采购业务与付款内控制度

PAGE采购业务与付款内控制度一、总则（一）目的为了加强公司采购业务与付款环节的内部控制，规范采购行为，防范采购风险，确保公司资金安全，提高采购效率和经济效益，依据国家相关法律法规和公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购业务及相关付款流程，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购业务与付款活动必须遵守国家法律法规和公司内部规章制度，确保各项活动合法合规。2.全面性原则：涵盖采购业务的各个环节，包括采购计划制定、供应商选择、采购合同签订、采购验收、付款等，实现全过程控制。3.制衡性原则：在采购业务流程中，合理设置各部门和岗位的职责权限，形成相互制约、相互监督的机制，防止舞弊和错误。4.成本效益原则：在保证采购质量和满足公司需求的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。5.风险防范原则：识别、评估和应对采购业务中的各种风险，采取有效的风险控制措施，确保公司利益不受损失。二、采购业务流程控制（一）采购计划制定1.需求部门提出申请：各部门根据业务需要，填写采购申请单，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、用途、预计采购时间等信息，并经部门负责人审核签字。2.采购部门汇总审核：采购部门收到各部门的采购申请单后，进行汇总整理，审核申请的合理性和必要性。对于金额较大或重要的采购项目，需组织相关部门进行会审，综合考虑公司的生产经营计划、库存状况、资金预算等因素，确定最终的采购计划。3.采购计划审批：采购计划经采购部门负责人审核后，报公司分管领导审批。审批通过后的采购计划作为采购业务执行的依据。（二）供应商选择与管理1.供应商开发：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行调查评估，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。根据评估结果，筛选出合格的供应商，纳入公司供应商名录。2.供应商选择：在进行具体采购时，采购人员应从供应商名录中选择合适的供应商进行采购。对于新的采购项目，采购人员应按照公司规定的供应商选择程序，邀请多家供应商参与报价或投标，进行综合比较，选择最优供应商。选择供应商时，应充分考虑其报价、质量、交货期、售后服务等因素，确保采购的物资和服务符合公司要求。3.供应商评估与考核：采购部门定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据评估结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。同时，采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的经营状况和市场变化，确保供应商能够持续稳定地提供优质的产品和服务。（三）采购合同签订1.合同起草与审核：采购部门根据采购业务的具体情况，起草采购合同。合同内容应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同起草完成后，应提交公司法律部门或相关专业人员进行审核，确保合同条款符合法律法规和公司利益。2.合同签订与盖章：经审核通过的采购合同，由采购部门与供应商签订。合同签订后，应按照公司规定的印章管理流程进行盖章，确保合同的法律效力。采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，如财务部门、验收部门等，以便各部门按照合同要求进行后续工作。（四）采购验收1.验收准备：采购部门在采购合同签订后，应及时通知验收部门做好验收准备工作。验收部门应根据采购合同和相关标准，制定验收方案，明确验收人员、验收时间、验收内容、验收方法等。2.到货验收：供应商交货时，验收人员应按照验收方案进行验收。验收内容包括采购物品的数量、规格、型号、质量等方面。验收人员应认真核对采购物品的相关凭证，如发票、送货单、质量检验报告等，确保采购物品与合同要求一致。对于验收合格的采购物品，验收人员应在验收报告上签字确认；对于验收不合格的采购物品，验收人员应及时通知采购部门与供应商协商解决，并做好记录。3.验收结果处理：验收部门应及时将验收结果反馈给采购部门。