疫情期间采购内控制度

PAGE疫情期间采购内控制度一、总则（一）目的为加强公司在疫情期间的采购管理，规范采购行为，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、高效进行，保障公司物资供应，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司在疫情期间所有物资及服务的采购活动，包括但不限于防疫物资、生产物资、办公用品等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.合规性原则：严格按照公司内部规定和流程进行采购操作，保证采购过程透明、公正、规范。3.风险防控原则：充分识别和评估疫情期间采购过程中的各类风险，采取有效措施加以防控，降低风险损失。4.应急保障原则：优先保障防疫物资及关键生产物资的采购供应，确保公司运营和疫情防控工作的顺利开展。5.成本效益原则：在满足公司需求的前提下，合理控制采购成本，提高采购资金使用效益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，对采购过程中的重大事项进行决策。（二）采购执行部门采购部门作为公司采购活动的执行机构，负责具体采购业务的实施。其主要职责包括：1.根据公司需求，制定采购计划和预算。2.寻找、筛选合格的供应商，建立供应商档案。3.组织采购谈判，签订采购合同。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。5.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议。（三）需求部门各需求部门负责提出物资及服务的采购需求，明确采购规格、数量、质量要求等，并对采购结果进行验收。其主要职责包括：1.根据公司业务发展和实际需求，及时准确地提交采购申请。2.参与采购过程中的技术、质量等方面的评审工作。3.负责采购物资及服务的验收工作，确保符合公司要求。（四）其他相关部门财务部门负责审核采购预算、支付采购款项等财务管理工作；审计部门负责对采购活动进行审计监督，确保采购行为合法合规。三、采购计划与预算（一）采购计划制定1.需求部门应根据公司业务计划、疫情防控要求及库存情况，提前制定采购需求计划。采购需求计划应明确物资及服务的名称、规格、数量、预计采购时间等详细信息。2.采购部门汇总各需求部门的采购需求计划，结合市场供应情况和公司实际情况，制定年度、季度和月度采购计划。采购计划应具有前瞻性和灵活性，充分考虑疫情期间市场波动等因素。（二）采购预算编制1.采购部门根据采购计划编制采购预算，采购预算应包括采购物资及服务的价格、运输费用、税费等各项成本。2.财务部门对采购预算进行审核，确保预算编制合理、准确。采购预算经公司审批后，作为采购活动的资金控制依据。（三）采购计划与预算调整1.在采购计划执行过程中，如因疫情变化、业务调整等原因需要调整采购计划和预算，需求部门应及时提出申请，说明调整原因和内容。2.采购部门对调整申请进行审核，会同财务部门等相关部门进行评估，提出调整建议。调整建议经公司审批后执行。四、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、生产经营资质、信用状况等方面。2.根据采购需求和供应商资格审查情况，选择若干家合格的供应商作为候选供应商。对候选供应商进行实地考察或问卷调查，了解其生产能力、产品质量、售后服务等方面的情况。3.采购部门组织相关部门对候选供应商进行综合评审，评审内容包括价格、质量、交货期、售后服务等方面。根据评审结果，确定最终供应商。（二）供应商评估与考核1.建立供应商评估与考核机制，定期对供应商的表现进行评估和考核。评估与考核内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作配合度等方面。2.采购部门收集供应商的相关信息，如交货记录、质量检验报告、客户反馈等，作为评估与考核的依据。根据评估与考核结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。3.对于优秀供应商，给予一定的奖励和优惠政策，如优先采购、延长付款期限等；对于不合格供应商，及时进行整改或淘汰。（三）供应商风险管理1.识别疫情期间供应商可能面临的风险，如原材料供应中断、生产能力下降、物流受阻等。对供应商风险进行评估，确定风险等级。2.针对不同等级的供应商风险，采取相应措施进行防控。如与供应商签订风险分担协议，要求供应商提供备用供应渠道；建立供应商应急联络机制，及时沟通协调解决问题等。五、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据采购需求计划，填写采购申请表。采购申请表应包括采购物资及服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间、申请理由等详细信息。