采购内控制度具体制度

PAGE采购内控制度具体制度一、总则（一）目的为加强公司采购内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效率，确保公司采购活动合法、合规、有序进行，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益，实现公司利益最大化。3.制衡性原则：采购业务的决策、执行、监督等环节应相互分离、相互制约，避免权力过度集中，防止舞弊行为发生。4.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责如下：1.审议采购战略规划和年度采购计划。2.审批重大采购项目的采购方案、预算及供应商选择等事项。3.对采购过程中的重大问题进行决策和协调。（二）采购执行部门采购部门作为公司采购活动的执行机构，负责具体采购业务的实施。其主要职责包括：1.根据公司需求，制定采购计划并组织实施。2.寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案。3.与供应商进行商务谈判，签订采购合同。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决合同执行过程中的问题。5.负责采购文件的整理、归档和保管。（三）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定、供应商评估等工作。2.财务部门：负责审核采购预算、支付货款、进行采购成本核算与分析等工作。3.质量部门：参与采购产品的质量检验和验收工作，确保采购产品符合质量要求。三、采购流程（一）采购需求提出1.各需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购计划制定采购部门收到《采购申请表》后，对采购需求进行汇总分析，结合公司库存情况、采购预算等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容。（三）供应商选择与管理1.供应商寻找：采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商主动联系等。2.供应商筛选：根据采购项目的要求，对潜在供应商进行初步筛选，排除不符合基本条件的供应商。筛选标准可包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。3.供应商评估：对筛选后的供应商进行详细评估，评估方式可包括实地考察、问卷调查、样品测试、查阅供应商历史业绩等。评估内容包括供应商的综合实力、产品质量、价格竞争力、交货期、售后服务等方面。4.供应商确定：采购部门根据供应商评估结果，选择合适的供应商，并与其进行商务谈判。谈判内容包括采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。谈判达成一致后，确定供应商名单，并签订采购合同。5.供应商管理：采购部门建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估情况、合作历史等内容。定期对供应商进行评价和考核，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不符合要求的供应商及时进行调整或淘汰。（四）采购合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，必须由公司法律顾问或相关专业人员进行审核，确保合同条款合法合规、公平合理。审核通过后，由采购部门负责人与供应商签订合同。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门按照合同要求履行职责。（五）采购订单下达采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物品或服务的详细信息、交货时间、交货地点等内容。采购订单下达后，应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。（六）采购验收1.采购产品到货前，采购部门应通知质量部门、需求部门等相关人员做好验收准备工作。2.采购产品到货后，由质量部门按照合同约定及相关质量标准进行检验。检验内容包括产品的外观、规格、数量、质量性能等方面。对于重要采购项目或技术复杂的采购产品，可邀请专业机构或专家进行检验。3.根据检验结果，质量部门出具《采购验收报告》。如验收合格，采购产品进入公司仓库或投入使用；如验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。（七）采购付款1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写《付款申请单》，注明采购项目名称、合同编号、付款金额、付款方式等信息。2.《付款申请单》经采购部门负责人、财务部门审核、公司领导审批后，由财务部门办理付款手续。3.财务部门应严格按照合同约定的付款方式和时间进行付款，确保公司资金安全。同时，应及时对采购付款进行账务处理，记录采购成本和相关费用。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、合同风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施针对不同类型的采购风险，制定相应的风险应对措施：1.供应商违约风险：加强对供应商的管理和监督，选择信誉良好、实力较强的供应商；在采购合同中明确违约责任条款，要求供应商提供履约保证金或担保；建立供应商违约预警机制，及时发现并处理供应商违约行为。2.质量风险：严格采购产品的质量检验和验收程序，加强对供应商质量管理体系的审核；要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺；定期对采购产品进行质量抽检，及时发现并解决质量问题。3.价格波动风险：关注市场价格动态，建立价格信息收集和分析机制；与供应商协商签订价格调整条款或采用套期保值等方式锁定采购价格；合理安排采购时间，避免在价格高峰期采购。4.合同风险：加强采购合同的审核和管理，确保合同条款合法合规、公平合理；明确合同双方的权利和义务，避免合同纠纷；定期对合同执行情况进行检查和评估，及时发现并解决合同执行过程中的问题。五、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.采购部门应定期向公司管理层汇报采购工作进展情况，接受公司内部监督和检查。（二）外部审计公司可根据需要，聘请外部审计机构对采购活动进行专项审计，以提高采购活动的透明度和合规性。六、采购信息管理（一）采购信息收集采购部门应建立采购信息收集渠道，广泛收集与采购活动相关的信息，如市场价格信息、供应商信息、行业动态信息等。（二）采购信息整理与分析采购部门对收集到的采购信息进行整理和分析，形成有价值的采购决策依据。例如，通过对市场价格信息的分析，了解价格走势，为采购价格谈判提供参考；通过对供应商信息的分析，评估供应商的综合实力，为供应商选择提供依据。（三）采购信息共享采购部