财务参与采购内控制度

PAGE财务参与采购内控制度一、总则（一）目的为了加强公司采购业务的内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效率，确保公司采购活动合法合规、透明公正、高效有序，保障公司资产安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和公司内部规章制度，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，保障供应商合法权益。3.效益原则：在确保采购质量的前提下，提高采购效率，降低采购成本，实现公司效益最大化。4.内部控制原则：建立健全采购内部控制体系，加强对采购全过程的监督和管理，防范采购风险。（四）职责分工1.采购部门：负责采购计划的制定、供应商的选择与管理、采购合同的签订与执行等工作。2.财务部门：参与采购预算的编制、采购合同的审核、采购付款的结算与监督等工作。3.其他部门：根据实际需求提出采购申请，配合采购部门进行采购工作，并对采购物资或服务进行验收。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据年度工作计划和实际需求，于每年年底前编制下一年度的采购预算。采购预算应详细列出采购项目、规格型号、数量、预计单价、采购时间等内容。2.采购部门对各部门提交的采购预算进行汇总审核，结合公司年度经营目标和资金状况，对采购预算进行调整和平衡，形成公司年度采购预算草案。3.财务部门对采购预算草案进行审核，重点审核预算的合理性、准确性和资金来源的可靠性。审核通过后，报公司管理层审批。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购预算执行情况进行分析和评估，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。（三）预算调整1.当市场价格波动较大、采购需求发生重大变化等原因导致原采购预算无法执行时，采购部门应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的内容、调整后的预算金额等，并附相关证明材料。3.采购部门将预算调整申请报公司管理层审批，经批准后，财务部门对采购预算进行相应调整。三、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商评估和选择标准，包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面。2.采购人员应通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，并对供应商进行实地考察和评估。3.根据供应商评估结果，采购部门确定合格供应商名单，并建立供应商档案。供应商档案应包括供应商的基本信息、资质证明、业绩情况、合作记录等内容。（二）供应商考核1.采购部门定期对供应商进行考核，考核内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.采购人员应收集供应商的相关数据和信息，如产品检验报告、交货记录、客户反馈等，并对供应商进行综合评价。3.根据供应商考核结果，采购部门对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。（三）供应商关系维护1.采购部门应与供应商保持良好的沟通与合作关系，定期与供应商进行交流，及时了解供应商的生产经营情况和市场动态。2.对于供应商提出的合理要求和建议，采购部门应及时给予回应和处理，共同解决合作过程中存在的问题。3.采购部门应建立供应商投诉处理机制，对于供应商的投诉和举报，应及时进行调查和处理，维护供应商的合法权益。四、采购流程控制（一）采购申请1.各部门根据实际需求填写采购申请表，采购申请表应详细列出采购项目、规格型号、数量、预算金额、申请日期等内容。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购申请进行审核，重点审核采购申请的合理性、必要性和预算执行情况。2.对于金额较大或重要的采购项目，采购部门应组织相关部门进行论证和评审，并报公司管理层审批。3.经审批通过的采购申请，采购部门方可组织实施采购活动。（三）采购实施1.采购部门根据采购审批结果，选择合适的采购方式进行采购，如招标采购、竞争性谈判采购、询价采购等。2.采购人员应与供应商签订采购合同，采购合同应明确采购项目、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等内容。3.采购部门应跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同执行过程中存在的问题，确保采购任务按时完成。（四）验收付款1.采购物资或服务到货后，采购部门应组织相关部门进行验收。验收内容包括物资的数量、质量、规格型号等是否符合采购合同要求。2.验收合格后，采购部门应填写验收报告，并将验收报告提交给财务部门。3.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请，确保付款金额准确无误。审核通过后，按照合同约定的付款方式进行付款。五、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析采购过程中可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、付款风险等。2.采购人员应关注市场动态和行业信息，及时发现潜在的风险因素，并采取相应的防范措施。（二）风险评估1.采购部门应根据风险识别结果，对采购风险进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度。2.对于风险较高的采购项目，采购部门应制定专项风险应对措施，降低风险发生的可能性和影响程度。（三）风险应对1.针对不同类型和程度的采购风险，采购部门应采取相应有效的风险应对措施，如加强供应商管理、完善采购合同条款、建立价格预警机制、加强付款管理等。2.采购部门应定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对措施，确保风险得到有效控制。六、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购内部控制制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见。2.采购部门应建立内部监督机制，加强对采购人员的日常管理和监督，防止采购人员违规操作。（二）外部审计1.公司应定期聘请外部审计机构对采购活动进行审计，审计内容包括采购内部控制制度的健