房管科内控制度

PAGE房管科内控制度一、总则（一）目的为加强房管科的管理，规范工作流程，防范风险，确保房管科各项工作的合法、合规、高效运行，保障公司资产的安全与完整，特制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于房管科全体工作人员，涵盖房产管理、租赁业务、维修维护、档案管理等各项工作。（三）制定依据本制度依据国家相关法律法规，如《中华人民共和国民法典》中关于物权、合同等相关规定，以及行业标准和公司内部管理要求制定。（四）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和政策要求，确保各项工作合法合规。2.全面性原则：涵盖房管科工作的各个环节，不留管理死角。3.制衡性原则：通过合理设置岗位和流程，实现不相容岗位相互分离、相互制约。4.适应性原则：根据公司发展和外部环境变化，及时调整和完善内控制度。5.成本效益原则：在保证内部控制有效性的前提下，合理控制成本，提高工作效率。二、房产管理（一）房产登记1.建立房产台账，详细记录每一处房产的基本信息，包括房产地址、面积、用途、产权归属等。2.定期对房产进行清查盘点，确保账实相符。清查结果应形成报告，对盘盈、盘亏情况进行说明，并提出处理建议。3.及时更新房产信息，如房产用途变更、产权变动等情况，要在规定时间内完成登记变更手续。（二）房产维护1.制定房产维护计划，根据房产的使用年限、实际状况等因素，确定维护项目和周期。2.对于日常维护工作，明确责任人员，确保维护工作及时、有效进行。维护过程中要做好记录，包括维护时间、内容、费用等。3.对于重大维修项目，应进行立项审批。立项申请应包括维修原因、预算、预期效果等内容。经审批通过后，按照规定的招标程序选择施工单位进行维修。维修完成后要进行验收，验收合格后方可支付款项。（三）房产安全管理1.建立房产安全管理制度，加强对房产的安全检查，重点检查消防设施、电气设备、结构安全等方面。2.对发现的安全隐患要及时整改，明确整改责任人、整改期限和整改措施。整改完成后要进行复查，确保安全隐患消除。3.加强对租户或使用人的安全教育，签订安全责任书，明确双方的安全责任。三、租赁业务（一）租赁合同管理1.制定规范的租赁合同文本，明确租赁双方的权利义务、租金标准、租赁期限、违约责任等条款。2.租赁合同签订前，应对承租方的资质、信用等情况进行调查评估。调查内容包括营业执照、税务登记证、财务状况、经营业绩、涉诉情况等。3.租赁合同签订后，要及时进行编号、归档，并按照规定权限将合同信息录入租赁管理系统。4.定期对租赁合同执行情况进行跟踪检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。如承租方逾期支付租金、擅自改变租赁用途等情况，要按照合同约定追究其违约责任。（二）租金收缴1.明确租金收缴流程，规定租金收缴时间、方式和责任人。租金收缴方式可包括现金、银行转账、支票等。2.建立租金催缴机制，对逾期未缴纳租金的承租方，要及时发出催缴通知。催缴通知应明确逾期金额、催缴期限和逾期后果。3.对于长期拖欠租金且经多次催缴无效的承租方，要按照法律程序采取诉讼等措施，维护公司的合法权益。4.定期对租金收缴情况进行统计分析，及时发现租金收缴过程中存在的问题，并提出改进措施。（三）租赁房屋交接1.在租赁房屋交付前，要对房屋进行清洁、修缮，确保房屋符合交付条件。2.与承租方共同进行房屋交接，填写房屋交接清单，明确交接房屋的现状、设施设备等情况。交接清单应由双方签字确认。3.在租赁期满或合同解除时，要按照合同约定和相关规定，及时收回租赁房屋。收回房屋时要进行检查，如发现房屋及设施设备有损坏，要按照合同约定要求承租方进行赔偿或修复。四、维修维护管理（一）维修计划制定1.根据房产实际状况和使用需求，每年年初制定年度维修计划。维修计划应包括维修项目、预算、时间安排等内容。2.