资源科内控制度

PAGE资源科内控制度一、总则（一）目的本内控制度旨在规范资源科的各项业务活动，加强资源管理，提高资源利用效率，防范风险，确保资源科的运营符合法律法规及行业标准要求，保障公司资产安全，促进公司可持续发展。（二）适用范围本制度适用于资源科全体员工，涵盖资源科所涉及的各类资源管理活动，包括但不限于资源的采购、存储、使用、调配、处置等环节。（三）制定依据本制度依据国家相关法律法规，如《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》等，以及行业通行的资源管理标准和公司的实际情况制定。（四）基本原则1.合法性原则：资源科的一切活动必须遵守国家法律法规和行业规范，确保资源管理活动合法合规。2.全面性原则：内控制度覆盖资源科业务活动的全过程，包括各个环节和岗位，不留死角。3.制衡性原则：通过合理设置岗位和职责分工，确保各项业务活动相互制约、相互监督，防止权力滥用和舞弊行为。4.适应性原则：内控制度应与公司的发展战略、业务特点和管理要求相适应，并随着内外部环境的变化及时进行调整和完善。5.成本效益原则：在保证内控制度有效性的前提下，充分考虑实施成本，以合理的控制成本实现最佳的控制效果。二、岗位设置与职责分工（一）岗位设置资源科根据业务需要，设置资源采购岗、资源存储岗、资源使用岗、资源调配岗、资源处置岗等岗位。（二）职责分工1.资源采购岗负责制定资源采购计划，根据公司需求和库存情况，合理确定采购数量和时间。寻找合格的供应商，进行供应商评估和选择，建立供应商档案。组织采购谈判，签订采购合同，确保采购合同条款符合公司利益和法律法规要求。跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题，确保资源按时、按质、按量供应。2.资源存储岗负责资源的入库验收工作，核对资源的数量、质量、规格等与采购合同的一致性，对验收合格的资源办理入库手续。按照规定的存储方式和条件，对资源进行分类存放，确保资源存储安全，防止资源损坏、变质、丢失等情况发生。建立资源库存台账，定期盘点库存资源，保证账实相符，及时发现和处理库存异常情况。3.资源使用岗根据工作需要，按照规定的流程申请使用资源，填写资源使用申请表。合理使用资源，提高资源利用效率，避免浪费，确保资源使用符合公司规定和业务要求。对使用过程中发现的资源问题及时反馈给相关部门，协助进行处理。4.资源调配岗负责协调公司内部各部门之间的资源调配，根据业务需求和资源状况，制定合理的资源调配方案。跟踪资源调配执行情况，及时解决调配过程中出现的问题，确保资源能够及时、准确地调配到需要的部门。定期统计资源调配情况，分析资源利用效率，为资源管理决策提供数据支持。5.资源处置岗负责对闲置、报废等需要处置的资源进行评估和鉴定，提出处置意见。根据公司规定的处置程序，办理资源处置手续，包括拍卖、转让、报废等，确保处置过程合法合规。对资源处置收入进行核算和管理，及时上缴公司财务部门。三、资源采购控制（一）采购计划制定1.资源采购岗应定期收集各部门的资源需求信息，结合公司的业务发展规划、库存状况等因素，制定年度、季度和月度资源采购计划。2.采购计划应明确采购资源的名称、规格、数量、预计采购时间等内容，并报经相关领导审批后执行。（二）供应商管理1.建立供应商评估机制，从供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评估，选择合格的供应商。2.对新供应商进行实地考察，了解其生产经营情况、质量管理体系等，确保其具备供应能力和良好的合作意愿。3.定期对供应商进行考核，根据考核结果调整供应商名单，对于不符合要求的供应商及时淘汰。（三）采购合同管理1.采购合同应采用书面形式，并明确双方的权利和义务，包括资源的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，必须由公司法律顾问进行审核，确保合同条款合法合规，避免法律风险。3.采购合同签订后，应及时将合同副本交相关部门存档，并跟踪合同执行情况，确保双方按照合同约定履行义务。（四）采购过程监督1.建立采购过程监督机制，对采购活动进行全程监督，防止采购过程中的违规行为，如收受回扣、谋取私利等。2.采购人员应严格遵守采购程序和相关规定，不得擅自变更采购计划、采购标准和采购方式。3.对于采购过程中的重大事项，如采购金额较大、采购方式变更等，应及时向上级领导汇报，并按照规定进行审批。四、资源存储控制（一）入库验收1.资源到货后，资源存储岗应及时组织相关人员进行入库验收，验收内容包括资源的数量、质量、规格、型号等是否与采购合同一致。2.验收合格的资源应及时办理入库手续，填写入库单，注明资源名称、规格、数量、入库时间等信息，并由验收人员签字确认。3.对于验收不合格的资源，应及时与供应商联系，要求其更换或处理，同时做好记录，并跟踪处理结果。（二）存储管理1.根据资源的特性和存储要求，选择合适的存储场所和存储方式，确保资源存储安全。2.对存储的资源进行分类标识，便于识别和管理，同时建立资源存储台账，详细记录资源的出入库情况。3.定期对存储的资源进行检查和盘点，查看资源的存储状况是否良好，有无损坏变质等情况发生，如发现问题应及时采取措施进行处理。（三）库存盘点1.制定库存盘点计划，定期对库存资源进行全面盘点，盘点周期可根据实际情况确定，一般为月度、季度或年度。2.盘点人员应认真核对库存资源的实际数量与库存台账记录是否一致，同时检查资源的质量状况。3.