对于验收合格的采购物品，采购部门应按照合同约定办理付款手续；对于验收不合格的采购物品，采购部门应根据合同约定，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。如因供应商原因导致验收不合格，给公司造成损失的，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。（五）采购付款1.付款申请：采购部门在收到验收部门出具的验收合格报告后，应及时填写付款申请单，详细说明采购业务的基本情况、合同金额、已付款金额、本次申请付款金额等信息，并附上采购合同、发票、验收报告等相关凭证。付款申请单经采购部门负责人审核签字后，提交财务部门审核。2.财务审核：财务部门收到付款申请单后，应按照公司财务管理制度和相关规定进行审核。审核内容包括采购业务的真实性、合法性、合规性，合同条款的执行情况，发票的真实性、有效性等。财务部门在审核过程中，如发现问题应及时与采购部门沟通核实，并提出处理意见。3.付款审批：经财务部门审核通过的付款申请单，报公司分管领导审批。对于金额较大的采购付款，需报公司总经理审批。审批通过后的付款申请单作为财务部门付款的依据。4.付款执行：财务部门根据审批通过的付款申请单，按照合同约定的付款方式和时间进行付款。付款方式包括支票、汇票、电汇、网上银行支付等。在付款过程中，财务部门应严格遵守公司资金管理制度，确保付款安全、准确、及时。三、付款内控制度（一）付款审批流程1.常规付款审批：对于金额较小的采购付款，按照公司规定的分级审批制度进行审批。一般情况下，由采购部门负责人审核签字后，报财务部门负责人复核，最后由公司分管领导审批。2.重大付款审批：对于金额较大或重要的采购付款，实行集体决策审批制度。由采购部门组织相关部门进行会审，形成会审意见后，报公司总经理办公会或董事会审批。在审批过程中，应充分考虑采购业务的必要性、合理性、合规性，以及对公司财务状况和经营成果的影响。（二）付款凭证管理1.付款凭证审核：财务部门在办理付款业务时，应对付款凭证进行严格审核。付款凭证包括采购合同、发票、验收报告、付款申请单等。审核内容包括凭证的真实性、完整性、合法性、有效性等。对于不符合要求的付款凭证，财务部门应拒绝付款，并及时通知采购部门进行整改。2.付款凭证归档：财务部门在完成付款业务后，应及时将付款凭证进行归档保存。付款凭证应按照时间顺序、业务类型等进行分类整理，建立电子和纸质档案，以便日后查阅和审计。付款凭证的保存期限应符合国家法律法规和公司档案管理制度的要求。（三）付款风险防范1.资金安全风险防范：财务部门应加强资金管理，合理安排资金，确保公司资金安全。在付款过程中，应严格遵守公司资金管理制度，控制付款进度和金额，避免出现资金短缺或资金闲置的情况。同时，应加强对银行账户的管理，定期核对银行账户余额，防范资金被盗用或挪用的风险。2.信用风险防范：在选择供应商和确定付款方式时，应充分考虑供应商的信用状况。对于信用等级较低的供应商，应采取适当的风险防范措施，如要求提供担保、缩短付款期限、增加预付款比例等。同时，应加强对供应商的信用跟踪和评估，及时发现和解决信用风险问题。3.法律风险防范：在采购业务和付款活动中，应严格遵守国家法律法规和公司内部规章制度。财务部门应加强对法律法规的学习和研究，及时了解和掌握相关法律法规的变化，确保公司的采购业务和付款活动合法合规。同时，应加强与公司法律部门的沟通协作，及时处理法律纠纷和风险事件，维护公司的合法权益。四、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门应定期对采购业务与付款内控制度的执行情况进行审计监督。审计内容包括采购计划的制定与执行、供应商选择与管理、采购合同签订与履行、采购验收、付款审批与执行等方面。通过审计监督，及时发现内控制度执行过程中存在的问题和风险，并提出改进建议和措施，确保内控制度的有效执行。（二）日常监督检查采购部门和财务部门应加强对采购业务与付款流程的日常监督检查。采购部门应定期对采购合同的执行情况进行跟踪检查，及时了解供应商的交货进度、产品质量等情况，发现问题及时与供应商沟通解决。财务部门应定期对付款业务进行核对和检查，确保付款凭证的真实性、完整性、合法性，以及付款金额的准确性、及时性。同时，各部门应建立健全内部监督检查机制，加强对本部门员工的日常管理和监督，确保各项工作符合内控制度的要求。（三）违规处理对于违反采购业务与付款内控制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。对于情节较轻的违规行为，给予警告、批评教育等处理；对于情节较重的违规行为，给予罚款、降职、撤