定点采购内控制度

PAGE定点采购内控制度一、总则（一）目的为加强公司定点采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有定点采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备、耗材、服务等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：定点采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在定点采购过程中，应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒或歧视任何一方。3.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受公司内部监督，确保采购活动的公正性和透明度。4.效益原则：通过定点采购，提高采购效率，降低采购成本，实现公司经济效益最大化。5.诚实守信原则：供应商应诚实守信，提供优质的产品和服务，公司应诚实守信，履行采购合同约定。二、定点采购管理机构及职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对定点采购事项进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议定点采购制度、流程和标准。2.审批定点采购计划和预算。3.决策重大采购事项，如供应商选择、采购合同签订等。（二）采购执行部门公司采购部门负责定点采购的具体执行工作。其职责包括：1.根据公司需求，制定定点采购计划和预算。2.组织供应商选择和评审，确定定点供应商名单。3.与定点供应商签订采购合同，执行采购任务。4.对采购过程进行记录和管理，建立采购档案。5.定期对定点采购工作进行总结和分析，提出改进建议。（三）监督部门公司审计部门负责对定点采购活动进行监督。其职责包括：1.审查定点采购制度的执行情况。2.监督采购过程的合法性、合规性和公正性。3.对采购项目进行审计，检查采购合同的履行情况。4.受理对采购活动的投诉和举报，进行调查处理。三、定点供应商管理（一）供应商选择标准1.具有合法经营资格，具备良好的商业信誉和财务状况。2.具有与采购项目相适应的生产能力、技术水平和服务能力。3.产品质量符合国家相关标准和行业要求，具有良好的质量保证体系。4.价格合理，具有较强的价格竞争力。5.售后服务完善，能够及时响应公司需求，解决问题。6.遵守法律法规和公司规章制度，无不良记录。（二）供应商选择程序1.发布采购信息：采购部门根据公司需求，发布定点采购项目信息，邀请潜在供应商报名。2.供应商报名：潜在供应商在规定时间内，向采购部门提交报名资料，包括营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、法定代表人身份证明书、授权委托书、产品样本、报价单等。3.资格审查：采购部门对报名供应商进行资格审查，核实其是否符合供应商选择标准。4.实地考察：对于通过资格审查的供应商，采购部门组织实地考察，了解其生产经营情况、产品质量、售后服务等情况。5.评审打分：采购部门组织相关人员对供应商进行评审打分，评审内容包括产品质量、价格、售后服务、企业信誉等方面。6.确定供应商名单：根据评审打分结果，采购部门确定定点供应商名单，报采购决策委员会审批。（三）供应商考核与评价1.建立考核评价体系：采购部门建立供应商考核评价体系，定期对定点供应商进行考核评价。考核评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。2.定期考核评价：采购部门每年至少对定点供应商进行一次全面考核评价，根据考核评价结果，对供应商进行分类管理。3.动态管理：采购部门根据供应商考核评价结果，对供应商进行动态管理。对于考核评价优秀的供应商，给予优先采购、增加采购份额等奖励；对于考核评价不合格的供应商，责令其限期整改，整改仍不合格的，取消其定点供应商资格。四、定点采购流程（一）采购申请1.公司各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、预算等信息。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购申请进行审核，核实采购需求的合理性和必要性。2.对于金额较大或重要的采购申请，采购部门提交至采购决策委员会进行审批。3.采购决策委员会根据公司实际情况和采购制度，对采购申请进行审批，审批通过后，采购部门方可组织采购。（三）采购实施1.采购部门根据采购审批结果，在定点供应商名单中选择合适的供应商进行采购。2.采购部门与供应商签订采购合同，明确采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。3.供应商按照采购合同约定，组织生产或提供服务，并按时交货。4.采购部门对采购物品或服务进行验收，验收合格后，办理入库手续或支付款项。（四）采购付款1.采购部门根据采购合同约定，在收到供应商发票后，填写付款申请单，提交至财务部门。2.财务部门对付款申请单进行审核，核实采购合同履行情况、发票真实性等信息。3.财务部门审核通过后，按照公司财务制度办理付款手续。五、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：市场价格波动、供应商垄断等因素可能导致采购成本增加或采购渠道不畅。2.质量风险：供应商提供的产品或服务质量不符合要求，可能影响公司正常生产经营。3.信用风险：供应商信用状况不佳，可能导致交货延迟、货款拖欠等问题。4.法律风险：采购活动违反法律法规，可能导致公司面临法律诉讼和经济损失。（二）风险评估1.采购部门对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，确定风险等级，采取相应的风险应对措施。（三）风险应对1.市场风险应对：建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态，与供应商协商价格调整；拓展采购渠道，降低对单一供应商的依赖。2.质量风险应对：加强供应商管理，严格审核供应商资质和产品质量；加强采购验收管理，确保采购物品或服务质量符合要求。3.信用风险应对：建立供应商信用档案，定期评估供应商信用状况；在采购合同中约定违约责任，加强对供应商的约束。4.法律风险应对：加强采购人员法律法规培训，提高法律意识；在采购活动中，严格遵守法律法规，确保采购行为合法合规。六、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对定点采购活动进行审计，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。2.采购部门定期对定点采购工作进行自查，发现问题及时整改。3.公司内部员工有权对定点采购活动进行监督，发现违规行为可向采购部门或审计部门举报