湖南单位采购内控制度

PAGE湖南单位采购内控制度一、总则（一）目的为加强湖南单位采购内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效率，确保采购活动合法合规、公开透明、公平公正，保障单位各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于湖南单位（以下简称“单位”）内部的各类采购活动，包括但不限于货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、准确、及时地公开，采购过程应接受内外部监督，保证采购活动的透明度。3.公平公正原则：对待所有供应商应一视同仁，不得歧视或偏袒任何一方，确保采购结果公平公正。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。5.内部控制原则：建立健全采购内部控制体系，对采购活动的各个环节进行有效控制，防范采购风险。二、采购组织与职责（一）采购决策机构单位设立采购决策机构，负责对重大采购事项进行决策。采购决策机构由单位领导班子成员、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购政策、制度和流程。2.审批年度采购计划和重大采购项目预算。3.对采购项目的立项、采购方式、供应商选择等重大事项进行决策。（二）采购执行部门单位指定专门的采购执行部门，负责具体采购活动的组织实施。采购执行部门应配备专业的采购人员，其职责包括：1.根据单位需求，编制采购计划和采购文件。2.组织采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、开标评标、签订采购合同等。3.负责与供应商沟通协调，跟踪采购合同执行情况，及时处理采购过程中的问题。4.建立供应商档案，对供应商进行评价和管理。（三）采购监督部门单位设立采购监督部门，负责对采购活动进行全程监督。采购监督部门可以是内部审计部门或其他相关部门，其职责包括：1.监督采购政策、制度和流程的执行情况。2.审查采购文件、采购合同等相关资料，确保其合法合规。3.参与采购项目的开标评标等活动，对采购过程进行现场监督。4.受理对采购活动的投诉举报，对违规行为进行调查处理。（四）需求部门单位各需求部门负责提出采购需求，配合采购执行部门开展采购活动。其职责包括：1.根据工作需要，准确、详细地填写采购申请表，明确采购项目的名称、规格、数量、技术要求等。2.参与采购文件的编制和评审，提供技术支持和专业意见。3.协助采购执行部门与供应商进行沟通协调，验收采购货物或服务。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据年度工作计划和实际工作需要，在每年规定时间内编制采购预算草案，明确采购项目的名称、数量、预算金额等内容。2.采购执行部门对各需求部门提交的采购预算草案进行汇总审核，结合单位财力状况和采购政策要求，提出调整建议，形成年度采购预算方案。3.年度采购预算方案经单位财务部门审核后，报采购决策机构审批。审批通过后的采购预算应严格执行，不得随意调整。（二）预算执行1.采购执行部门应按照批准的采购预算组织采购活动，严格控制采购成本，确保采购资金使用合理、合规。2.对于超预算采购项目，应按照规定的审批程序进行追加预算申请，经批准后方可实施采购。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金的使用情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如因特殊原因需要调整采购预算，需求部门应提出书面申请，详细说明调整的原因、内容和金额。2.采购执行部门对预算调整申请进行审核，提出审核意见后报采购决策机构审批。3.经批准的预算调整事项应及时通知财务部门和相关部门，确保采购活动顺利进行。四、采购流程控制（一）采购申请1.各需求部门根据工作需要，填写采购申请表，明确采购项目的基本信息、技术要求、预算金额、预计采购时间等内容。2.采购申请表应经部门负责人审核签字后，提交给采购执行部门。（二）采购审批1.采购执行部门收到采购申请表后，对采购项目进行初步审核，包括采购需求的合理性、预算的合规性等。2.对于金额较小的采购项目，由采购执行部门负责人审批；对于金额较大或重大采购项目，应提交采购决策机构审批。3.采购审批通过后，采购执行部门方可开展采购活动。（三）采购文件编制1.根据采购项目的特点和需求，采购执行部门编制采购文件，包括采购公告、招标文件、询价文件、谈判文件等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。3.在编制采购文件过程中，采购执行部门应充分征求需求部门和相关专家的意见，必要时组织现场勘查和答疑会。（四）供应商选择与管理1.采购执行部门通过多种渠道发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。采购信息应包括采购项目的基本情况、采购文件获取方式、报名截止时间等。2.对报名参加采购活动的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等。3.根据采购文件规定的评标标准，组织开标评标活动，对供应商的投标文件进行评审，确定中标供应商或成交供应商。4.与中标供应商或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应符合法律法规和采购文件的要求，合同条款应详细、明确、可操作性强。5.建立供应商档案，对供应商的基本信息、采购业绩、售后服务等情况进行记录和管理。定期对供应商进行评价，根据评价结果对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于存在问题的供应商及时采取措施进行整改或淘汰。（五）采购合同签订与履行1.采购合同签订前，采购执行部门应将合同草案提交给单位法律部门或法律顾问进行审核，确保合同的合法性和有效性。2.经审核通过的采购合同，由单位法定代表人或授权代表与供应商签订。签订后的采购合同应及时送采购执行部门、财务部门等相关部门存档。3.采购执行部门应跟踪采购合同的履行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按照合同约定的时间、质量、数量等要求提供货物或服务。4.对于采购合同履行过程中出现的变更、终止等情况，采购执行部门应按照规定的程序进行处理，并及时通知相关部门。（六）验收与付款1.采购项目完成后，需求部门应会同采购执行部门等相关部门对采购货物或服务进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格、型号等是否符合采购合同要求，服务是否达到约定标准等。2.验收合格后，需求部门应填写验收报告，经相关人员签字确认后提交给采购执行部门。3.采购执行部门根据验收报告和采购合同，办理付款手续。付款申请应经采购执行部门负责人审核签字后，提交给财务部门。4.财务部门对付款申请进行审核，审核通过后按照合同约定的付款方式和时间支付货款。对于不符合付款条件的，财务部门应及时通知采购执行部门进行整改。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购执行部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、采购价格波动风险、质量风险、合规风险等。2.采用定性和定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施1.针对不同类型的风险，制定相应的风险应对措施。对于供应商违约风险，应加强对供应商的管理和监督，要求供应商提供履约保证金或签订担保协议；对于采购价格波动风险，可以采用套期保值、签订长期合同等方式进行应对；对于质量风险，应加强验收环节的管理，严格按照合同要求进行验收，必要时委托专业机构进行检测；对于合规风险，应加强对采购人员的培训，提高其法律意识和合规意识，确保采购活动合法合规。2.建立风险预警机制，对可能出现的风险进行实时监测和预警。当风险指标达到预警值时，及时采取措施进行处理，避免风险扩大。（三）风险监督与改进1.采购监督部门应定期对采购风险管理情况进行监督检查，确保风险应对措施的有效执行。2.根据监督检查结果，及时总结经验教训，对采购内控制度进行修订和完善，不断提高采购风险管理水平。六、采购信息管理与档案管理（一）采购信息管理1.采购执行部门应建立采购信息管理系统，对采购活动中的各类信息进行集中管理。采购信息包括采购申请、采购审批、采购文件、供应商信息、采购合同、验收报告、付款记录等。2.采购信息应及时、准确、完整地录入系统，确保信息的可查询、可追溯。同时，应加强对采购信息的安全管理，设置不同的用户权限，防止信息泄露。3.定期对采购信息进行统计分析，为采购决策提供数据支持。例如，分析采购项目的成本构成、采购周期、供应商分布等情况，以便优化采购流程，提高采购效率。（二）采购档案管理1.采购执行部门应负责采购档案的整理、归档和保管工作。采购档案应包括采购活动中形成的各类文件、资料、记录等，如采购申请表、采购审批文件、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、