中学合同管理内控制度

PAGE中学合同管理内控制度一、总则（一）目的为加强中学合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护学校合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本校实际情况，制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于中学各类合同的管理，包括但不限于采购合同、租赁合同、服务合同、合作办学合同、建设工程合同等。（三）基本原则1.合法性原则：合同的签订、履行、变更、终止等行为必须符合国家法律法规的规定。2.合规性原则：严格遵守学校的各项规章制度，确保合同管理工作规范有序。3.风险防范原则：对合同全过程进行风险评估，采取有效措施防范合同风险。4.效益原则：在保证合同合法合规的前提下，提高合同管理效率，降低管理成本，实现学校利益最大化。（四）职责分工1.合同管理部门：负责学校合同管理的统筹协调工作，制定合同管理制度，审核合同文本，监督合同履行情况，处理合同纠纷等。2.业务部门：负责本部门合同的起草、谈判、签订、履行等具体工作，并及时向合同管理部门报送合同相关信息。3.财务部门：负责审核合同中的财务条款，监督合同款项的收付情况，协助处理合同纠纷等。4.审计部门：负责对合同管理情况进行审计监督，检查合同的合法性、合规性和效益性。5.法律顾问：为合同管理提供法律咨询服务，协助审查合同文本，处理合同纠纷等法律事务。二、合同的签订（一）合同的起草1.业务部门根据工作需要起草合同文本，合同内容应明确双方的权利义务、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等条款。2.合同文本应使用规范的语言文字，避免使用模糊、歧义或容易引起争议的表述。（二）合同的审核1.业务部门将起草好的合同文本提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应从合法性、合规性、风险防范等方面进行审核，并提出审核意见。2.合同管理部门审核通过后，将合同文本送财务部门、审计部门、法律顾问等相关部门进行会签。各部门应根据职责分工对合同中的相关条款进行审核，并签署意见。3.对于重大合同或涉及金额较大的合同，应提交学校领导班子会议审议。（三）合同的签订1.经审核通过的合同，由学校法定代表人或其授权代表与对方当事人签订。签订合同应使用学校统一印制的合同文本，并加盖学校公章或合同专用章。2.签订合同前，应仔细核对对方当事人的主体资格、经营范围、资信状况等信息，确保对方当事人具备签订合同的能力和条件。3.合同签订后，业务部门应及时将合同副本送合同管理部门、财务部门、审计部门等相关部门备案。三、合同的履行（一）合同履行的跟踪1.业务部门负责合同的履行工作，应按照合同约定的时间、地点、方式等要求履行合同义务，并及时向合同管理部门报告合同履行情况。2.合同管理部门应定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。>（二）合同款项的收付1.财务部门负责合同款项的收付工作，应严格按照合同约定的金额、时间、方式等要求办理款项收付手续。2.业务部门应及时向财务部门提供合同履行情况的相关资料，财务部门应根据业务部门提供的资料审核款项收付申请，并办理款项收付手续。3.对于合同款项的收付，应严格执行财务管理制度，确保款项收付的安全、准确、及时。（三）合同变更与解除1.合同履行过程中，如需要变更或解除合同，业务部门应及时与对方当事人协商，并签订书面协议。2.合同变更或解除协议签订后，业务部门应及时将协议副本送合同管理部门、财务部门、审计部门等相关部门备案。3.合同变更或解除后，应按照协议约定办理相关手续，如调整款项收付、清理债权债务等。四、合同的归档与保管（一）合同的归档1.合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料整理归档，并移交学校档案室统一保管。2.合同归档资料应包括合同文本、合同审批表、会签意见、补充协议、履行情况记录等。（二）合同的保管1.学校档案室应建立健全合同档案管理制度，对合同档案进行分类、编号、登记、保管等工作。2.合同档案应妥善保管，确保档案的安全、完整。未经批准，任何人不得擅自查阅、借阅、复制合同档案。3.合同档案的保管期限应按照国家有关规定执行，一般合同档案的保管期限为[X]年，重要合同档案的保管期限为[X]年。五、合同的监督与检查（一）内部监督1.学校审计部门应定期对合同管理情况进行审计监督，检查合同的签订、履行、变更、终止等行为是否符合法律法规和学校规章制度的要求，合同管理是否规范有效。2.学校纪检监察部门应加强对合同管理工作的监督检查，对发现的违规违纪行为进行严肃查处。（二）外部监督1.学校应积极配合上级主管部门、财政部门、审计部门等相关部门对合同管理情况的监督检查，如实提供相关资料和信息。2.学校应接受社会公众的监督，对社会公众提出的意见和建议应认真对待，及时整改。六、合同纠纷的处理（一）纠纷的预防1.合同签订前，应充分了解对方当事人的资信状况、经营情况等信息，对可能存在的风险进行评估，并采取相应的防范措施。2.合同履行过程中，应严格按照合同约定履行义务，及时与对方当事人沟通协调，避免因误解、分歧等原因引发合同纠纷。（二）纠纷的处理1.合同纠纷发生后，业务部门应及时向合同管理部门报告，并积极与对方当事人协商解决。2.合同管理部门应会同法律顾问、财务部门、审计部门等相关部门对合同纠纷进行分析研究，制定解决方案，并组织实施。3.对于协