工会大宗物品内控制度

PAGE工会大宗物品内控制度一、总则（一）目的为加强本公司工会大宗物品管理，规范采购、使用、保管等流程，提高资金使用效益，确保工会资产安全完整，依据相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于公司工会组织的各类大宗物品采购、使用及管理活动。大宗物品是指单次采购金额较大、数量较多或具有重要影响的物品，包括但不限于办公用品、设备设施、活动用品等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及工会相关规定，确保各项活动合法合规。2.规范性原则：明确各环节操作流程和职责分工，规范大宗物品管理行为。3.效益性原则：在保证物品质量的前提下，合理控制成本，提高资金使用效益。4.公开透明原则：采购及管理过程应公开透明，接受工会会员监督。二、采购管理（一）采购计划1.各部门根据工作需要，提前向工会提交大宗物品采购申请，详细说明采购物品的名称、规格、数量、用途等。2.工会委员会对采购申请进行审核，综合考虑预算安排、实际需求等因素，制定年度采购计划。采购计划应明确采购项目、预计金额、采购时间等内容。（二）采购方式1.招标采购：对于金额较大、技术复杂或有多家供应商可供选择的大宗物品，应采用招标方式进行采购。招标过程应严格按照相关法律法规及公司规定执行，确保公平、公正、公开。2.询价采购：对于规格标准统一、市场货源充足、价格相对稳定的大宗物品，可采用询价采购方式。向多家供应商发出询价函，比较各供应商报价及其他条件，选择最优供应商。3.单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（三）供应商选择1.建立供应商库，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等进行评估和审核。2.采购部门根据采购计划和物品需求，从供应商库中选择合适的供应商进行采购。对于新的供应商，应进行严格的资质审查和实地考察。3.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物品规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、售后服务等条款。（四）采购执行1.采购部门按照采购合同要求，及时与供应商沟通协调，确保按时、按质、按量完成采购任务。2.对采购过程中出现的变更、纠纷等问题，应及时与供应商协商解决，并向工会委员会报告。3.采购完成后，采购部门应及时整理采购文件，包括采购申请、采购合同、发票、验收报告等，归档保存。三、验收管理（一）验收标准1.根据采购合同和相关标准，制定大宗物品验收标准。验收标准应明确物品的规格、型号、数量、质量、性能等要求。2.对于技术复杂、专业性强的大宗物品，可邀请专业技术人员或第三方检测机构参与验收。（二）验收程序1.采购物品到货前，采购部门应通知工会相关人员及验收人员做好验收准备。2.物品到货后，验收人员按照验收标准对物品进行逐一核对和检验。验收过程中应做好记录，包括验收时间、地点、人员、物品名称、规格、数量、质量状况等。3.验收合格的物品应出具验收报告，验收人员签字确认。验收报告应作为支付货款的依据之一。4.对验收不合格的物品，应及时与供应商联系，要求其限期整改或退换货。如因供应商原因造成的损失，应按照合同约定追究其责任。四、保管管理（一）保管场所1.根据大宗物品的性质和特点，选择合适的保管场所。保管场所应具备防火、防潮、防盗、防虫等条件。2.对贵重物品、易燃易爆物品等应设置专门的保管区域，实行专人专管。（二）保管人员职责1.保管人员负责大宗物品的日常保管工作，确保物品安全完整。2.建立物品保管台账，详细记录物品的出入库时间、名称、规格、数量、领用部门等信息。3.定期对保管物品进行盘点清查，做到账实相符。如发现账实不符，应及时查明原因，并报告工会委员会。（三）出入库管理1.物品入库时，保管人员应根据验收报告对物品进行核对，无误后办理入库手续，并在保管台账上登记。2.物品出库时，领用部门应填写领用申请表，注明领用物品的名称、规格、数量、用途等，经相关负责人审批后，到保管人员处领取。保管人员应根据审批后的领用申请表办理出库手续，并在保管台账上登记。3.对于贵重物品、限量物品等的领用，应实行严格的审批制度，确保物品使用合理、安全。五、使用管理（一）使用部门职责1.使用部门负责大宗物品的日常使用和维护，确保物品正常运行。2.制定物品使用操作规程，对使用人员进行培训，使其熟悉物品性能和操作方法。3.定期对物品进行检查和维护，发现问题及时报告并处理。（二）使用监督1.工会委员会应定期对大宗物品的使用情况进行监督检查，确保物品使用符合规定用途，避免浪费和滥用。2.对违反规定使用大宗物品的行为，应及时制止并追究相关人员责任。六、盘点清查（一）盘点计划1.工会委员会应制定年度盘点计划，明确盘点范围、时间、人员等。2.盘点计划应提前通知各部门和保管人员，做好准备工作。（二）盘点实施1.盘点人员按照盘点计划对大宗物品进行逐一清点和核对。盘点过程中应做好记录，包括盘点时间、地点、人员、物品名称、规格、数量、账实差异等。2.对盘点中发现的账实不符情况，应及时查明原因，并编制盘点差异报告。盘点差异报告应详细说明差异情况、原因分析及处理建议。（三）结果处理1.根据盘点差异报告，工会委员会应组织相关人员进行分析研究，制定处理措施。2.对于盘盈的物品，应及时入账；对于盘亏的物品，应查明原因，属于正常损耗的，经批准后核销；属于人为原因造成的损失，应追究相关人员责任。3.盘点工作结束后，应将盘点报告、盘点差异报告等资料归档保存，作为工会资产管理的重要依据。七、处置管理（一）处置范围1.已损坏无法使用的大宗物品；2.因技术更新、业务调整不再使用的大宗物品；3.超过规定使用年限且无使用价值的大宗物品。（二）处置方式1.报废处理：对于已损坏无法修复或无使用价值的大宗物品，经工会委员会批准后，进行报废处理。报废处理应按照国家相关规定办理手续，确保资产处置合法合规。2.出售转让：对于因技术更新、业务调整不再使用但仍有一定使用价值的大宗物品，可通过公开拍卖、招标等方式进行出售转让。出售转让所得收入应及时入账，纳入工会经费管理。3.捐赠：对于符合捐赠条件的大宗物品，可按照相关规定进行捐赠。捐赠过程应做好记录，确保捐赠行为公开透明。（三）处置程序1.使用部门或保管人员提出大宗物品处置申请，并填写处置申请表，详细说明处置物品的名称、规格、数量、处置原因等。2.工会委员会对处置申请进行审核，根据物品实际情况确定处置方式。3.对于报废处理和出售转让的大宗物品，应按照规定进行评估和审批。评估结果应作为确定处置价格的参考依据。4.处置完成后，应及时办理相关手续，包括资产核销、账务处理等，并将处置情况向工会会员公开。八、监督检查（一）监督机构成立工会大宗物品管理监督小组，成员包括工会委员、会员代表等。监督小组负责对大宗物品采购、验收、保管、使用、处置等全过程进行监督检查。（二）监督内容1.采购过程是否符合规定程序，是否存在违规操作、暗箱操作等问题；2.验收工作是否认真负责，验收标准是否执行到位，验收结果是否真实准确；3.保管工作是否规范，物品是否安全完整，账实是否相符；4.使用部门是否合理使用物品，是否存在浪费、滥用等现象；5.处置工作是否合法合规，处置收入是否及时入账。（三）监督方式1.定期检查：监督小组定期对大宗物品管理情况进行检查，检查结果形成报告，向工会委员会汇报。