政府部门采购内控制度

PAGE政府部门采购内控制度一、总则（一）目的为了规范政府部门采购行为，加强政府采购内部控制，提高政府采购资金使用效益，防范采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合本部门实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本政府部门及其所属单位使用财政性资金进行的政府采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购资金使用效益最大化。3.公开透明原则：采购信息应当公开透明，接受社会监督。4.公平竞争原则：为供应商提供公平竞争的机会，确保采购活动公正、公平。5.诚实信用原则：采购当事人应当诚实守信，履行各自的义务。（四）职责分工1.采购决策机构：负责对重大采购项目进行决策，审议采购计划、采购方式、采购预算等重要事项。2.采购执行机构：具体组织实施政府采购活动，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。3.采购监督机构：对政府采购活动进行全程监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正等。4.财务部门：负责审核采购预算、支付采购资金等，对采购资金使用情况进行监督管理。5.需求部门：提出采购需求，参与采购文件编制、评标等工作，对采购项目的质量和性能负责。二、采购预算管理（一）预算编制1.需求部门应当根据本部门事业发展规划和工作实际需要，科学合理地编制采购预算。采购预算应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、单价、金额等内容。2.采购预算编制应当遵循“零基预算”原则，充分考虑项目的必要性和可行性，避免盲目申报和重复采购。3.采购预算应当按照财政部门规定的格式和要求进行编制，并报经财政部门审核批准。（二）预算执行1.采购执行机构应当严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自调整采购预算。如因特殊情况需要调整采购预算的，应当按照规定程序报经财政部门批准。2.财务部门应当按照采购合同约定及时支付采购资金，确保采购资金专款专用。同时，应当加强对采购资金使用情况的监督检查，防止资金浪费和挪用。（三）预算调整1.因政策变化、市场价格波动、采购需求变更等原因需要调整采购预算的，需求部门应当及时提出调整申请，并说明调整的原因、内容和金额等。2.采购执行机构应当对需求部门提出的采购预算调整申请进行审核，并报采购决策机构审议。采购决策机构审议通过后，按照规定程序报经财政部门批准。三、采购计划管理（一）计划编制1.采购执行机构应当根据批准的采购预算和采购需求，编制年度采购计划。采购计划应当明确采购项目的名称、采购方式、采购时间、采购组织形式等内容。2.采购计划编制应当遵循统筹兼顾、突出重点、合理安排的原则，优先保障涉及民生、公共安全等重点项目的采购需求。3.采购计划应当按照财政部门规定的格式和要求进行编制，并报采购决策机构审议。采购决策机构审议通过后，报财政部门备案。（二）计划执行1.采购执行机构应当严格按照采购计划组织实施采购活动，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.在采购计划执行过程中，如因特殊情况需要调整采购计划的，采购执行机构应当及时提出调整申请，并说明调整的原因、内容和时间等。采购决策机构审议通过后，按照规定程序报经财政部门批准。（三）计划监督1.采购监督机构应当对采购计划执行情况进行监督检查，及时发现和纠正采购计划执行过程中存在的问题。2.采购执行机构应当定期向采购决策机构报告采购计划执行情况，包括采购项目的进展情况、资金支付情况、存在的问题及解决措施等。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式。采购项目达到公开招标数额标准的，应当采用公开招标方式采购。2.采用公开招标方式采购的，采购执行机构应当按照规定在指定媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.公开招标应当遵循公平、公正、公开的原则，严格按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采用邀请招标方式采购的，采购执行机构应当从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采用竞争性谈判方式采购的，采购执行机构应当成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行谈判。谈判小组应当按照谈判文件规定的谈判程序、评审标准等进行谈判，并确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源采购方式采购的，采购执行机构应当在省级以上财政部门指定的媒体上公示，并将公示情况报财政部门备案。公示无异议后，采购执行机构应当与供应商签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采用询价方式采购的，采购执行机构应当成立询价小组，向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组应当按照询价通知书规定的评审标准等进行评审，并确定成交供应商。（六）采购方式审批1.采购执行机构应当根据采购项目的特点和实际情况，按照规定的采购方式选择适用的采购方式。如因特殊情况需要采用非法定采购方式的，应当报经采购决策机构审议，并按照规定程序报经财政部门批准。2.