烟草项目内控制度

PAGE烟草项目内控制度一、总则（一）目的本内控制度旨在规范烟草项目的各项业务流程，确保项目的顺利实施，有效防范风险，提高项目的管理水平和经济效益，保障公司资产安全，促进公司可持续发展，同时符合国家相关法律法规及烟草行业标准要求。（二）适用范围本制度适用于公司所有烟草项目，包括项目的策划、立项、实施、验收及后续评价等全过程。（三）制定依据本制度依据《中华人民共和国烟草专卖法》、《中华人民共和国烟草专卖法实施条例》、《烟草行业内部专卖管理监督工作规范》等相关法律法规以及行业内通行的管理标准和规范制定。（四）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和烟草行业政策，确保项目运营合法合规。2.全面性原则：涵盖烟草项目的各个环节和层面，不留管理死角。3.制衡性原则：在项目流程中合理设置岗位，明确职责权限，形成相互制约、相互监督的机制。4.适应性原则：与公司的战略目标、业务特点及外部环境相适应，不断优化完善。5.成本效益原则：在有效控制风险的前提下，合理权衡控制成本与项目效益，实现资源的优化配置。二、项目立项控制（一）项目发起1.各部门根据公司战略规划、市场需求及业务发展需要，提出烟草项目立项申请。申请应详细说明项目的背景、目标、内容、预期效益、实施计划及风险评估等。2.项目发起部门应对项目的必要性和可行性进行初步论证，确保项目符合公司整体利益和发展方向。（二）立项审批1.公司设立专门的立项审批小组，成员包括公司高层管理人员、相关业务部门负责人及财务、法务等专业人员。2.立项申请提交后，审批小组对项目进行全面审核，重点审查项目的合法性、合规性、技术可行性、经济合理性、风险可控性等。3.根据审核结果，审批小组做出立项与否的决策。对于重大项目，需报公司董事会批准。（三）项目备案1.立项通过的项目，由项目发起部门负责在规定时间内将项目相关信息报公司项目管理部门备案。备案内容包括项目名称、立项依据、实施计划、预算安排等。2.项目管理部门对备案项目进行统一登记和管理，建立项目台账，以便跟踪项目进展情况。三、项目实施控制（一）项目团队组建1.根据项目需求，由项目发起部门牵头，会同人力资源部门组建项目团队。项目团队应具备专业的知识和技能，包括项目管理、烟草业务、技术研发、财务、法务等方面的人员。2.明确项目团队成员的职责分工，签订项目责任书，确保各成员清楚了解自己在项目中的角色和任务。（二）项目计划制定1.在项目团队组建完成后，由项目经理组织制定详细的项目实施计划。计划应包括项目进度安排、质量控制措施、成本预算、风险管理计划等。2.项目计划应具有可操作性和可衡量性，并经项目团队成员讨论通过后报项目管理部门审核备案。（三）项目进度控制1.项目经理负责按照项目计划定期对项目进度进行跟踪检查，及时发现并解决项目执行过程中出现的问题。2.建立项目进度报告制度，项目团队成员定期向项目经理汇报工作进展情况，项目经理定期向项目管理部门及公司高层汇报项目整体进度。3.如项目进度出现偏差，项目经理应及时分析原因，采取有效的纠偏措施，确保项目按时完成。（四）项目质量控制1.制定项目质量标准和验收规范，明确项目各阶段的质量要求和验收方法。2.项目团队成员应严格按照质量标准和规范开展工作，确保项目质量。同时，设立质量监督岗位或指定专人负责对项目质量进行全程监督检查。3.在项目关键节点和完成后，按照验收规范进行质量验收。验收合格后方可进入下一阶段或进行项目结算。（五）项目成本控制1.依据项目预算，对项目成本进行全过程控制。建立成本核算制度，定期对项目成本进行核算和分析。2.严格控制项目费用支出，所有费用报销应符合公司财务制度和项目预算要求，杜绝不合理开支。3.对于项目成本超支情况，应及时分析原因，采取措施加以控制，并报项目管理部门及公司高层备案。（六）项目风险管理1.识别项目可能面临的风险，包括政策风险、市场风险、技术风险、质量风险、安全风险等，并进行风险评估，确定风险等级。2.针对不同风险制定相应的风险应对措施，如风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。3.定期对项目风险进行监控和预警，及时调整风险应对策略，确保项目风险处于可控状态。四）项目采购控制（一）采购计划制定1.根据项目实施计划，由项目团队相关人员制定项目采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、采购时间等。2.采购计划需经项目负责人审核后报公司采购管理部门备案。（二）采购方式选择1.根据采购物资或服务的性质、金额及市场情况等因素，合理选择采购方式。采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等。2.对于符合招标条件的采购项目，应严格按照《中华人民共和国招标投标法》及相关规定进行招标采购，确保采购过程公开、公平、公正。（三）采购过程管理1.采购管理部门负责组织实施采购活动，严格按照采购程序进行操作。