镇府采购内控制度

PAGE镇府采购内控制度一、总则（一）目的为了加强本镇政府采购内部控制，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规及行业标准，结合本镇实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本镇政府机关、事业单位和团体组织（以下统称采购人）使用财政性资金进行的政府采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在满足采购需求的前提下，注重提高采购资金的使用效益，降低采购成本。3.公开透明原则：采购活动应当遵循公开、公平、公正的原则，依法依规进行信息公开，保障供应商的知情权和参与权。4.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和采购产品，确保采购质量和服务水平。5.诚实信用原则：采购人、供应商和采购代理机构在政府采购活动中应当诚实守信，履行各自的义务。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购人应当按照本镇财政部门的要求，结合本部门的工作需要和事业发展规划，科学合理地编制政府采购预算。2.采购预算应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、单价、采购金额等内容，并确保预算的准确性和完整性。（二）预算执行1.采购人应当严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得擅自调整或变更预算。2.如因特殊情况需要调整采购预算的，应当按照规定的程序报经本镇财政部门批准。（三）预算监督1.本镇财政部门应当加强对政府采购预算执行情况的监督检查，确保预算资金的合理使用。2.采购人应当定期向本镇财政部门报告采购预算执行情况，接受财政部门的监督和管理。三、采购需求管理（一）需求调研1.采购人在编制采购需求前，应当进行充分的市场调研和需求分析，了解同类产品或服务的市场价格、质量标准、技术参数等信息。2.采购人可以通过咨询行业专家、查阅相关资料、实地考察等方式，获取准确的采购需求信息。（二）需求编制1.采购人应当根据调研结果，结合本部门的实际需求，编制详细、明确、合理的采购需求文件。2.采购需求文件应当包括采购项目的技术规格、质量标准、服务要求、验收标准等内容，确保采购需求的完整性和可操作性。（三）需求审核1.采购人应当对编制好的采购需求文件进行内部审核，确保需求文件符合法律法规和本镇实际情况。2.对于重大采购项目，采购人应当组织相关部门和专家进行论证，确保采购需求的科学性和合理性。四、采购方式选择（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式，适用于采购货物、工程和服务的金额达到规定标准的项目。2.采购人应当按照规定的程序组织公开招标活动，发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标。（二）邀请招标1.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。2.采购人应当从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。2.采购人应当成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判，并确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购人应当按照规定的程序进行单一来源采购审批，并与供应商签订采购合同。（五）询价1.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购人应当成立询价小组，向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购程序（一）采购计划备案1.采购人应当在实施采购活动前，将采购计划报本镇财政部门备案。2.采购计划备案内容应当包括采购项目的名称、预算金额、采购方式、采购时间等信息。（二）采购文件编制1.采购人应当根据采购方式和采购需求，编制相应的采购文件。2.采购文件应当包括采购公告、招标文件、投标文件、评标标准、合同文本等内容，确保采购文件的合法性和规范性。（三）采购信息发布1.采购人应当按照规定的渠道和方式发布采购信息，确保采购信息的公开透明。2.采购信息发布内容应当包括采购项目的名称、采购方式、采购预算、采购需求、供应商资格条件、采购文件获取方式等信息。（四）供应商报名与资格审查1.采购人应当按照采购文件的要求，对报名参加采购活动的供应商进行资格审查。