单位租车车辆内控制度

PAGE单位租车车辆内控制度一、总则（一）目的为加强单位租车业务管理，规范租车行为，防范租车风险，保障单位权益，特制定本车辆内控制度。（二）适用范围本制度适用于单位因公务活动需要租用车辆的所有情况，包括但不限于日常办公出行、会议接送、出差等。（三）基本原则1.合规性原则严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保租车业务合法合规开展。2.经济性原则在满足公务需求的前提下，合理选择租车方式和车型，控制租车成本，提高资金使用效益。3.安全性原则优先选择具备合法运营资质、信誉良好、车辆状况安全可靠的租赁公司，保障乘车人员的人身安全和财产安全。4.权责明确原则明确各部门在租车业务中的职责和权限，做到责任清晰，分工协作，确保租车业务流程顺畅。二、租车业务流程（一）用车申请1.各部门因公务需要租车时，应提前填写《租车申请表》，详细注明用车事由、用车时间、用车地点、乘车人数等信息。2.《租车申请表》需经部门负责人审核签字后，提交至单位综合管理部门。（二）车辆调配1.综合管理部门收到《租车申请表》后，根据车辆使用情况和申请部门需求，进行车辆调配。2.如本单位自有车辆能够满足需求，优先安排自有车辆；如自有车辆无法满足，则通过招标、询价等方式选择合适的租赁公司。（三）租赁公司选择1.综合管理部门负责对租赁公司进行筛选和评估，建立租赁公司名录。选择标准包括但不限于：租赁公司的营业执照、道路运输经营许可证等资质证书齐全；具有良好的商业信誉和口碑；车辆车况良好，定期进行维护保养；具备完善的安全管理制度等。2.每年定期对租赁公司进行考核评价，根据考核结果调整租赁公司名录，淘汰不合格的租赁公司。（四）合同签订1.确定租赁公司后，综合管理部门应与租赁公司签订租车合同。租车合同应明确双方的权利和义务，包括租车费用、租车期限、车辆使用范围、车辆维修保养责任、保险责任、违约责任等条款。2.合同签订前，需经单位法务部门审核，确保合同条款合法合规，避免潜在的法律风险。（五）车辆使用1.租赁公司应按照合同约定提供符合要求的车辆，并安排具备相应驾驶资质的驾驶员。驾驶员应遵守交通法规和单位的用车规定，确保行车安全。2.用车部门应提前与租赁公司沟通用车事宜，按照约定的时间和地点使用车辆。如因特殊情况需要变更用车时间、地点或乘车人数，应及时通知综合管理部门和租赁公司。3.乘车人员应爱护车辆设施设备，保持车内整洁卫生。严禁在车内吸烟、乱扔垃圾等行为。（六）费用结算1.租车费用按照合同约定的结算方式进行结算。租赁公司应每月定期向单位提供租车费用明细清单，经综合管理部门审核无误后，提交至财务部门进行付款。2.财务部门在付款前，应对租车费用的真实性、合法性进行审核，确保费用支出符合单位财务制度和相关法律法规要求。（七）车辆归还1.用车结束后，乘车人员应及时检查车辆状况，如发现车辆有损坏或异常情况，应及时通知租赁公司。2.租赁公司在收回车辆后，应对车辆进行检查和维护，确保车辆下次使用时处于良好状态。三、车辆安全管理（一）驾驶员管理1.租赁公司应确保驾驶员具备合法有效的驾驶证，且驾驶证准驾车型与所驾车辆相符。2.驾驶员应定期参加交通安全培训和教育，提高安全意识和驾驶技能。3.单位有权对驾驶员的服务质量进行监督和评价，如发现驾驶员存在违规行为或服务质量问题，应及时要求租赁公司进行整改或更换驾驶员。（二）车辆维护保养1.租赁公司应建立健全车辆维护保养制度，定期对车辆进行维护保养，确保车辆性能良好，安全设施齐全有效。2.每次出车前，驾驶员应对车辆进行例行检查，包括车辆外观、轮胎、制动系统、灯光等，确保车辆无安全隐患方可出车。3.车辆行驶一定里程或时间后，租赁公司应按照规定进行定期保养和维修，及时更换磨损的零部件，保证车辆始终处于良好的运行状态。（三）保险管理1.租赁公司应为租赁车辆购买足额的保险，包括交强险、商业险等，确保车辆在发生事故时能够得到有效的赔偿。2.保险费用应包含在租车费用中，由租赁公司统一支付。保险期限应与租车期限一致，不得中断。3.如发生交通事故，驾驶员应立即停车，保护现场，并及时通知租赁公司和保险公司。租赁公司应积极协助处理事故，按照保险合同的约定进行理赔。四、监督与检查（一）内部监督1.综合管理部门负责对租车业务进行日常监督检查，定期对租车合同执行情况、车辆使用情况、费用结算情况等进行检查，确保租车业务规范有序开展。2.财务部门负责对租车费用的支出进行审核监督，检查费用支出是否符合预算和财务制度要求，防止不合理的费用支出。3.各部门应配合综合管理部门和财务部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。（二）外部监督1.单位应主动接受上级主管部门、审计部门等的监督检查，及时整改发现的问题。2.鼓励员工对租车业务中的违规行为进行举报，对举报属实的给予奖励。五、风险管理（一）风险识别1.综合管理部门应定期对租车业务进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如租赁公司违约风险、车辆安全风险、交通事故风险、费用超支风险等。2.针对识别出的风险因素，应制定相应的风险应对措施，降低风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对1.对于租赁公司违约风险，应在合同中明确违约责任条款，加强对租赁公司的监督管理，定期评估租赁公司的经营状况和信誉情况，如发现异常及时采取措施。2.对于车辆安全风险，应加强驾驶员管理和车辆维护保养，定期进行安全检查，确保车辆行驶安全。同时，要求租赁公司购买足额保险，降低事故损失。3.对于交通事故风险，应制定交通事故应急预案，明确事故发生时的应急处理流程和责任分工。驾驶员在发生事故后应及时报告，并积极配合处理事故，减少事故损失和影响。4.对于费用超支风险，应加强租车费用预算管理，严格控制租车成本。在租车过程中，如因特殊情况需要增加租车费用，应按照规定的审批程序进行审批。六、信息管理（一）租车信息档案建立1.综合管理部门应建立租车信息档案，对每次租车业务的相关资料进行整理归档，包括《租车申请表》、租车合同、费用清单、车辆维修记录、交通事故处理记录等。2.租车信息档案应妥善保管，保存期限按照国家档案管理规定执行，以便日后查阅和审计。（二）信息共享与沟通1.综合管理部门应与财务部门、用车部门等建立信息共享机制，及时沟通租车业