用章内控制度

PAGE用章内控制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，防范印章使用风险，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司的各类印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章等。（三）基本原则1.依法合规原则：印章使用必须符合国家法律法规及行业标准要求。2.审慎用章原则：严格审核用章事项，确保用章行为合法、合规、合理。3.专人负责原则：明确印章管理责任人，确保印章使用安全。4.登记备案原则：对印章使用情况进行详细登记备案，便于追溯和查询。二、印章的种类及用途（一）公章1.代表公司对外行使权力，具有最高法律效力。2.用于公司各类重要文件、合同、协议、报表、证明等的签署。（二）合同专用章1.专门用于签订各类经济合同。2.确保合同签订的规范性和有效性。（三）财务专用章1.用于公司财务核算、资金收付等相关业务。2.如开具支票、汇票、办理银行结算等。（四）法定代表人章1.在特定情况下代表法定代表人行使职权。2.如办理某些重要事项的签字确认等。（五）部门章1.由各部门根据工作需要自行保管和使用。2.用于部门内部文件、通知、报表等的加盖。三、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制必须由行政管理部门统一办理。2.刻制印章前，需填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、用途等信息，并经相关领导审批。3.行政管理部门应选择具有合法资质的印章制作单位进行刻制，确保印章质量和安全性。（二）印章启用1.新印章刻制完成后，行政管理部门应及时通知相关部门，并组织启用仪式。2.启用印章时，需在《印章启用登记表》上详细记录印章启用日期、启用范围、保管人等信息。3.同时，应将印章印模留存一份，交行政管理部门存档备案。四、印章的保管（一）保管责任人1.公司公章由行政管理部门负责人指定专人保管。2.合同专用章由合同管理部门负责人指定专人保管。3.财务专用章由财务部门负责人指定专人保管。4.法定代表人章由法定代表人指定专人保管。5.部门章由各部门负责人指定专人保管。（二）保管要求1.印章保管人应妥善保管印章，确保印章安全，不得随意放置或转借他人。2.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。3.印章保管人因特殊原因需要临时离岗时，应将印章交部门负责人指定的临时保管人代管，并办理交接手续。五、印章的使用（一）使用流程及审批1.用章申请人需填写《用章申请表》，详细说明用章事项、用章文件名称、用章份数、用章时间等信息，并提供相关证明材料。2.《用章申请表》经部门负责人审核签字后，报分管领导审批。3.涉及重大事项或金额较大的用章，需经总经理或董事长审批。4.审批通过后，用章申请人将《用章申请表》交印章保管人，由印章保管人按照审批意见进行用章。（二）用章登记1.印章保管人在用章前，应认真核对用章申请人的身份及审批手续是否齐全。2.用章时，应在《印章使用登记表》上详细记录用章日期、用章事项、用章文件名称、用章份数、用章人等信息，并加盖印章。3.用章完毕后，印章保管人应及时将印章收回，并妥善保管。（三）特殊情况用章1.紧急情况下，如因时间紧迫无法按正常流程审批用章时，用章申请人应电话或书面请示相关领导同意后，先进行用章，但事后必须及时补办审批手续。2.异地用章时，用章申请人应通过传真、邮件等方式将《用章申请表》及相关证明材料发送给印章保管人，经审批同意后，由印章保管人将印章邮寄给用章申请人，并要求其在收到印章后及时用章，并将用章情况反馈给印章保管人。六、印章的停用与销毁（一）印章停用1.根据公司业务调整、印章损坏等原因，需要停用印章时，由行政管理部门提出申请，经相关领导审批后，发布印章停用通知。2.印章停用后，印章保管人应及时将印章交行政管理部门封存，并在《印章停用登记表》上记录停用日期、停用原因等信息。（二）印章销毁1.对于已停用的印章，行政管理部门应定期进行清理，并提出销毁申请。2.销毁申请经相关领导审批后，由行政管理部门会同审计部门、法务部门等共同对印章进行销毁。3.销毁印章时，应填写《印章销毁登记表》，详细记录印章名称、规格、销毁日期、销毁方式等信息，并由参与销毁的人员签字确认。七、监督与检查（一）监督部门公司行政管理部门负责对印章使用情况进行日常监督检查，审计部门负责对印章使用情况进行定期审计。（二）检查内容1.是否按照本制度规定的流程和审批权限使用印章。2.《用章申请表》、《印章使用登记表》等相关记录是否完整、准确。3.印章保管是否安全，有无遗失、被盗等情况。（三）违规处理措施1.对于违反本制度规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相关责任人批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等处理。2.如因违规用章给公司造成经济损失或