在采购过程中，应充分收集供应商信息，进行供应商筛选和评价，建立合格供应商名录。2.与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。3.在采购过程中，加强对采购合同执行情况的跟踪和监督，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。（四）采购验收1.采购物资或服务到货后，由项目团队相关人员会同质量检验部门按照采购合同及质量标准进行验收。2.验收合格的，办理入库手续；验收不合格的，及时与供应商沟通协商解决，如要求供应商退换货、补货或承担相应损失等。五、项目资金管理控制（一）资金预算编制1.项目团队根据项目实施计划和成本预算，编制项目资金预算。资金预算应包括项目各阶段的资金需求、资金来源及资金使用计划等。2.项目资金预算经项目负责人审核后报公司财务部门审核汇总，纳入公司年度资金预算计划。（二）资金筹集1.根据项目资金预算，公司财务部门负责制定资金筹集方案，明确资金筹集渠道和方式。2.按照资金筹集方案及时筹集项目所需资金，确保项目资金按时足额到位，满足项目建设和运营需求。（三）资金使用1.严格按照项目资金预算和公司财务制度使用资金，确保资金专款专用。2.建立资金审批制度，所有资金支出需经项目负责人、财务负责人及公司相关领导审批后方可支付。3.加强对资金使用情况的监控，定期对项目资金使用情况进行检查和分析，防止资金挪用、浪费等现象发生。（四）资金核算与监督1.公司财务部门负责对项目资金进行独立核算，准确记录项目资金的收支情况。2.定期编制项目资金财务报表，向项目管理部门及公司高层汇报项目资金使用情况。3.公司内部审计部门定期对项目资金进行审计监督，检查资金使用的合规性、合理性和效益性，发现问题及时督促整改。六、项目文档管理控制（一）文档分类与归档1.明确项目文档的分类标准，包括项目立项文件、项目计划文件、项目实施过程文件、项目验收文件、项目财务文件、项目合同文件等。2.项目团队成员在项目实施过程中应及时将各自产生的文档资料进行整理和分类，并按照规定的时间和要求提交给项目文档管理人员进行归档。（二）文档保管与借阅1.设立专门的项目文档保管场所，配备必要的保管设备，确保文档资料的安全和完整。2.建立文档借阅制度，明确借阅范围、借阅流程和借阅期限。因工作需要借阅项目文档的，需经项目负责人批准，并办理借阅登记手续。（三）文档保密1.对于涉及公司商业秘密、技术秘密及其他敏感信息的项目文档，应严格按照公司保密制度进行管理，采取必要的保密措施，防止信息泄露。2.项目文档管理人员应与借阅人员签订保密协议，明确双方的保密责任和义务。（四）文档销毁1.项目结束后，按照公司档案管理制度，对已过保管期限且无保存价值的项目文档进行销毁处理。2.文档销毁应制定详细的销毁清单，经项目负责人及相关部门审核批准后，由专人负责实施，并做好销毁记录。七、项目验收控制（一）验收申请1.项目完成后，项目团队应及时整理项目成果，向项目管理部门提交项目验收申请。验收申请应包括项目实施情况总结、项目成果报告、项目质量验收报告、项目成本结算报告等相关资料。2.项目管理部门对验收申请进行初步审核，符合验收条件的，组织成立验收小组。（二）验收小组组成验收小组由公司高层管理人员、项目管理部门、相关业务部门、质量检验部门、财务部门及外部专家等组成。验收小组应具备专业的知识和经验，能够对项目进行全面、客观的评价。（三）验收程序1.验收小组听取项目团队的工作汇报，查阅项目文档资料，实地查看项目成果，对项目的实施情况、质量、成本、效益等进行全面检查和评估。2.验收小组根据验收标准和规范，对项目进行评分或撰写验收意见。验收意见应明确项目是否通过验收，对存在的问题提出整改要求和建议。3.验收小组形成验收报告，经全体成员签字确认后报公司项目管理部门及公司高层审批。（四）验收结果处理1.对于验收合格的项目，项目团队应按照验收意见及时整改存在的问题，并将整改情况报项目管理部门备案。2.对于验收不合格的项目，项目团队应根据验收意见进行限期整改，整改完成后重新申请验收。如多次验收仍不合格，公司将追究项目团队及相关人员的责任。八、项目后续评价控制（一）评价指标设定1.建立项目后续评价指标体系，包括项目目标达成情况、项目经济效益、项目社会效益、项目可持续性等方面的指标。2.评价指标应具有科学性、合理性和可操作性，能够全面、客观地反映项目的实施效果。（二）评价方法选择根据项目特点和评价指标体系，选择合适的评价方法，如对比分析法、层次分析法、模糊综合评价法等。评价方法应能够准确地计算和分析评价指标，得出客观的评价结果。（三）评价实施1.项目结束后一定期限内，由项目管理部门组织开展项目后续评价工作。评价工作可委托专业的评价机构进行，也可由公司内部相关部门组成评价小组自行开展。2.评价小组通过收集项目相关资料、实地调研、问卷调查、专家咨询等方式，获取评价所需的数据和信息，并按照评价方法进行计算和分析。（四）评价报告撰写1.评价小组根