水务采购内控制度

PAGE水务采购内控制度一、总则（一）目的为加强公司水务采购管理，规范采购行为，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司生产运营的正常进行，特制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及水务采购的所有部门和人员，包括但不限于采购部门、使用部门、财务部门、审计部门等。（三）基本原则1.合法性原则：水务采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不偏袒、不歧视，保证竞争的公平性。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购资金的使用效益。4.风险防控原则：识别、评估和控制采购过程中的各种风险，确保采购活动安全可靠。5.信息透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受公司内部和外部的监督。二、采购流程（一）采购需求提出1.使用部门根据生产运营计划和实际需求，定期或不定期提出水务采购需求，填写《水务采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量质量要求、预计采购时间等内容。2.采购申请表需经使用部门负责人审核签字，确保需求的合理性和必要性。对于重大采购项目，还需提交公司管理层审批。（二）采购计划制定1.采购部门收到经审批的采购申请表后，结合库存情况、市场供应状况等因素，制定详细的采购计划。采购计划应明确采购物品或服务的具体规格、数量、采购时间、预算金额等。2.采购计划需报采购部门负责人审核，审核通过后提交财务部门进行预算审核。财务部门根据公司财务状况和预算安排，对采购计划的资金合理性进行审核，并签署意见。（三）供应商选择与管理1.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商数据库。对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面进行调查和评估。2.根据采购项目的特点和要求，从供应商数据库中筛选出若干潜在供应商，向其发送《采购询价函》，要求其提供详细的报价单和产品资料。采购部门对各供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、产品质量可靠、信誉良好的供应商作为候选供应商。3.采购部门组织相关人员对候选供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等。考察结束后，撰写考察报告，作为确定供应商的参考依据。4.采购部门与选定的供应商签订《采购合同》，明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款。合同签订前，需经公司法律顾问审核，确保合同的合法性和有效性。5.采购部门建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作历史、评价结果等，对供应商进行动态管理。定期对供应商的表现进行评估，对于表现不佳的供应商，及时采取警告、暂停合作、终止合作等措施。（四）采购合同执行1.采购部门根据采购合同的约定，及时向供应商发送《采购订单》，明确采购物品或服务的具体要求和交货时间。供应商收到采购订单后，应按照订单要求组织生产和发货。2.采购部门跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施，要求供应商承担违约责任。3.使用部门在收到采购物品或服务后，应按照合同约定进行验收。验收内容包括数量、质量、规格、型号等方面。验收合格后，使用部门填写《采购验收单》，并签字确认。如验收不合格，使用部门应及时通知采购部门，采购部门与供应商协商解决。（五）付款管理1.财务部门根据采购合同和验收单，审核付款申请。付款申请应包括采购物品或服务的名称、数量、金额、付款方式、付款时间等信息。财务部门审核通过后，报公司管理层审批。2.公司管理层审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间，及时向供应商支付款项。付款过程中，财务部门应严格遵守财务管理制度，确保付款的准确性和安全性。3.财务部门定期对采购付款情况进行统计和分析，检查付款是否符合合同约定，是否存在逾期付款等问题。如发现问题，应及时与采购部门和供应商沟通协调，采取措施加以解决。三、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括市场价格波动、供应短缺、供应商垄断等风险，可能导致采购成本增加、采购周期延长、供应中断等问题。2.质量风险：供应商提供的产品或服务质量不符合合同要求，可能影响公司生产运营的正常进行，甚至导致安全事故等严重后果。3.信用风险：供应商信用状况不佳，可能出现违约行为，如逾期交货、提供假冒伪劣产品等，给公司带来经济损失。4.法律风险：采购活动可能涉及法律法规问题，如合同纠纷、知识产权纠纷、反垄断调查等，给公司带来法律风险。5.内部管理风险：采购流程不规范、审批环节缺失、信息沟通不畅等内部管理问题，可能导致采购效率低下、采购成本增加、采购质量下降等风险。（二）风险评估1.采购部门会同相关部门，对识别出的采购风险进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，如风险矩阵、风险评分等。2.根据风险评估结果，对采购风险进行分类分级，确定重点风险领域和关键风险点。对于高风险的采购项目，应采取针对性的风险防控措施。（三）风险应对1.针对市场风险：建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态，合理安排采购时间和数量，采取套期保值等风险管理工具，降低价格波动风险。与多家供应商建立合作关系，避免过度依赖单一供应商，降低供应短缺和供应商垄断风险。2.针对质量风险：加强对供应商的质量管理，要求供应商提供质量保证文件，定期对供应商的产品进行抽检。在采购合同中明确质量标准和违约责任，加强验收环节的管理，确保采购产品或服务的质量符合要求。3.针对信用风险：对供应商进行信用评级，选择信用良好的供应商合作。在采购合同中约定预付款、保证金等条款，降低供应商违约风险。加强对供应商的信用监控，及时发现和解决信用问题。4.针对法律风险：加强对采购人员的法律法规培训，提高法律意识。在采购合同签订前，由公司法律顾问进行审核，确保合同的合法性和有效性。加强对采购活动的合规性检查，及时发现和纠正违法违规行为。5.针对内部管理风险：完善采购流程，明确各部门和人员的职责权限，加强审批环节的管理。建立信息沟通机制，确保采购信息在各部门之间及时、准确传递。加强对采购人员的培训和考核，提高采购人员的业务水平和职业道德素质。四、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门定期对采购活动进行自查，检查采购流程是否合规、采购文件是否齐全、采购合同是否履行等情况。对自查中发现的问题，及时进行整改。2.审计部门定期对采购项目进行审计，审查采购项目的合法性、合规性、效益性等方面。审计内容包括采购需求的合理性、采购方式的选择、供应商的选择与管理、采购合同的签订与执行、付款情况等。审计部门出具审计报告，对审计中发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。3.公司内部设立举报邮箱和举报电话，接受员工对采购活动中违规行为的举报。对于举报信息，公司应及时进行调查核实，对违规行为严肃处理，并保护举报人权益。（二）外部监督1.积极配合政府有关部门的监督检查，如实提供采购活动的相关资料和信息，接受政府部门的指导和监督。2.关注行业协会、媒体等外部机构的监督，及时了解行业动态和社会舆论对公司采购活动的评价，对存在的问题及时进行整改，树立公司良好的社会形象。五、信息管理（一）采购信息收集1.采购部门负责收集与采购活动相关的各类信息，包括市场价格信息、供应商信息、采购政策法规信息、行业动态信息等。2.通过多种渠道收集采购信息，如网络搜索、行业会议、供应商交流、政府部门发布等。对收集到的信息进行整理、分类和分析，为采购决策提供参考依据。（二）采购信息共享1.建立采购信息共享平台，实现采购信息在采购部门、使用部门、财务部门、审计部门等相关部门之间的实时共享。各部门可根据权限在平台上查询和使用采购信息。2.定期召开采购信息沟通会议，由采购部门向其他部门通报采购活动进展情况、市场动态、供应商情况等信息，听取各部门的意见和建议，加强部门之间的沟通与协作。（三）采购档案管理1.采购部门负责建立采购档案，对采购活动中的各类文件和资料进行归档管理。采购档案包括采购申请表、采购计划、采购询价函、报价单、采购合同、采购订单、验收单、付款凭证等。