2.采购申请表经需求部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购需求的合理性、采购预算的合规性等。2.根据采购申请的金额和重要性，按照公司审批权限规定，提交相关领导审批。采购申请经审批通过后，进入采购实施阶段。（三）采购实施1.采购部门根据审批通过的采购申请，选择合适的采购方式进行采购。采购方式包括招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等。2.对于招标采购，采购部门按照国家法律法规和公司相关规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等工作。对于竞争性谈判采购、询价采购等方式，采购部门组织相关人员与供应商进行谈判、询价，确定成交供应商。3.采购部门与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确物资及服务的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货期、付款方式、售后服务等条款。采购合同经双方签字盖章后生效。（四）采购验收1.需求部门负责采购物资及服务的验收工作。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购物资及服务的数量、质量进行检验。2.验收合格后，验收人员填写验收报告，验收报告应包括采购物资及服务的名称、规格、数量、验收情况等内容。验收报告经验收人员签字后，提交给采购部门和财务部门。3.如验收不合格，需求部门应及时通知采购部门与供应商协商解决。供应商应按照合同约定进行整改或退换货，直至验收合格。（五）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请。采购付款申请应包括采购合同编号、物资及服务名称、数量、金额、付款方式等信息。2.财务部门审核通过后，按照公司财务制度和采购合同约定，办理采购付款手续。采购付款方式包括支票、汇票、电汇、网上支付等。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.识别疫情期间采购过程中可能面临的风险，如市场价格波动风险、供应商违约风险、物资质量风险、物流配送风险、政策法规风险等。2.对识别出的风险进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，对风险进行分类排序，确定重点风险。（二）风险应对措施1.针对市场价格波动风险，建立价格监测机制，及时掌握市场价格动态。与供应商协商签订价格调整条款，或采用套期保值等金融工具进行风险对冲。2.针对供应商违约风险，加强供应商管理与考核，选择信誉良好的供应商。在采购合同中明确违约责任和赔偿条款，增加供应商违约成本。3.针对物资质量风险，加强采购验收环节管理，严格按照标准进行检验。要求供应商提供质量保证文件，对重要物资进行抽检或委托第三方检测机构进行检测。4.针对物流配送风险，提前了解物流运输情况，选择可靠的物流供应商。与物流供应商签订运输合同，明确运输责任和赔偿条款。如遇物流受阻，及时调整运输方式或寻找替代物流渠道。5.针对政策法规风险，密切关注国家政策法规变化，及时调整采购策略。确保采购活动符合政策法规要求，避免因违规行为导致的风险损失。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估。收集风险相关信息，如市场价格变化、供应商履约情况、物资质量反馈等。2.设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号。采购部门和相关部门根据预警信号，采取相应的风险应对措施，及时化解风险。七、信息管理与沟通协调（一）采购信息管理1.建立采购信息管理系统，对采购计划、采购申请、采购合同、供应商信息、验收报告、付款记录等采购相关信息进行集中管理。2.采购信息管理系统应具备信息录入、查询、统计、分析等功能，方便采购人员和相关部门及时获取采购信息，为采购决策和管理提供支持。（二）沟通协调机制1.建立采购部门与需求部门、供应商、财务部门、审计部门等相关部门的沟通协调机制，明确沟通方式、沟通频率和沟通内容。2.采购部门定期组织召开采购工作协调会，通报采购工作进展情况，协调解决采购过程中存在的问题。及时与需求部门沟通采购需求变化情况，与供应商沟通交货期、质量等问题，与财务部门沟通付款事宜，与审计部门沟通审计监督要求等。八、监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。2.采购部门应配合审计部门的工作，提供相关资料和信息。对于审计发现的问题，及时进行整改，并将整改情况报告给审计部门。（