2.资格审查内容应当包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权委托书、资质证书、业绩证明等材料。（五）开标、评标与定标1.采购人应当按照采购文件规定的时间和地点组织开标活动，并邀请所有供应商参加。2.开标过程应当记录在案，并存档备查。3.采购人应当组织评标委员会对投标文件进行评审，并按照评标标准确定中标候选人或成交供应商。4.评标委员会应当由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应当为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。（六）合同签订与履行1.采购人应当在中标通知书发出之日起三十日内，与中标供应商签订政府采购合同。2.政府采购合同应当包括合同双方的名称、地址、联系方式，采购项目的名称、规格型号、数量、单价、金额，合同履行期限、地点和方式，质量标准和验收要求，付款方式和时间，违约责任和争议解决方式等内容。3.采购人应当按照合同约定履行付款义务，及时验收采购项目，并对供应商的履约情况进行监督检查。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购人应当按照规定的程序与中标供应商签订政府采购合同，确保合同的合法性和有效性。2.政府采购合同应当采用书面形式，并由双方当事人签字（盖章）确认。（二）合同备案1.采购人应当在签订政府采购合同后七个工作日内，将合同副本报本镇财政部门备案。2.合同备案内容应当包括合同双方的名称、地址、联系方式，采购项目的名称、规格型号、数量、单价、金额合同履行期限、地点和方式，质量标准和验收要求，付款方式和时间，违约责任和争议解决方式等信息。（三）合同履行1.采购人应当按照合同约定履行付款义务，及时验收采购项目，并对供应商的履约情况进行监督检查。2.供应商应当按照合同约定履行供货或服务义务，确保采购项目的质量和进度。（四）合同变更与终止1.政府采购合同的双方当事人不得擅自变更、中止或者终止合同。2.如因特殊情况需要变更、中止或者终止合同的，应当按照规定的程序报经本镇财政部门批准，并签订书面协议。七、采购验收管理（一）验收准备1.采购人应当在采购项目实施前，制定详细的验收方案，明确验收标准、验收方法、验收人员等内容。2.验收方案应当报本镇财政部门备案。（二）验收实施1.采购人应当按照验收方案组织验收人员对采购项目进行验收。2.验收人员应当包括采购人代表、技术专家、质量检验人员等，确保验收工作的公正性和专业性。3.验收过程应当记录在案，并存档备查。（三）验收报告1.验收结束后，验收人员应当出具验收报告，明确采购项目的验收结论。2.验收报告应当包括采购项目的名称、规格型号、数量、单价、金额，验收标准、验收方法、验收过程，验收结论等内容。（四）验收结果处理1.如采购项目验收合格的，采购人应当按照合同约定支付采购款项。2.如采购项目验收不合格的，采购人应当要求供应商限期整改，直至验收合格为止。如供应商拒不整改或整改后仍不合格的，采购人应当按照合同约定追究供应商的违约责任。八、采购档案管理（一）档案收集1.采购人应当在采购活动结束后，及时收集整理采购过程中形成的各类文件资料，包括采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、合同文本、验收报告等。2.采购档案应当真实、完整、有效，能够反映采购活动的全过程。（二）档案整理1.采购人应当按照档案管理的要求，对收集到的采购档案进行分类整理，建立档案目录，便于查阅和管理。2.采购档案应当按照年度、采购项目等进行分类，分别装订成册，并标注档案编号、档案名称、档案日期等信息。（三）档案保管1.采购人应当指定专人负责采购档案的保管工作，确保档案的安全和完整。2.采购档案应当存放在专门的档案柜或档案室中，按照档案管理的要求进行保管，防止档案损坏、丢失或泄密。（四）档案查阅1.采购人内部人员因工作需要查阅采购档案的，应当填写档案查阅申请表，经本部门负责人批准后，方可查阅。2.外部单位或个人因工作需要查阅采购档案的，应当填写档案查阅申请表，经本镇财政部门批准后，方可查阅。查阅时应当由采购人指定专人陪同，并按照规定的程序进行查阅。（五）档案销毁1.采购档案的保管期限应当按照国家有关规定执行，保管期满后，采购人应当按照规定的程序进行档案销毁。2.档案销毁应当填写档案销毁申请表，经本镇财政部门批准后，方可进行销毁。销毁时应当由采购人指定专人负责监销，并在销毁清单上签字确认。九、监督检查与责任追究（一）监督检查1.本镇财政部门应当加强对政府采购活动的监督检查，定期对采购人的采购预算执行情况、采购程序合规情况、采购合同履行情况等进行检查。2.采购人应当自觉接受本镇财政部门和其他有关部门的监督检查，如实提供有关资料