维修计划制定过程中，要充分征求使用部门和相关人员的意见，确保维修计划的合理性和可行性。3.对维修计划进行审核，审核内容包括维修必要性、预算合理性、时间安排是否符合实际等。经审核通过后的维修计划要严格执行。（二）维修项目实施1.对于一般性维修项目，可通过内部维修队伍或选择合适的供应商进行维修。维修过程中要严格按照维修标准和操作规程进行施工，确保维修质量。2.对于重大维修项目，要按照规定的招标程序选择施工单位。招标过程要公开、公平、公正，确保选择到资质良好、信誉可靠的施工单位。3.维修项目实施过程中，要加强现场管理，监督施工单位的施工进度、质量和安全。如发现问题要及时要求施工单位整改。4.维修项目完成后，要组织相关人员进行验收。验收内容包括维修质量、工程量、费用等方面。验收合格后方可办理结算手续。（三）维修费用管理1.建立维修费用预算管理制度，严格控制维修费用支出。维修费用预算要根据维修计划和实际情况进行编制，确保预算的准确性。2.维修费用支出要严格按照审批程序进行，审批人要对维修项目的必要性、费用合理性等进行审核。3.加强对维修费用的核算和分析，定期对维修费用进行统计，与预算进行对比分析，找出差异原因，提出改进措施。4.维修费用支付要严格按照合同约定和财务制度进行，确保资金支付安全。五、档案管理（一）档案分类与归档1.对房管科业务档案进行分类，包括房产档案、租赁合同档案、维修档案、安全档案等。2.明确各类档案的归档范围和标准，确保档案资料的完整性和准确性。3.档案形成后，要及时进行整理、装订，并按照分类编号归档。归档过程中要编制档案目录，便于查询和管理。（二）档案保管与借阅1.设立专门的档案保管场所，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫等设施，确保档案安全保管。2.建立档案保管制度，定期对档案进行检查和盘点，发现问题及时处理。3.严格档案借阅手续，借阅人需填写借阅申请表，注明借阅原因、借阅期限等内容。经审批同意后，方可借阅档案。借阅档案要按时归还，如发现档案有损坏、丢失等情况，要追究借阅人的责任。（三）档案销毁1.制定档案销毁制度，明确档案销毁的条件、程序和责任人。2.对已过保管期限、无保存价值的档案，要进行鉴定，确定是否需要销毁。鉴定工作应由相关部门和人员共同参与。3.档案销毁时，要填写档案销毁清单，注明档案名称、数量、销毁时间等内容。销毁清单应由销毁人员、监销人员签字确认。档案销毁过程要进行记录，确保档案销毁工作的合规性。六、岗位设置与职责分工（一）岗位设置房管科应设置房产管理员、租赁业务专员、维修维护工程师、档案管理员等岗位。（二）职责分工1.房产管理员职责负责房产的登记、清查、维护等管理工作。建立和更新房产台账，及时掌握房产信息变化情况。协调房产维护计划的制定和实施，监督维护工作质量。2.租赁业务专员职责负责租赁合同的起草、签订、执行和管理工作。开展承租方资质调查评估，建立承租方信用档案。负责租金收缴工作，及时催缴逾期租金。处理租赁业务中的纠纷和问题。3.维修维护工程师职责制定房产维修计划，审核维修项目预算。组织维修项目的实施，监督施工质量和安全。对维修项目进行验收，办理维修费用结算手续。负责维修技术指导和技术难题解决。4.档案管理员职责负责房管科业务档案的分类、归档、保管和借阅工作。定期对档案进行检查和盘点，确保档案安全完整。按照规定程序进行档案销毁工作。七、监督与检查（一）内部监督1.建立内部监督机制，定期对房管科各项工作进行检查。检查内容包括制度执行情况、工作流程合规性、业务操作准确性等方面。2.设立内部监督岗位或指定专人负责监督工作，对发现的问题要及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.鼓励员工对违规行为进行举报，对举报属实的给予奖励。同时，要保护举报人权益，对打击报复举报人的行为进行严肃处理。（二）外部监督1.积极配合公司内部审计部门的审计工作，提供相关资料和信息，接受审计监督。2.关注国家法律法规和政策变