存货循环内控制度

PAGE存货循环内控制度一、总则（一）制度目的本存货循环内控制度旨在规范公司存货管理流程，确保存货的安全、完整，提高存货运营效率，保证财务信息的真实、准确，防范存货管理风险，促进公司整体运营目标的实现。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构涉及存货采购、验收、存储、发出、盘点等环节的相关部门和人员。（三）制定依据本制度依据《企业内部控制基本规范》《企业会计准则第1号——存货》以及国家其他相关法律法规和行业标准制定。二、存货采购环节控制（一）采购计划制定1.需求预测各部门应根据销售订单、生产计划以及市场需求变化等因素，定期进行存货需求预测，并提交给采购部门。采购部门应综合考虑各部门需求预测情况，结合存货库存现状，制定合理的采购计划。2.采购预算采购计划应纳入公司年度采购预算管理。采购部门在制定采购计划时，需参考预算额度，确保采购活动在预算范围内进行。对于超出预算的采购项目，应按照公司预算调整流程进行审批。（二）供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门应建立供应商评估体系，从供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面进行综合评估。定期收集供应商信息，更新供应商档案，淘汰不合格供应商。2.供应商准入新供应商加入需经过严格的准入审核。采购部门应要求供应商提供营业执照、税务登记证、生产许可证、产品质量检验报告等相关资质证明文件，并实地考察供应商生产经营状况。只有通过审核的供应商才能进入公司合格供应商名录。3.供应商考核采购部门应定期对供应商进行考核，考核内容包括交货及时性、产品质量合格率、售后服务响应速度等。根据考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不合格供应商采取警告、暂停合作直至淘汰等措施。（三）采购合同签订1.合同起草与审核采购合同应由采购部门负责起草，合同内容应明确采购物资的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。合同起草完成后，需提交给法务部门、财务部门等相关部门进行审核，确保合同条款符合法律法规要求，不存在潜在风险。2.合同签订与执行经审核通过的采购合同，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订。合同签订后，采购部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。如遇合同变更或解除，应按照公司合同管理规定办理相关手续。（四）采购验收1.验收准备采购部门在采购合同约定的交货期前，应通知仓库管理部门做好验收准备工作，包括安排验收人员、准备验收工具和场地等。2.验收流程货物到达后,验收人员应依据采购合同、发票、送货单等相关凭证，对货物的名称、规格、数量、质量等进行逐一核对。对于需要进行质量检验的货物，应按照规定的检验标准和方法进行检验。验收合格的货物，验收人员应在验收单上签字确认，并办理入库手续；验收不合格的货物，应及时通知采购部门与供应商协商处理。三、存货存储环节控制（一）仓库规划与布局1.仓库选址与建设仓库选址应综合考虑交通便利性、周边环境安全性、货物存储要求等因素。仓库建设应符合国家相关建筑标准和消防安全要求，确保仓库具备良好的通风、防潮、防虫、防火、防盗等功能。2.仓库分区与标识仓库应根据存货的类别、特性、用途等进行合理分区，设置原材料区、半成品区、成品区、退货区等不同区域，并设置明显的标识牌。各区域应保持整洁、有序，通道畅通无阻。（二）存货入库管理1.入库手续办理货物验收合格后，仓库管理人员应及时办理入库手续，填写入库单。入库单应详细记录货物的名称、规格、数量、供应商名称、入库日期等信息，并由仓库管理人员、验收人员签字确认。入库单应一式多联，分别传递给采购部门、财务部门等相关部门。2.存货摆放与存储仓库管理人员应按照存货的类别、规格、批次等进行分类存放，遵循先进先出的原则，确保存货摆放整齐、便于查找和盘点。对于有特殊存储要求的存货，如易燃易爆物品、易腐食品等，应按照相关规定进行单独存储和管理。