合同部内控制度

PAGE合同部内控制度一、总则（一）目的本内控制度旨在规范公司合同部的运作，加强合同管理，防范合同风险，维护公司的合法权益，确保公司经营活动的顺利进行。（二）适用范围本制度适用于公司合同部及与合同签订、履行、变更、终止等相关的所有部门和人员。（三）制定依据本制度依据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国合同法》等相关法律法规以及行业通行的合同管理标准制定。（四）基本原则1.合法性原则：合同的签订、履行、变更、终止等活动必须符合国家法律法规的规定。2.全面性原则：涵盖合同管理的各个环节，包括合同的起草、审核、签订、履行、监督、归档等。3.审慎性原则：在合同签订前，应对合同对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行充分调查和评估，审慎做出决策。4.动态管理原则：根据合同的履行情况和外部环境的变化，及时对合同进行跟踪、评估和调整。二、合同部职责（一）合同起草与审核1.根据业务需求，负责起草各类合同文本，确保合同条款清晰、准确、完整，符合法律法规和公司利益。2.对合同文本进行严格审核，重点审查合同的合法性、合规性、完整性、严密性以及风险防范措施等，提出审核意见并督促修改完善。（二）合同签订管理1.组织合同谈判，参与重大合同谈判过程，提供法律和专业支持，维护公司合法权益。2.负责合同的签订工作，确保合同签订程序合规，合同双方签字盖章齐全，合同文本与审批意见一致。（三）合同履行监督1.跟踪合同履行情况，及时掌握合同执行进度，协调解决合同履行过程中出现的问题。2.对合同履行过程中的风险进行预警，及时向相关部门和领导汇报，并提出应对措施建议。（四）合同变更与终止管理1.审核合同变更申请，对变更事项进行法律和风险评估，确保变更后的合同合法有效。2.负责合同终止的相关工作，包括审核终止申请、办理终止手续、清理合同债权债务等。（五）合同档案管理1.负责建立合同档案管理制度，对合同文本及相关资料进行分类、编号、归档保存。2.确保合同档案的完整性、准确性和安全性，便于查阅和使用。（六）合同纠纷处理1.参与合同纠纷的协商、调解、仲裁或诉讼活动，提供法律支持和专业意见。2.分析合同纠纷产生的原因，总结经验教训，提出改进措施，防止类似纠纷再次发生。三、合同管理流程（一）合同立项1.业务部门根据业务需求提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、主要条款、预计金额、履行期限等内容。2.合同立项申请经部门负责人审核签字后，提交至合同部。（二）合同起草合同部根据合同立项申请，指定专人负责合同起草工作。起草人员应深入了解业务情况，收集相关资料，按照法律法规和公司要求，拟定合同文本初稿。（三）合同审核1.合同初稿完成后，合同部内部进行初审。初审人员应从合同的合法性、合规性、完整性、严密性等方面进行审查，提出修改意见。2.将初审后的合同文本提交给公司法律合规部门进行法律审核。法律合规部门重点审查合同是否符合法律法规的规定，有无法律风险，并出具法律审核意见。3.根据法律审核意见和公司内部管理要求，合同部对合同文本进行修改完善后，提交给相关业务部门、财务部门等进行会签。会签部门应从各自专业角度对合同条款进行审核，提出意见和建议。4.合同部汇总各会签部门的意见，对合同文本进行最终修改，形成合同送审稿，提交公司领导审批。（四）合同签订1.合同送审稿经公司领导审批同意后，合同部负责与合同对方进行签订。签订前，应再次核对合同文本与审批意见是否一致，合同双方的主体资格、签字盖章等是否齐全。2.合同签订过程中，应严格按照公司规定的授权范围办理签字手续，确保合同签订程序合规。（五）合同履行1.合同签订后，合同部应及时将合同副本分发给相关业务部门和财务部门等，明确各部门在合同履行过程中的职责。2.业务部门负责按照合同约定履行义务，及时向合同对方提供相关服务或产品，并跟踪合同履行进度。合同部应定期对合同履行情况进行检查和监督，发现问题及时协调解决。3.在合同履行过程中，如遇合同变更、解除等情况，业务部门应及时提出申请，合同部按照合同变更与终止管理流程进行处理。（六）合同结算1.合同履行完毕后，业务部门应及时办理合同结算手续，填写《合同结算申请表》，附上相关结算凭证，提交给财务部门审核。2.财务部门按照合同约定和公司财务制度对结算申请进行审核，审核无误后办理结算付款手续。合同部应对合同结算情况进行跟踪和监督，确保结算工作的顺利进行。（七）合同归档1.合同履行完毕且结算完成后，合同部负责将合同文本及相关资料进行整理归档。归档资料应包括合同立项申请表、合同文本、审核意见、会签记录、授权委托书、履行过程中的相关文件、结算凭证等。2.合同档案应按照公司档案管理规定进行分类存放，建立电子和纸质档案，便于查阅和使用。四、合同风险评估与防控（一）风险评估1.