印章管理常见内控制度

PAGE印章管理常见内控制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，保障公司合法权益，特制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司的各类印章管理。（三）印章种类1.公司公章：代表公司对外行使权力的正式印章，具有最高法律效力。2.法定代表人章：用于特定文件或事项，代表法定代表人的个人意志。3.财务专用章：专门用于财务结算、票据等相关财务业务。4.合同专用章：签订各类经济合同、协议时使用。5.部门章：各部门根据工作需要自行刻制的印章，用于本部门内部文件、通知等。（四）基本原则1.依法合规原则：印章管理严格遵守国家法律法规及行业标准。2.专人专管原则：指定专人负责印章的保管和使用，确保印章安全。3.审批授权原则：印章使用必须经过严格的审批流程，获得相应授权。4.登记备案原则：对印章的刻制、启用、变更、停用、销毁等情况进行详细登记备案。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经部门负责人签字确认。2.《印章刻制申请表》提交至行政部门审核，行政部门根据公司实际需求及相关规定进行审核，审核通过后报公司领导审批。3.经公司领导批准后，行政部门统一安排具有资质的印章制作单位进行刻制。严禁任何部门或个人私自刻制公司印章。（二）印章启用1.新印章刻制完成后，行政部门负责组织印章启用仪式。参加人员包括公司领导、相关部门负责人及印章保管人员等。2.启用仪式上，由行政部门负责人宣读印章启用通知，明确印章的启用日期、使用范围、保管要求等事项。3.印章保管人员在《印章保管登记表》上记录印章启用时间、启用编号等信息，并签字确认。同时，将印章启用情况告知各相关部门。三、印章的保管（一）保管人员职责1.公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章由行政部门指定专人保管；部门章由各部门指定专人保管。2.印章保管人员必须具备高度的责任心，严格遵守印章管理制度，确保印章安全。3.印章保管人员应妥善保管印章，不得随意放置，确保印章存放处安全可靠，具备防火、防盗、防潮等条件。4.印章保管人员在离开工作岗位时，必须将印章妥善存放，不得擅自将印章交予他人代管。（二）保管方式1.公司重要印章应实行双人保管制度，即由两名印章保管人员分别持有印章的不同部分（如钥匙、印模等），使用时需两人同时在场。2.部门章可根据实际情况采用单人保管或多人共同保管的方式，但必须明确保管责任。3.印章保管人员应建立印章保管台账，详细记录印章的保管情况，包括印章名称、保管人、保管地点、启用时间等信息，并定期进行核对。（三）印章存放1.公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章应存放在公司保险柜内；部门章可存放在部门专用文件柜中，但必须确保安全。2.保险柜钥匙由印章保管人员分别保管，不得将钥匙交予他人。保险柜密码应定期更换，确保密码安全。四、印章的使用（一）使用范围1.公司公章：用于公司对外签订合同、协议、文件，出具证明，办理工商登记、税务申报等重大事项。2.法定代表人章：用于特定文件或事项，如法定代表人授权书、重要文件签署等。3.财务专用章：用于财务结算、票据开具、资金收付等财务业务。4.合同专用章：用于签订各类经济合同、协议。5.部门章：用于本部门内部文件、通知、报告等，不得对外使用。（二）使用流程1.申请：使用部门填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、文号、用印份数等信息，并经部门负责人签字确认。2.审核：《印章使用申请表》提交至相关审核部门进行审核。审核内容包括用印事项是否符合公司规定、文件内容是否真实合法等。审核通过后，审核部门负责人签字确认。3.审批：根据用印事项的重要程度及审批权限，报公司领导审批。一般事项由分管领导审批，重大事项由总经理或董事长审批。4.用印：印章保管人员根据审批通过的《印章使用申请表》，在指定位置用印，并对用印文件进行登记。用印时应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或加盖空白印章。5.存档：用印完成后，印章保管人员将《印章使用申请表》及用印文件复印件存档，以备查阅。（三）特殊情况处理1.紧急情况下，如文件需要立即盖章发出，但相关领导无法及时审批时，可由用印部门填写《紧急用印申请表》，详细说明紧急情况及用印事项，并经部门负责人签字确认后，报行政部门负责人审核。行政部门负责人审核同意后，可先予用印，但事后必须及时补办审批手续。2.异地用印时，由用印部门通过传真或邮件等方式将《印章使用申请表》及相关文件发送至印章保管人员，印章保管人员按照规定流程进行审核、审批后，通过邮寄或专人送达等方式将印章送至用印地点。用印完成后，印章保管人员应及时收回印章，并对用印情况进行登记。五、印章的变更与停用（一）印章变更1.因公司名称变更、业务调整等原因需要变更印章时，由行政部门填写《印章变更申请表》，详细说明变更原因、变更内容等信息，并经公司领导审批。2.经公司领导批准后，行政部门负责组织印章变更工作，包括收回旧印章、刻制新印章、启用新印章等。3.印章变更完成后，行政部门应及时更新相关印章管理制度，并通知各相关部门。同时，对印章变更情况进行登记备案。（二）印章停用1.因公司业务调整、印章损坏等原因需要停用印章时，由行政部门填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用时间等信息，并经公司领导审批。2.经公司领导批准后，行政部门负责收回停用印章，并在《印章保管登记表》上注明停用日期。3.印章停用后，应妥善保管，不得随意丢弃或销毁。如需销毁，应按照印章销毁制度进行处理。六、印章的销毁（一）销毁原因1.印章损坏无法使用。2.印章停用且不再需要。3.因公司名称变更、业务调整等原因需要更换印章。（二）销毁流程1.行政部门填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、销毁原因、销毁方式等信息，并经公司领导审批。2.经公司领导批准后，行政部门组织印章销毁工作。销毁方式可采用粉碎、焚烧等方式，确保印章无法恢复使用。3.印章销毁过程中，应安排专人负责监督，并填写《印章销毁登记表》，详细记录印章销毁时间、销毁地点、销毁方式、监督人员等信息。4.印章销毁完成后，《印章销毁申请表》及《印章销毁登记表》由行政部门存档，以备查阅。七、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门定期对印章管理情况进行审计，检查印章管理制度的执行情况，包括印章的保管、使用、变更、停用及销毁等环节。对审计中发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）定期检查行政部门定期对印章保管情况进行检查，检查内容包括印章存放是否安全、保管台账记录是否完整、保管人员职责履行情况等。对检查中发现的问题及时督促整改，确保印章管理规范。（三）违规处理对违反印章管理制度的行为，视情节轻重给予相应的处罚