政府采购管理内控制度

PAGE政府采购管理内控制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织政府采购管理，规范采购行为，防范采购风险，提高采购资金使用效益，依据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及政府采购活动的所有部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求。2.公正性原则：确保采购过程公平、公正，维护各方合法权益。3.公开性原则：采购信息应依法依规公开，接受监督。4.效益性原则：提高采购资金使用效益，实现物有所值。5.内部控制原则：建立健全内部控制机制，防范采购风险。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门工作需要和事业发展规划，在每年规定时间内提出下一年度政府采购预算申请。2.申请内容应详细、准确，包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等。3.财务部门负责对各部门采购预算进行汇总、审核，结合公司/组织年度财务状况和资金安排，提出预算调整建议，报管理层审批。（二）预算执行1.采购预算一经批准，必须严格执行。各部门应按照预算安排组织实施采购活动，不得擅自调整或变更。2.如因特殊情况确需调整采购预算，应按照规定程序办理审批手续。（三）预算监督1.财务部门定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现问题并提出改进措施。2.审计部门负责对采购预算执行情况进行审计监督，确保预算执行的合规性和有效性。三、采购需求管理（一）需求提出1.使用部门根据实际工作需要，详细填写采购需求申请表，明确采购项目的功能、性能、质量、服务等要求。2.采购需求应符合法律法规、行业标准和公司/组织实际情况，避免提出过高或过低的不合理要求。（二）需求论证1.对于金额较大、技术复杂或专业性较强的采购项目，应组织相关专家或专业人员进行需求论证。2.论证内容包括采购需求的合理性、可行性、必要性等，形成论证报告。（三）需求调整1.在采购过程中，如因市场变化、技术发展等原因需要调整采购需求，应按照规定程序办理审批手续。2.调整后的采购需求应重新进行论证，并及时通知相关部门和供应商。四、采购方式选择（一）公开招标1.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式。2.公开招标应按照法定程序进行，包括发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照规定程序进行审批，并在指定媒体上公示。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应成立询价小组，向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，确定成交供应商。五、采购文件管理（一）招标文件编制1.招标文件应根据采购项目特点和需求编制，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。2.招标文件应符合法律法规和行业标准要求，不得含有歧视性、倾向性条款。（二）招标文件审核1.招标文件编制完成后，应提交采购部门负责人、法律合规部门等相关人员进行审核。2.审核内容包括招标文件的合法性、合规性、完整性、公正性等，确保招标文件质量。（三）招标文件发售1.招标文件应按照规定时间和地点发售，发售时应向潜在供应商提供招标文件的书面文本和电子文档。2.发售招标文件应收取适当的费用，费用标准应符合国家有关规定。（四）招标文件澄清与修改1.在招标文件发售期间，如潜在供应商对招标文件有疑问或异议，应及时提出。采购部门应在规定时间内给予澄清或答复。2.在投标截止时间前，如需要对招标文件进行修改，应按照规定程序通知所有已获取招标文件的潜在供应商，并相应延长投标截止时间。六、采购活动组织（一）采购项目实施计划1.采购部门应根据采购项目特点和要求，制定详细的采购项目实施计划，明确采购流程、时间节点、责任人等。2.采购项目实施计划应报管理层审批后组织实施。（二）采购活动组织实施1.采购部门应按照采购项目实施计划组织采购活动，确保采购过程的顺利进行。2.在采购活动组织过程中，应严格遵守法律法规和公司/组织内控制度要求，确保采购活动的合法性、合规性。（三）采购活动记录1.采购部门应建立采购活动记录制度，对采购活动的全过程进行详细记录。2.采购活动记录应包括采购项目名称、采购方式、采购日期、采购程序、参与人员、采购文件、中标（成交）供应商等内容。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目中标（成交）后，采购部门应及时与中标（成交）供应商签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。3.采购合同应符合法律法规和行业标准要求，采用书面形式，并加盖双方公章。（二）合同审核1.采购合同签订前，应提交法律合规部门、财务部门等相关人员进行审核。2.审核内容包括合同的合法性、合规性、完整性、条款合理性等，确保合同质量。（三）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。2.采购部门应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。（四）合同变更与终止1.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更或终止合同，应按照规定程序办理审批手续，并签订补充协议或终止协议。2.合同变更或终止后，应及时清理相关债权债务，确保双方权益不受损害。八、采购验收管理（一）验收准备1.采购项目到货前，采购部门应通知使用部门、质量检验部门等相关人员做好验收准备工作。2.验收准备工作包括制定验收方案、准备验收工具、组织验收人员培训等。（二）验收实施1.采购项目到货后，应按照验收方案组织实施验收。2.验收人员应按照合同约定的质量标准、技术规格等要求，对采购项目的数量、质量、规格、型号等进行逐一核对和检验。3.验收过程中，如发现采购项目存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，应及时通知供应商进行整改或处理。（三）验收报告1.验收结束后，验收人员应编写验收报告，详细记录验收情况和验收结果。2.验收报告应经验收人员签字确认，并加盖验收部门公章。（四）验收结果处理1.如验收合格，采购部门应及时办理付款手续，并将采购项目交付使用部门。2.如验收不合格，采购部门应按照合同约定要求供应商限期整改或退换货物，直至验收合格。如供应商拒不履行义务，应依法追究其违约责任。九、采购绩效评价（一）评价指标设定1.建立采购绩效评价指标体系，包括采购成本、采购质量、采购效率、服务满意度等方面的指标。2.采购绩效评价指标应科学合理、客观公正，具有可操作性和可衡量性。（二）评价方法选择1.采用定性与定量相结合的评价方法，对采购绩效进行综合评价。2.定量评价可采用对比分析、趋势分析等方法；定性评价可采用专家评价、用户评价等方法。（三）评价周期确定1.根据采购项目特点和实际情况，确定采购绩效评价周期。2.一般采购项目的绩效评价周期为一年，重大采购项目可根据实际需要缩短评价周期。（四）评价结果应用1.采购绩效评价结果应作为改进采购工作、加强采购管理的重要依据。2.对于采购绩效评价结果优秀的部门和个人，应给予表彰和奖励；对于采购绩效评价结果较差的部门和个人，应进行通报批评，并责令其限期整改。十、监督检查与责任追究（一）监督检查机制1.建立健全政府采购监督检查机制，明确监督检查部门和职责。2.监督检查部门应定期或不定期对政府采购活动进行监督检查，确保采购活动的合法性、合规性。（二）内部监督1.公司/组织内部审计部门负责对政府采购活动进行内部审计监督，检查采购项目预算执行情况、采购程序合规性、采购合同履行情况等。2.财务部门负责对政府采购资金使用情况进行监督检查，确保资金使用的合理性和合规性。（三）外部监督1.接受政府采购监管部门的监督检查，积极配合监管部门的工作，及时整改存在的问题。2.主动接受社会监督，通过公开采购信息、设立举报电话等方式，接受社会公众对政府采购活动的监督。（四）责任追