住建局采购内控制度

PAGE住建局采购内控制度一、总则（一）目的为了加强住建局采购活动的内部控制，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、公开、公正、公平，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于住建局机关及所属各事业单位使用财政性资金和自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和政策要求，严格按照规定的程序和方式进行。2.公开透明原则：采购信息应当公开，采购过程应当透明，确保供应商公平参与竞争。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，保证所有符合条件的供应商都有机会参与采购活动。4.公正原则：采购评审应当公正，按照事先公布的评审标准和方法进行，确保采购结果的公正性。5.效益原则：在保证采购质量的前提下，提高采购资金的使用效益，节约采购成本。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定采购计划，组织采购活动的实施，对采购过程进行管理和监督，协调解决采购过程中的问题。2.财务部门负责审核采购预算，安排采购资金，对采购资金的支付进行审核和监督，参与采购合同的审核。3.需求部门提出采购需求，参与采购文件的编制和审核，对采购项目的技术要求和质量标准负责，配合采购管理部门进行采购验收。4.审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购文件的合法性、采购合同的履行情况等，对采购违规行为提出处理建议。二、采购预算管理（一）预算编制1.需求部门应当根据本部门的工作任务和事业发展需要，结合上一年度采购执行情况，科学合理地编制采购预算。2.采购预算应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容，并按照规定的格式和要求进行填报。3.采购预算应当报经财政部门审核批准后执行，未经批准不得擅自调整采购预算。(二)预算执行监督1.采购管理部门应当按照批准的采购预算组织采购活动，严格控制采购支出，不得突破预算。2.财务部门应当加强对采购资金的管理，按照采购合同约定及时支付采购资金，对采购资金的使用情况进行监督检查。3.审计部门应当对采购预算的执行情况进行审计监督，检查采购资金是否按照规定用途使用，有无截留、挪用、浪费等问题。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，因特殊情况需要调整采购预算的，需求部门应当提出书面申请，说明调整的原因、调整的项目和金额等内容，并报经财政部门审核批准。2.采购管理部门应当根据批准的采购预算调整申请，及时调整采购计划和采购活动安排。三、采购计划管理（一）采购计划编制1.采购管理部门应当根据采购预算和工作实际需要，定期编制采购计划。采购计划应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容。2.采购计划应当按照规定的程序进行审批，经批准后的采购计划应当严格执行。（二）采购计划执行1.采购管理部门应当按照采购计划组织采购活动，确保采购任务按时完成。2.在采购计划执行过程中，因特殊情况需要变更采购计划的，采购管理部门应当提出书面申请，说明变更的原因、变更的项目和内容等，并报经批准后执行。（三）采购计划监督1.审计部门应当对采购计划的执行情况进行监督检查，检查采购计划是否按时执行，采购项目是否按照计划要求完成。2.对未按照采购计划执行的，应当责令采购管理部门限期整改，并追究相关人员的责任。四、采购方式管理（一）公开招标1.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式进行采购。2.公开招标应当按照规定的程序进行，包括发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。3.招标文件应当明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准和方法等内容，确保招标文件的合法性、完整性和公正性。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式进行采购：（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；（2）采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应当向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.邀请招标的程序和要求与公开招标基本相同，但在发布招标公告、发售招标文件等环节有所不同。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式进行采购：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（4）不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应当成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.谈判小组应当与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、商务、价格等条款进行谈判，在规定的时间内确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式进行采购：（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应当由采购人与供应商进行协商，在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上，签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式进行采购。