采购监督机构应当对采购方式的选择和审批情况进行监督检查，确保采购方式选择合法、合规。五、采购文件管理（一）文件编制1.采购执行机构应当根据采购项目的特点和采购方式，编制符合要求的采购文件。采购文件应当包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应当明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、售后服务等内容，以及供应商的资格条件、投标报价要求、评标标准等。3.采购文件编制应当遵循公平、公正、合理的原则，不得含有倾向性、歧视性条款，不得设定不合理的资格条件限制或者排斥潜在供应商。（二）文件审核1.采购文件编制完成后，采购执行机构应当组织相关人员进行审核。审核内容包括采购文件的合法性、合规性、完整性、准确性等。2.采购监督机构应当对采购文件进行监督审核，确保采购文件符合法律法规和相关政策规定。（三）文件发放1.采购执行机构应当按照规定的时间和方式向供应商发放采购文件。采购文件发放应当做好记录，包括发放时间、发放对象、文件内容等。2.供应商应当按照采购文件要求编制投标文件，并在规定的时间内提交投标文件。（四）文件变更1.在采购文件发出后，如因特殊情况需要对采购文件进行变更的，采购执行机构应当及时发布变更公告，并以书面形式通知所有已获取采购文件的供应商。2.采购文件变更应当明确变更的内容、时间等，并要求供应商按照变更后的采购文件编制投标文件。六、采购活动实施（一）开标评标1.采购执行机构应当按照采购文件规定的时间、地点组织开标评标活动。开标评标应当邀请所有投标人参加，并接受社会监督。2.开标应当按照规定的程序进行，公布投标人名称、投标报价、投标文件的主要内容等。评标应当按照招标文件规定的评标标准和方法进行，评标委员会应当客观、公正地履行职责，对投标文件进行评审，并推荐中标候选人。3.采购监督机构应当对开标评标活动进行现场监督，确保开标评标活动公正、公平、公开。（二）谈判协商1.采用竞争性谈判方式采购的，谈判小组应当与供应商就采购货物、工程和服务事宜进行谈判。谈判应当按照谈判文件规定的谈判程序、评审标准等进行，谈判小组应当记录谈判过程和结果。2.谈判过程中，谈判小组应当要求供应商对谈判文件中的技术规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、售后服务等内容进行澄清和说明，并对供应商的报价进行比较和评估。（三）询价采购1.采用询价方式采购的，询价小组应当向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组应当按照询价通知书规定的评审标准等进行评审，并确定成交供应商。2.询价过程中，询价小组应当要求供应商对询价通知书中的技术规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、售后服务等内容进行澄清和说明，并对供应商的报价进行比较和评估。（四）合同签订1.采购执行机构应当根据评标结果、谈判结果、询价结果等，与中标供应商、成交供应商签订采购合同。采购合同应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、单价、金额、交货时间、交货地点、售后服务等内容，以及双方的权利和义务。2.采购合同签订后，采购执行机构应当将采购合同副本报采购监督机构备案。采购监督机构应当对采购合同的签订情况进行监督检查，确保采购合同合法、合规。七、采购验收管理（一）验收标准1.采购执行机构应当根据采购合同约定和相关法律法规规定，制定采购项目的验收标准。验收标准应当明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、性能指标等内容。2.验收标准应当符合国家强制性标准和行业标准，不得低于采购文件规定的要求。（二）验收程序1.采购项目完成后，需求部门应当组织相关人员按照验收标准进行验收。验收人员应当包括需求部门代表、技术专家、质量管理人员等。2.验收过程中，验收人员应当对采购项目的技术规格、数量、质量要求、性能指标等进行逐一核对，并做好验收记录。验收记录应当包括验收时间、验收人员、验收内容、验收结果等。3.验收合格的，验收人员应当签署验收报告。验收报告应当包括采购项目的名称、规格型号、数量、单价、金额、验收时间、验收人员、验收内容、验收结果等内容。验收不合格的，验收人员应当提出整改意见，要求供应商限期整改。供应商整改后，应当重新组织验收。（三）验收监督1.采购监督机构应当对采购项目的验收情况进行监督检查，确保验收程序合规、验收结果真实。2.财务部门应当根据验收报告支付采购资金。如验收不合格的，财务部门应当暂停支付采购资金，并要求采购执行机构督促供应商整改。八、采购档案管理（一）档案内容1.采购档案应当包括采购项目的采购预算、采购计划、采购文件、采购合同、开标评标记录、谈判协商记录、询价采购记录、验收报告等相关资料。2.采购档案应当按照时间顺序和项目类别进行整理归档，确保档案资料完整、准确、规范。（二）档案保管1.采购执行机构应当指定专人负责采购档案的保管工作，建立健全采购档案管理制度。2.采购档案应当妥善保管，防止档案资料丢失、损坏、泄露等。采购档案保管期限应当按照国家有关规定执行。（三）档案查阅1.因工作需要查阅采购档案的，应当按照规定的程序办理查阅手续。查阅人员应当遵守档案管理制度，不得擅自复制、涂改、销毁档案资料。2.涉及国家秘密、商业秘密等敏感信息的采购档案，应当严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。九、监督检查与责任追究（一）监督检查1.采购监督机构应当定期对政府采购活动进行监督检查，检查内容包括采购预算执行情况、采购计划执行情况、采购方式选择情况、采购文件编制情况、采购活动实施情况、采购验收情况、采购档案管理