疫情封控采购内控制度

PAGE疫情封控采购内控制度一、总则（一）目的为应对疫情封控期间公司采购工作面临的特殊挑战，确保采购活动的合规性、高效性和稳定性，保障公司生产经营的正常运转，特制定本疫情封控采购内控制度。（二）适用范围本制度适用于公司在疫情封控期间的所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购等。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.高效性原则：优化采购流程，提高采购效率，在疫情封控期间尽可能减少对生产经营的影响。3.稳定性原则：建立稳定的供应商合作关系，保障物资供应的连续性和稳定性。4.风险防控原则：识别、评估和应对疫情封控期间采购过程中的各类风险，确保采购活动安全可靠。二、采购流程（一）需求预测与计划1.各部门应根据疫情封控期间的生产经营计划，结合库存情况，提前预测物资需求，并制定详细的采购计划。采购计划应明确物资名称、规格型号、数量、预计采购时间等信息。2.采购计划需经部门负责人审核后提交至采购部门。采购部门应综合考虑各部门需求，对采购计划进行汇总和平衡，形成公司整体采购计划。（二）供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门应建立疫情封控期间供应商备选清单，优先选择与公司合作良好、信誉度高、具备较强供应能力和抗风险能力的供应商。对新增供应商进行严格的资质审查和实地考察，确保其符合公司采购要求和疫情防控相关规定。2.供应商沟通与协调采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营状况、物流运输情况以及疫情防控措施等信息。对于因疫情封控导致供应困难的供应商，采购部门应与其协商解决方案，如调整交货时间、增加紧急订单等。3.供应商评估与激励定期对供应商在疫情封控期间的供货表现进行评估，包括交货及时性、产品质量、售后服务等方面。对表现优秀的供应商给予适当的激励措施，如增加订单份额、提供合作优惠等；对表现不佳的供应商进行警告或淘汰处理。（三）采购执行1.采购订单下达采购部门根据审核后的采购计划，向选定的供应商下达采购订单。采购订单应明确物资的详细规格、数量、价格、交货时间、交货地点等条款。在订单下达前，采购人员应与供应商再次确认订单内容，确保双方理解一致。2.采购合同签订对于金额较大或重要的采购项目，应签订采购合同。采购合同应明确双方的权利义务、交货方式、验收标准、付款方式、违约责任等条款。在签订采购合同前，采购部门应会同法务部门对合同条款进行审核，确保合同合法合规。3.采购跟踪与催货采购人员应实时跟踪采购订单的执行情况，及时掌握物资的生产进度、运输情况等信息。对于临近交货期但尚未发货的订单，采购人员应及时与供应商沟通催货，确保物资按时交付。4.到货验收物资到货前，采购部门应通知相关部门做好验收准备工作。验收人员应按照合同约定的验收标准对物资进行严格验收，确保物资的数量、质量、规格等符合要求。对于验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商协商处理，要求供应商更换或补货。（四）付款管理1.付款申请采购部门应在物资验收合格后，及时整理相关发票、验收报告等资料，填写付款申请单。付款申请单应明确付款金额、付款方式、付款期限等信息。付款申请单需经采购部门负责人、财务部门审核后提交至公司管理层审批。2.付款审批公司管理层应根据公司资金状况、采购合同约定等因素，对付款申请进行审批。审批通过后，财务部门按照审批意见办理付款手续。3.付款方式选择在疫情封控期间，应优先选择线上支付等非接触式付款方式，确保付款安全快捷。同时，应根据供应商的实际情况和需求，合理协商付款期限，保障供应商的合法权益。三、风险管理（一）风险识别1.供应中断风险：因疫情封控导致供应商无法正常生产、运输受阻等原因，造成物资供应中断。2.质量风险：由于供应商在疫情期间生产管理可能受到影响，导致物资质量下降。3.价格波动风险：疫情封控可能引发市场供需关系变化，导致物资价格波动。4.物流配送风险：物流运输受阻、交通管制等因素可能影响物资按时交付。5.合规风险：采购活动可能因不符合疫情防控相关规定或法律法规要求而面临风险。（二）风险评估1.采购部门应会同相关部门对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对风险进行等级划分，确定重点关注的风险领域。（三）风险应对1.供应中断风险应对建立多源供应商体系，降低对单一供应商的依赖。与供应商协商建立应急物资储备机制，确保在供应中断时有一定的物资缓冲。提前规划替代物资采购渠道，以便在必要时能够及时获取替代物资。2.质量风险应对加强对供应商的质量监督，要求供应商提供疫情期间的质量控制措施和检测报告。增加到货验收的频次和严格程度，对关键物资进行全检。建立不合格品处理机制，及时与供应商沟通处理不合格物资。3.价格波动风险应对关注市场动态，及时收集价格信息，分析价格走势。与供应商协商签订价格调整条款，根据市场价格波动情况合理调整采购价格。采用套期保值等金融工具，降低价格波动对采购成本的影响。4.物流配送风险应对提前了解物流运输情况，选择可靠的物流合作伙伴。与物流企业协商制定应急物流方案，如备用运输路线、增加运输频次等。合理安排物资交付时间，预留足够的物流运输时间，避免因物流延误导致交货延迟。5.合规风险应对加强对采购人员的培训，提高其对疫情防控相关规定和法律法规的认识。在采购合同中明确双方的疫情防控责任和义务，确保采购活动符合相关要求。定期对采购活动进行内部审计和合规检查，及时发现和纠正违规行为。四、信息管理（一）采购信息收集与整理1.采购部门应建立疫情封控期间采购信息收集渠道，及时收集供应商信息、物资价格信息、物流运输信息等相关资料。2.对收集到的采购信息进行分类整理，建立采购信息数据库，以便于查询和分析。（二）采购信息共享与沟通1.采购部门应定期将采购信息与相关部门进行共享，如生产部门、财务部门等，确保各部门及时了解采购工作进展情况。2.建立采购信息沟通机制，加强采购部门与供应商之间的信息沟通，及时解决采购过程中出现的问题。（三）采购数据分析与利用1.定期对采购数据进行分析，如采购成本分析、物资采购量分析、供应商供货情况分析等。2.通过采购数据分析，总结采购工作中的经验教训，为优化采购流程、降低采购成本提供决策依据。五、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.对审计过程中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.积极配合政府相关部门的监督检查，如实提供采购活动的相关资料和信息。2.关注行业