供应商管理内控制度

PAGE供应商管理内控制度一、总则（一）目的为加强公司供应商管理，规范供应商选择、评估、采购等环节的内部控制，确保公司采购活动合法合规、高效有序，保障公司物资供应的质量、及时性和经济性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有与供应商相关的采购活动，包括原材料、零部件、设备、服务等各类物资的采购。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：在供应商选择、评估、采购等环节，遵循公平公正的原则，不偏袒任何一方。3.质量优先原则：优先选择能够提供高质量产品和服务的供应商，确保公司生产运营的顺利进行。4.成本效益原则：在保证物资质量和服务水平的前提下，合理控制采购成本，提高公司经济效益。5.风险防控原则：对供应商管理过程中的各类风险进行识别、评估和防控，确保公司采购活动的稳健性。二、供应商选择（一）供应商信息收集1.建立供应商信息库：通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐、采购人员实地考察等，建立涵盖供应商基本情况、经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等内容的信息库。2.定期更新信息库：对供应商信息库进行定期更新，确保信息的准确性和时效性。（二）供应商筛选1.制定筛选标准：根据公司采购需求和供应商管理目标，制定供应商筛选标准，包括但不限于供应商资质、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.初步筛选：采购部门根据筛选标准对收集到的供应商信息进行初步筛选，确定符合基本条件的供应商名单。（三）供应商实地考察1.考察计划制定：对于初步筛选出的重要供应商，采购部门制定实地考察计划，明确考察目的、内容、时间、人员等。2.实地考察实施：考察人员按照考察计划对供应商进行实地考察，重点考察供应商的生产经营场所、生产设备、质量管理体系、人员配备等情况。3.考察报告撰写：考察人员撰写实地考察报告，对供应商的考察情况进行总结和评价，提出是否推荐为合格供应商的建议。（四）供应商评估与审批1.评估指标设定：建立供应商评估指标体系，包括质量、价格、交货期、售后服务、技术支持等方面的指标。2.评估方法选择：根据评估指标体系，选择合适的评估方法，如打分法、加权平均法等，对供应商进行综合评估。3.评估结果审批：采购部门将供应商评估结果提交公司相关领导审批，确定合格供应商名单。三、供应商日常管理（一）供应商档案管理1.档案建立：为每个合格供应商建立档案，档案内容包括供应商基本信息、评估报告、采购合同、交货记录、质量反馈等。2.档案更新：定期更新供应商档案，确保档案信息的准确性和完整性。（二）供应商绩效评估1.评估周期设定：设定供应商绩效评估周期，一般为每季度或每半年进行一次评估。2.评估指标确定：根据公司采购需求和供应商管理目标，确定供应商绩效评估指标，包括质量指标、交货期指标、价格指标、售后服务指标等。3.评估方法选择：选择合适的评估方法，如统计分析法、问卷调查法等，对供应商绩效进行评估。4.评估结果反馈：将供应商绩效评估结果及时反馈给供应商，要求供应商针对存在的问题进行整改。（三）供应商激励与约束1.激励措施：对于绩效优秀的供应商，给予一定的激励措施，如增加采购份额、优先付款、颁发荣誉证书等。2.约束措施：对于绩效较差的供应商，采取相应的约束措施，如减少采购份额、暂停合作、取消合格供应商资格等。四采购合同管理（一）合同签订1.合同起草：采购部门根据采购需求和供应商协商结果，起草采购合同，明确双方的权利和义务。2.合同审核：采购合同提交公司相关部门进行审核，重点审核合同条款的合法性、完整性、准确性等。3.合同签订：审核通过的采购合同，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订。（二）合同执行1.合同交底：采购部门将采购合同副本分发给相关部门，明确各部门在合同执行过程中的职责。2.合同跟踪：采购部门定期对采购合同执行情况进行跟踪，及时掌握供应商交货进度、质量情况等。3.合同变更：如因市场变化、供应商原因等需要变更采购合同，采购部门应按照公司合同管理规定办理相关手续。（三）合同结算1.结算申请：供应商按照采购合同约定完成交货后，向采购部门提交结算申请，附上相关发票、送货单等凭证。2.结算审核：采购部门对供应商结算申请进行审核，核实交货数量、质量、价格等是否符合合同约定。3.结算付款：审核通过的结算申请，由采购部门提交公司财务部门办理付款手续。五、供应商风险管理（一）风险识别1.建立风险识别机制：通过对供应商管理过程中的各个环节进行分析，识别可能存在的风险，如供应商破产、质量问题、交货延迟、价格波动等。2.定期风险评估：定期对识别出的风险进行评估，确定风险的可能性和影响程度。（二）风险应对1.制定风险应对策略：根据风险评估结果，制定相应的风险应对策略，如风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.实施风险应对措施：采购部门按照风险应对策略实施相应的风险应对措施，如寻找替代供应商、加强质量检验、签订补充协议等。（三）风险监控1.建立风险监控体系：建立供应商风险管理监控体系，对风险应对措施的实施效果进行监控。2.及时调整策略：根据风险监控结果，及时调整风险应对策略，确保风险得到有效控制。六、信息沟通与协调（一）内部沟通1.建立沟通机制：建立采购部门与公司内部其他部门之间的沟通机制，定期召开采购协调会，及时解决采购过程中出现的问题。2.信息共享：采购部门及时向其他部门共享供应商信息、采购合同执行情况等信息，确保各部门之间信息畅通。（二）与供应商沟通1.建立沟通渠道：建立与供应商之间的沟通渠道，如电话、邮件、面谈等，及时了解供应商的生产经营情况、产品质量情况等。2.定期沟通交流：定期与供应商进行沟通交流