盘点结束后，应编制库存盘点报告，对盘点结果进行分析，如发现账实不符等问题，应查明原因并及时调整库存台账，同时提出改进措施和建议。五、资源使用控制（一）使用申请1.各部门因工作需要使用资源时，应填写资源使用申请表，注明资源名称、规格、数量、使用时间、使用原因等信息，并经部门负责人审批后提交给资源使用岗。2.资源使用申请表应按照规定的格式填写，内容真实、准确、完整，不得虚报、瞒报资源使用情况。（二）审批流程1.资源使用岗收到资源使用申请表后，应进行初步审核，检查申请表填写是否规范、审批手续是否齐全等。2.对于金额较小、使用频率较高的资源使用申请，可由资源使用岗直接审批；对于金额较大、重要性较高的资源使用申请，应报经相关领导审批。3.审批通过的资源使用申请表应及时传递给资源存储岗，以便安排资源发放。（三）使用监督1.资源使用岗应定期对各部门的资源使用情况进行检查和统计，了解资源的使用效率和使用效果，发现问题及时督促相关部门进行整改。2.各部门应严格按照批准的资源使用申请表使用资源，不得擅自改变资源用途或超量使用资源。3.对于资源使用过程中出现的浪费、损坏等情况，应查明原因，追究相关人员的责任，并采取措施进行改进。六、资源调配控制（一）调配计划制定1.资源调配岗应根据公司业务发展需求、各部门资源使用情况以及库存状况等因素，定期制定资源调配计划。2.调配计划应明确调配资源的名称、规格、数量、调配方向、调配时间等内容，并报经相关领导审批后执行。（二）调配流程1.根据资源调配计划，资源调配岗向资源存储岗下达资源调配指令，资源存储岗按照指令进行资源发放和出库操作。2.资源调出部门和调入部门应及时办理资源交接手续，填写资源交接清单，注明资源名称、规格、数量、交接时间等信息，并由双方签字确认。3.资源调配过程中，如出现资源短缺、运输损坏等问题，资源调配岗应及时协调解决，确保资源调配工作顺利进行。（三）调配记录与统计1.建立资源调配台账，详细记录每次资源调配的情况，包括调配时间\调配资源名称、规格、数量、调出部门、调入部门等信息。2.定期对资源调配情况进行统计分析，评估资源调配效果，为资源管理决策提供数据支持，如发现资源调配不合理等问题，应及时调整调配计划。七、资源处置控制（一）处置评估1.对于闲置、报废等需要处置的资源，由资源处置岗组织相关人员进行评估，评估内容包括资源的现状、使用价值、市场价值等。2.根据评估结果，提出处置意见，如拍卖、转让、报废等，并报经相关领导审批。（二）处置程序1.对于需要拍卖或转让的资源，应按照公司规定的程序进行公开拍卖或寻找合适的受让方，签订转让合同。2.对于报废的资源，应按照环保等相关法律法规的要求进行妥善处理，确保不对环境造成污染。3.资源处置过程中，应严格遵守相关法律法规和公司规定，确保处置过程合法合规，防止国有资产流失。（三）处置收入管理1.资源处置收入应及时足额上缴公司财务部门，纳入公司统一核算管理。2.财务部门应按照规定对处置收入进行账务处理，确保处置收入的真实性、准确性和完整性。八、风险管理（一）风险识别与评估1.定期对资源科的业务活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场风险、信用风险、操作风险、法律风险等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对识别出的风险进行评估，确定风险等级，为风险应对提供依据。（二）风险应对措施1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施，如风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.对于市场风险，可通过加强市场调研、优化采购策略等方式进行应对；对于信用风险，应加强供应商管理和信用评估；对于操作风险，应完善内部控制制度，加强员工培训和监督；对于法律风险，应加强合同管理和法律咨询。（三）风险监控与预警1.建立风险监控机制，定期对风险状况进行监控，及时发现风险变化情况。2.设置风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，提醒相关人员采取措施进行应对，防止风险扩大。九、信息与沟通（一）信息收集与整理1.资源科应建立健全信息收集渠道，及时收集与资源管理相关的各类信息，包括市场信息、供应商信息、库存信息、使用情况信息等。2.对收集到的信息进行整理和分析，提取有价值的信息，为资源管理决策提供支持。（二）信息传递与共享1.建立信息传递机制，确保资源科内部各岗位之间、与公司其他部门之间的信息能够及时、准确地传递和共享。2.利用信息化手段，如建立资源管理信息系统，实现资源采购、存储、使用、调配、处置等环节的信息实时更新和共享，并方便相关人员查询和使用。（三）沟通协调1.加强资源科内部各岗位之间的沟通协调，建立良好的工作协作关系，确保各项资源管理工作顺利开展。2.积极与公司其他部门沟通协调，了解各部门的资源需求和意见建议，及时解决资源管理过程中出现的问题，共同推动公司整体业务发展。十、内部监督（一）监督机制建立1.建立健全资源科内部监督机制，明确监督职责和监督流程，确保内控制度的有效执行。2.设立专门的内部监督岗位或指定专人负责内部监督工作，定期对资源科的业务活动进行检查和监督。（二）监督内容与方式1.监督内容包括资源采购、存储、使用、调配、处置等各个环节的业务操作是否符合内控制度要求，各项岗位职责是否履行到位等。2.监督方式可采用定期检查、不定期抽查、专项审计等方式，对发