2.询价应当成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.询价小组应当向三家以上的供应商发出询价通知书，要求其在规定的时间内报价，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（六）采购方式审批1.采用公开招标以外的采购方式的，应当在采购活动开始前报经财政部门批准。2.采购管理部门应当按照规定的格式和要求填写采购方式审批表，说明采购项目的基本情况、采购方式选择的理由等内容，并附相关证明材料。3.财政部门应当对采购方式审批表及相关证明材料进行审核，符合规定的予以批准，不符合规定的不予批准，并说明理由。五、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购管理部门应当根据采购项目的特点和采购方式的要求，编制采购文件。采购文件应当包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书、采购合同等。2.采购文件应当明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准和方法、合同主要条款等内容，确保采购文件的合法性、完整性和公正性。3.采购文件编制过程中，应当充分征求需求部门、财务部门、审计部门等相关部门的意见，确保采购文件符合各方面的要求。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，应当报经采购管理部门负责人审核。审核内容包括采购文件的合法性、完整性、公正性、准确性等方面。2.采购管理部门负责人应当对采购文件进行认真审核，提出审核意见，对审核通过的采购文件签字确认。3.对于重大采购项目的采购文件，应当组织相关部门进行会审，确保采购文件的质量。（三）采购文件发放1.采购文件经审核通过后，应当按照规定的程序进行发放。对于公开招标、邀请招标等采购方式，采购文件应当通过指定的媒体发布招标公告，并向潜在供应商发售招标文件。2.对于竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式，采购文件应当直接发放给符合资格条件的供应商。3.采购文件发放过程中，应当做好记录，包括发放时间、发放对象、发放份数等内容，确保采购文件发放的准确性和规范性。（四）采购文件修改与补充1.在采购文件发出后，采购人需要对采购文件进行修改或者补充的，应当在规定的时间内以书面形式通知所有获取采购文件的潜在供应商。2.采购文件的修改或者补充内容作为采购文件的组成部分，与采购文件具有同等法律效力。3.采购人应当按照规定的程序对采购文件的修改或者补充进行审核和批准，并及时发放给潜在供应商。六、采购活动实施（一）采购活动组织1.采购管理部门应当按照采购计划和采购文件的要求，组织采购活动的实施。采购活动应当成立采购小组，采购小组由采购人的代表和有关专家组成。2.采购小组应当按照规定的程序和方法进行采购评审，确保采购评审的公正性和合法性。3.采购活动应当严格按照采购文件规定的时间、地点和程序进行，确保采购活动的顺利进行。（二）采购活动监督1.审计部门应当对采购活动进行全程监督，检查采购程序的合规性、采购文件的合法性、采购评审的公正性等。2.采购管理部门应当加强对采购活动的内部监督，建立健全采购活动监督机制，确保采购活动规范有序进行。3.供应商有权对采购活动中的违法违规行为进行投诉和举报，采购人应当及时处理供应商的投诉和举报，并将处理结果告知供应商。（三）采购合同签订1.采购活动结束后，采购人应当按照采购评审结果与成交供应商签订采购合同。采购合同应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订前，采购管理部门应当对采购合同进行审核，审核内容包括采购合同的合法性、完整性、准确性等方面。3.采购合同签订后，应当及时报财务部门备案，并按照采购合同约定履行付款义务。七、采购验收管理（一）验收准备1.采购项目完成后，需求部门应当组织成立验收小组，验收小组由需求部门的代表和相关专业技术人员组成。2.验收小组应当根据采购合同和采购文件的要求，制定验收方案，明确验收标准、验收方法、验收程序等内容。3.验收小组应当提前通知供应商做好验收准备工作，并要求供应商提供相关的验收资料。（二）验收实施1.验收小组应当按照验收方案对采购项目进行验收，验收内容包括采购项目的数量、规格型号、质量标准、技术性能等方面。2.验收过程中，验收小组应当认真检查采购项目的质量状况，对发现的问题应当及时要求供应商进行整改。3.验收小组应当对验收情况进行记录，形成验收报告。验收报告应当包括采购项目的基本情况、验收依据、验收标准、验收方法、验收结果、存在问题及整改建议等内容。（三）验收结果处理1.验收合格的采购项目，验收小组应当出具验收合格报告，采购管理部门应当按照采购合同约定及时支付采购资金。2.验收不合格的采购项目，验收小组应当出具验收不合格报告，采购管理部门应当及时与供应商协商解决，要求供应商采取措施进行整改，直至验收合格。3.因供应商原因导致采购项目验收不合格的，采购人有权按照采购合同约定追究供应商的违约责任。八、采购档案管理（一）档案收集1.采购活动结束后，采购管理部门应当及时收集采购活动过程中形成的各类文件资料，包括采购计划、采购文件、采购合同、采购评审记录、验收报告等。2.采购档案收集过程中，应当确保文件资料的完整性和准确性，对缺失或者不完整的文件资料应当及时进行补充和完善。（二）档案整理1.采购管理部门应当对收集到的采购档案进行整理，按照文件资料的类别、时间顺序等进行分类归档，建立采购档案目录。2.采购档案整理过程中，应当对文件资料进行编号、装订、编目等处理，确保采购档案的规范性和系统性。（三）档案保管1.采购管理部门应当指定专人负责采购档案的保管，建立采购档案保管制度，确保采购档案的安全和完整。2.采购档案应当存放在专门的档案柜或者档案室中，按照档案保管期限进行分类存放，便于查阅和管理。