学校采购项目内控制度

PAGE学校采购项目内控制度一、总则（一）目的为加强学校采购项目管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、公正、透明，依据国家相关法律法规及行业标准，结合学校实际情况，制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于学校各类采购项目，包括但不限于教学设备、办公用品、基建工程、服务类采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争，不得偏袒任何一方。3.公开性原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受学校内部和社会监督，提高采购透明度。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。5.内部控制原则：建立健全采购项目内部控制机制，加强对采购全过程的风险防控，确保采购活动规范有序进行。二、采购组织与职责分工（一）采购决策机构学校设立采购领导小组，作为采购决策机构，负责审议重大采购项目，制定采购政策和策略，监督采购活动的执行情况。采购领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成。（二）采购执行部门学校指定专门的采购部门（如采购中心或后勤管理部门）作为采购执行部门，负责具体采购项目的组织实施。采购执行部门应配备专业的采购人员，明确其职责和权限，确保采购工作的顺利开展。（三）需求部门各教学单位、职能部门等作为采购项目的需求部门，负责提出采购需求，参与采购项目的论证、验收等工作。需求部门应指定专人负责与采购执行部门沟通协调，确保采购需求准确、合理。（四）监督部门学校设立内部监督部门（如审计部门或纪检监察部门），对采购项目进行全过程监督，检查采购活动是否符合法律法规、学校制度及相关程序要求，对发现的问题及时提出整改意见，并追究相关人员责任。三、采购预算管理（一）预算编制1.需求部门应根据教学、科研、管理等工作需要，结合学校事业发展规划和年度预算安排，提前编制采购项目预算。采购项目预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购需求的必要性和合理性。2.采购执行部门应对需求部门提交的采购预算进行审核，重点审核预算金额的准确性、采购项目的合规性等。审核通过后的采购预算报学校财务部门备案。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的预算执行，不得擅自突破预算。如遇特殊情况需要调整预算，需求部门应提出书面申请，说明调整原因和金额，经采购执行部门审核、学校采购领导小组批准后，报财务部门备案。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购项目资金使用情况进行检查，确保预算资金专款专用，提高资金使用效益。（三）预算调整采购预算一经批准，原则上不予调整。但因国家政策调整、市场价格波动、采购需求变更等原因确需调整预算的，应按照以下程序办理：1.需求部门提出预算调整申请，详细说明调整理由、调整金额及对采购项目的影响。2.采购执行部门对需求部门提交的预算调整申请进行审核，提出审核意见。3.学校采购领导小组对预算调整申请进行审议，做出是否批准的决定。4.经批准的预算调整申请报财务部门备案，财务部门据此调整采购项目预算。四、采购流程控制（一）采购计划制定1.需求部门应根据工作需要和采购预算，提前制定采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容，并提交采购执行部门。2.采购执行部门对需求部门提交的采购计划进行汇总、分析，结合学校采购政策和市场情况，制定年度采购计划和月度采购计划，并报学校采购领导小组批准。（二）采购方式选择1.学校采购项目的采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。采购执行部门应根据采购项目的特点、预算金额、市场供应情况等因素，按照国家法律法规和学校制度规定，选择合适的采购方式。2.对于达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。因特殊原因需要采用其他采购方式的，应按照规定履行审批手续。（三）采购文件编制1.采购执行部门应根据采购方式和采购项目特点，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件编制过程中，应充分征求需求部门、技术专家等意见，确保采购文件内容完整、准确、合理，符合法律法规和学校制度要求。（四）供应商选择与管理1.采购执行部门应通过公开渠道发布采购信息，吸引潜在供应商参与采购项目。对于采用邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式的采购项目，应按照规定的程序选择供应商。2.采购执行部门应对供应商进行资格审查，包括营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等方面。只有符合资格要求的供应商才能参与采购项目。3.建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价。对于评价不合格的供应商，应及时采取措施，如暂停合作、取消资格等。（五）采购合同签订1.采购项目确定中标（成交）供应商后，采购执行部门应按照采购文件要求与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，确保双方权利义务清晰。2.采购合同签订前，应报学校法律事务部门或相关专业人员进行审核，防范合同风险。审核通过后的采购合同报学校采购领导小组备案。（六）采购项目验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格型号、技术性能等方面，确保采购项目符合采购合同要求。2.验收过程中，应严格按照验收标准进行操作，做好验收记录。对于验收不合格的采购项目，应及时与供应商沟通协商，要求供应商限期整改或退换货物。3.采购执行部门应参与采购项目验收工作，负责协调解决验收过程中出现的问题。验收合格后，需求部门应出具验收报告，并报学校采购领导小组备案。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.学校应建立采购风险识别与评估机制，定期对采购项目进行风险排查，识别可能存在的风险因素，如采购流程不规范、供应商选择不当、合同履行风险等。2.对识别出的风险因素进行评估，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。根据风险等级，采取相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.风险规避：对于风险发生可能性高且影响程度大的风险因素，如涉及违法违规行为的采购项目，应采取风险规避措施，取消采购项目或选择其他合法合规的采购方式。2.风险降低：对于风险发生可能性较高但影响程度较小的风险因素，如采购流程中的一些环节存在瑕疵，应采取风险降低措施，如完善采购流程、加强内部控制等，降低风险发生的可能性。3.风险转移：对于风险发生可能性较低但影响程度较大的风险因素，如供应商违约导致的损失，可通过购买保险等方式将风险转移给保险公司。4.风险接受：对于风险发生可能性低且影响程度小的风险因素，如一些不可预见的市场波动因素，可采取风险接受措施，密切关注风险变化情况，及时调整应对策略。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控机制，定期对采购项目风险状况进行监控，及时发现风险变化情况。2.设定风险预警指标，如采购进度偏差率、合同履行率等。当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，提醒相关部门采取措施防范风险。六、采购信息管理（一）信息收集与整理1.采购执行部门应收集、整理采购项目相关信息，包括采购需求、采购预算、采购方式、采购文件、供应商信息、采购合同、验收报告等。2.建立采购信息数据库，将采购项目相关信息录入数据库，实现信息的集中管理和共享，方便查询和统计分析。（二）信息公开与共享1.按照国家法律法规和学校制度要求，及时公开采购项目相关信息，包括采购公告、中标（成交）结果、采购合同等。公开信息应在学校官网、校内公告栏等指定渠道发布，确保信息公开透明。2.建立采购信息共享机制，实现采购执行部门、需求部门、监督部门等之间的信息共享。各部门可根据工作需要，查询和使用相关采购信息，提高工作效率和决策科学性。（三）信息安全管理1.加强采购信息安全管理，采取必要的安全防护措施，如设置用户权限、加密存储数据等，防止采购信息泄露、篡改或丢失。2.定期对采购信息系统进行维护和更新，确保系统的稳定性和安全性。对涉及采购信息安全的重要岗位人员，应进行严格的背景审查和权限管理。七、监督与考核（一）内部监督1.学校内部监督部门应加强对采购项目的日常监督检查，定期对采购流程、采购文件、采购合同等进行审查，发现问题及时督促整改。2.建立采购项目投诉举报机制，接受学校内部和社会对采购项目的投诉举报。对于投诉举报事项，应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给投诉举报人。（二）外部监督1.积极接受财政、审计、纪检监察等部门对学校采购项目的监督检查，配合相关部门做好工作，及时整改存在的问题。2.主动公开采购项目相关信息，接受社会监督，提高采购透明度，树立学校良好形象。（三）考核评价1.建立采购工作考核评价机制，对采购执行部门、需求部门等在采购项目中的工作表现进行