（三）存货保管与养护1.日常巡查仓库管理人员应定期对存货进行巡查，检查存货的存储状况、质量状况等。如发现存货存在损坏、变质、短缺等异常情况，应及时报告并采取相应措施进行处理。2.温湿度控制对于对温湿度有要求的存货，仓库应配备相应的温湿度调节设备，确保仓库内温湿度符合存货存储要求。3.防虫防霉措施仓库应采取有效的防虫防霉措施，如定期喷洒防虫药剂、放置防霉干燥剂等，防止存货受到虫害和霉菌侵害。（四）存货盘点1.盘点计划制定财务部门应会同仓库管理部门制定年度存货盘点计划，明确盘点范围、盘点时间、盘点方法、人员分工等内容。盘点计划应报公司管理层审批后实施。2.实地盘点按照盘点计划，组织相关人员对存货进行实地盘点。盘点过程中，应认真核对存货的数量、规格、质量等信息，并做好记录。对于盘盈、盘亏的存货，应查明原因，填写盘点差异表。3.盘点结果处理盘点结束后，财务部门应根据盘点结果编制盘点报告，分析盘点差异原因，提出处理建议。对于盘盈的存货，应及时调整账务；对于盘亏的存货，应区分责任，属于正常损耗的，经审批后计入当期损益；属于责任人原因造成的，应由责任人赔偿；属于自然灾害等不可抗力因素造成的，应按照相关规定进行处理。四、存货发出环节控制（一）领料审批1.生产领料生产部门根据生产计划填写领料单，注明所需存货的名称、规格、数量等信息，并提交给生产部门负责人审批。生产部门负责人应根据生产任务的合理性和存货库存情况进行审批，确保领料数量与生产需求相符。2.其他领料除生产领料外，其他部门因业务需要领料的，应填写领料单，并按照公司规定的审批流程进行审批。审批通过后，方可到仓库办理领料手续。（二）发货流程1.销售发货销售部门根据销售订单开具发货单，发货单应明确客户名称、货物名称、规格、数量、发货日期等信息。仓库管理人员依据发货单进行备货、发货，并在发货单上签字确认。发货完成后，销售部门应及时将发货信息传递给财务部门，以便进行账务处理。2.其他发货对于因内部调拨、捐赠等原因需要发货的，应按照公司相关规定办理发货手续，填写相应的发货单据，经审批后进行发货操作。（三）退货管理1.退货接收对于客户退回的货物，仓库管理人员应及时接收，并填写退货入库单。退货入库单应注明退货原因、货物名称、规格、数量等信息。2.退货处理仓库管理人员应对退回的货物进行检查，如发现货物存在损坏、变质等问题，应及时与销售部门或相关部门沟通协商处理。对于验收合格的退货货物，应办理入库手续；对于无法再次销售的退货货物，应按照公司规定进行报废处理。五、存货核算与财务控制（一）存货计价1.计价方法选择公司应根据存货的特点和管理要求，选择合适的存货计价方法，如先进先出法、加权平均法、个别计价法等。存货计价方法一经确定，不得随意变更。如需变更，应按照会计政策变更的相关规定进行处理，并在财务报表附注中予以说明。2.成本核算财务部门应按照选定的存货计价方法，对存货采购成本、加工成本、其他成本等进行准确核算。对于采购过程中发生的运输费、装卸费、保险费等相关费用，应按照规定计入存货成本。（二）财务记录与报告1.账务处理财务部门应根据存货采购、入库、发出、盘点等业务活动，及时进行账务处理，确保存货账目记录准确、完整。定期核对存货总账与明细账、存货明细账与仓库保管账，保证账账相符、账实相符。2.财务报告财务部门应按照国家财务报告编制要求，定期编制存货相关财务报表，如资产负债表、利润表中涉及存货的项目等。财务报表应真实、准确、完整地反映公司存货的财务状况和经营成果，并及时报送公司管理层及相关部门。（三）财务监督与审计1.内部审计公司内部审计部门应定期对存货循环内部控制制度的执行情况进行审计监督，检查存货采购、存储、发出等环节的操作流程是否合规，财务记录是否准确，存货管理是否存在风险等。对于审计发现的问题，应及时提出整改建议，并跟踪整改落实情况。2.外部审计公司应按照法律法规要求，聘请具有资质的外部审计机构对公司财务报表进行审计，其中包括对存货项目的审计。外部审计机构应出具审计报告，对公司存货的真实性、准确性、完整性发表审计意见。公司应积极配合外部审计工作，提供相关资料和信息。六、附则（一）制度解释本制度由公司财务部门负责解释。在制度执行过程中，如遇对制度条款理解不一致或存在疑问的情况，各部门应及时与财务部门沟通，由财务部门统一进行解