合同部应定期对合同管理工作进行风险评估，识别合同签订、履行过程中可能存在的风险因素。2.风险评估应涵盖合同对方的主体资格风险、信用风险、履约能力风险、合同条款风险、法律风险、不可抗力风险等方面。（二）防控措施1.主体资格审查：在合同签订前，对合同对方的营业执照、资质证书、法定代表人身份证明等进行严格审查，确保对方具有合法的经营资格和签约能力。同时，通过信用查询平台、行业协会等渠道，了解对方的信用状况和商业信誉。2.合同条款审核：加强对合同条款的审核力度，重点审查合同的标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等条款。确保合同条款清晰明确，避免模糊不清或歧义性条款，防止因合同条款漏洞导致的风险。3.法律审查：充分发挥公司法律合规部门的专业优势，对合同进行全面的法律审查。法律合规部门应参与重大合同的谈判过程，从法律角度提供专业意见，确保合同符合法律法规的规定，避免法律风险。4.履约监督：建立健全合同履行监督机制，定期对合同履行情况进行检查和评估。业务部门应及时向合同部反馈合同履行过程中的问题，合同部根据反馈情况及时协调解决，确保合同顺利履行。5.风险预警：设立合同风险预警指标体系，对合同履行过程中的关键指标进行实时监控。当指标出现异常时，及时发出风险预警信号，提醒相关部门和人员采取措施防范风险。6.应急预案：针对可能出现的合同纠纷、不可抗力等风险事件，制定应急预案。明确应急处理流程和责任分工，确保在风险事件发生时能够迅速、有效地进行应对，降低风险损失。五、合同审批权限与流程（一）审批权限1.根据合同金额大小、重要性程度等因素，设定不同的合同审批权限。具体审批权限如下：合同金额在[X]万元以下的，由合同部负责人审核，分管领导审批。合同金额在[X]万元至[X]万元之间的，由合同部负责人、法律合规部门负责人审核，分管领导审批，报总经理备案。合同金额在[X]万元以上的，由合同部负责人、法律合规部门负责人、财务部门负责人审核，分管领导审核，总经理审批。2.对于重大合同或涉及公司核心业务的合同，应提交公司董事会或股东会审议批准。（二）审批流程1.合同送审稿提交至审批环节后，审批人员应在规定的时间内完成审批工作，并签署审批意见。2.审批意见应明确表示同意、不同意或提出修改意见。如不同意合同送审稿，应详细说明理由；如提出修改意见，合同部应根据审批意见对合同文本进行修改完善后，再次提交审批。3.合同审批通过后，方可进行签订。如审批过程中出现意见分歧，由合同部负责组织相关部门进行沟通协调，达成一致意见后再提交审批。六、合同专用章管理（一）印章保管1.公司设立合同专用章，由合同部指定专人负责保管。印章保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守印章管理制度。2.印章保管人员应将合同专用章存放于安全可靠的保险柜中，确保印章的安全。印章使用时，应在公司规定的印章使用区域内进行。（二）印章使用1.合同专用章的使用必须严格按照公司规定的审批流程进行。使用前，应填写《合同专用章使用申请表》，详细说明用章事项、合同名称、合同编号、用章份数等内容，并附上合同文本及相关审批文件。2.《合同专用章使用申请表》经合同部负责人、分管领导审批同意后，印章保管人员方可加盖合同专用章。盖章时，应确保印章清晰、端正，与合同文本上的名称一致。3.严禁在空白合同文本上加盖合同专用章。如因特殊情况需要先加盖印章的，必须经公司领导批准，并在盖章后及时填写合同内容。（三）印章登记与备案1.印章保管人员应建立合同专用章使用登记台账，详细记录印章使用的日期、合同名称、合同编号、用章份数、审批人员等信息。2.定期对合同专用章使用登记台账进行核对和整理，确保台账记录的准确性和完整性。同时，按照公司档案管理规定，将合同专用章使用申请表、相关合同文本等资料进行归档保存，以备查阅。（四）印章挂失与更换1.如发现合同专用章丢失或被盗，印章保管人员应立即向合同部负责人报告，并采取紧急措施防止印章被非法使用。同时，向公安机关报案，并在公司内部发布公告声明印章作废。2.根据公司规定，及时办理合同专用章的挂失和更换手续。更换后的合同专用章应重新进行备案登记，并按照新的印章管理制度进行管理。七、合同部人员管理（一）人员配备合同部应根据工作需要，合理配备专业人员，包括合同管理人员、法律专业人员、财务专业人员等。人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉合同管理流程和法律法规。（二）培训与考核1.定期组织合同部人员参加业务培训，提高其业务水平和综合素质。培训内容包括法律法规、合同管理知识、业务技能等方面。2.建立合同部人员考核制度，对人员的工作业绩、工作态度、专业能力等进行定期考核。考核结果作为人员晋升、奖励、调整薪酬等的依据。（三）职业道德与保密要求1.合同部人员应遵守职业道德