中的问题和意见。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据医院年度工作计划和业务发展需求，结合上一年度采购执行情况，编制采购预算草案。2.采购预算草案应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容，并详细说明预算编制的依据和理由。3.采购预算草案编制完成后，经采购部门负责人审核，报财务部门进行财务审核，最后提交采购管理委员会审议批准。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自突破预算。2.如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。采购部门应提出调整申请，说明调整的原因、内容和金额，经采购管理委员会审议批准后，报财务部门备案。（三）预算监督1.财务部门应定期对采购预算的执行情况进行监督检查，及时发现和纠正预算执行中的问题。2.采购管理委员会应加强对采购预算执行情况的监督，对预算执行不力的部门进行督促整改。3.内部审计部门或纪检监察部门应将采购预算执行情况纳入审计监督范围，对违规行为进行严肃查处。四、采购流程控制（一）采购申请1.使用部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、预计采购时间等内容，并签字盖章。2.采购申请表经使用部门负责人审核后，提交采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、可行性、预算合理性等进行审核。2.对于金额较大或重要的采购项目，采购部门应组织相关人员进行论证，并提交采购管理委员会审批。3.采购管理委员会根据采购部门的审核意见和论证结果，做出审批决定。同意采购的，下达采购任务；不同意采购的，说明理由并反馈给采购部门。（三）采购方式选择1.根据采购项目的特点、预算金额、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.公开招标应按照国家有关法律法规和招标程序进行，通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。4.竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判，确定成交供应商。5.单一来源采购应符合法律法规规定的情形，经采购管理委员会批准后，与特定供应商协商确定采购价格和合同条款。6.询价应向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。（四）采购文件编制1.采购部门根据采购方式和采购项目的要求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（邀请书）、采购需求、评标（谈判、询价）标准、合同条款等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量标准、验收要求、售后服务等条款，确保采购项目符合医院实际需求。3.采购文件编制完成后，经采购部门负责人审核，报采购管理委员会备案。（五）供应商选择与管理1.采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。供应商库应包括供应商的基本信息、资质证明、业绩情况、信用记录等内容。2.对拟参与采购项目的供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、售后服务承诺等。3.对于重要采购项目，采购部门应组织实地考察供应商，了解其生产经营状况、质量管理水平、售后服务能力等情况。4.建立供应商信用评估制度，定期对供应商的信用状况进行评估，根据评估结果调整供应商库。对信用不良的供应商，限制其参与医院采购活动。（六）采购实施1.采购部门按照批准的采购方式和采购文件组织实施采购活动。2.公开招标、邀请招标应按照规定的时间和地点开标，开标过程应公开、公正、透明。3.竞争性谈判、询价应组织谈判小组或询价小组与供应商进行谈判或询价，谈判或询价过程应做好记录。4.单一来源采购应与供应商进行协商，达成一致意见后签订采购合同。（七）合同签订与履行1.采购部门应根据评标（谈判、询价）结果，与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本送财务部门、使用部门等相关部门备案。3.采购部门应跟踪采购合同的履行情况，督促供应商按时、按质、按量交货。如发现供应商违约，应及时采取措施，要求供应商承担违约责任。4.使用部门应按照采购合同的要求，及时组织验收采购项目。验收合格后，出具验收报告。（八）采购验收1.使用部门负责采购项目的验收工作。验收人员应根据采购合同和采购文件的要求，对采购项目的数量、质量、规格型号等进行逐一核对。2.验收过程中，如发现采购项目存在质量问题或其他不符合合同要求的情况，验收人员应及时与供应商沟通，要求供应商限期整改或退换货物。3.验收合格后，验收人员应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、验收日期、验收结论等内容，并由验收人员签字确认。（九）采购付款1.财务部门应按照采购合同的约定，及时办理采购付款手续。付款前，财务部门应审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。2.对于金额较大的采购项目，财务部门应实行分期支付制度，根据采购项目的进度和质量情况，分期支付采购款项。3.财务部门应建立采购付款台账，记录采购项目的付款情况，定期与采购部门核对，确保付款信息准确无误。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险等。2.采用定性和定量相结合的方法，对风险发生的可能性和影响程度进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于高风险，应采取重点监控、制定应急预案等措施；对于中风险，应加强管理、定期检查等措施；对于低风险，应进行日常关注、适时提醒等措施。2.建立供应商风险管理机制，加强对供应商的信用管理和监督，降低供应商违约风险。3.加强采购合同管理，严格审核合同条款，明确双方权利义务，防范合同风险。4.建立采购质量控制体系，加强对采购项目的质量检验和验收，确保采购项目符合质量要求。（三）风险监控与预警1.采购部门应建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。2.设定风险预警指标，如采购价格波动幅度、供应商交货延迟天数等。当预警指标达到设定值时，及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施。六、采购信息管理（一）信息收集与整理1.采购部门应收集与采购活动相关的各类信息，包括采购政策法规、市场动态、供应商信息、采购项目信息等。2.对收集到的信息进行整理和分类，建立采购信息数据库，以便于查询和使用。（二）信息共享与交流1.建立采购信息共享平台，实现采购部门、使用部门、财务部门、监督部门等相关部门之间的信息共享和交流。2.定期发布采购信息，如采购项目招标公告、中标（成交）结果等，提高采购活动的透明度。（三）信息安全管理1.加强采购信息安全管理，采取加密存储、访问控制、数据备份等措施，确保采购信息的安全。2.对涉及商业秘密和敏感信息的采购文件和资料，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。七、采购绩效评价（一）评价指标设定1.设定采购绩效评价指标体系，包括采购成本、采购质量、采购效率、供应商满意度等方面的指标。2.采购成本指标可包括采购价格、采购费用率等；采购质量指标可包括验收合格率、质量投诉率等；采购效率指标可包括采购周期、合同签订及时率等；供应商满意度指标可包括供应商评价得分、合作意愿等。（二）评价方法与周期1.采用定量与定性相结合的评价方法，对采购绩效进行