审核结算科内控制度

PAGE审核结算科内控制度一、总则（一）制定目的本内控制度旨在规范审核结算科的工作流程，确保财务数据的准确性、完整性和合规性，有效防范财务风险，提高公司财务管理水平，保障公司经济活动的正常运行。（二）适用范围本制度适用于公司审核结算科全体工作人员，涵盖了公司各类经济业务的审核结算工作。（三）制定依据本制度依据国家相关法律法规，如《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》以及公司内部管理规定等制定，确保各项工作符合法律法规和行业标准要求。二、岗位设置与职责（一）岗位设置审核结算科应设置审核岗位、结算岗位、档案管理岗位等，各岗位相互协作、相互监督。（二）岗位职责1.审核岗位负责对公司各类费用报销、资金支付、收入确认等经济业务进行审核，确保业务的真实性、合理性和合规性。审查相关凭证、合同、文件等资料，核对数据准确性，对不符合规定的业务提出整改意见。定期对审核工作进行总结分析，提出改进审核流程和方法的建议。2.结算岗位依据审核通过的业务，及时办理款项结算，确保资金收付的准确性和及时性。与供应商、客户等进行沟通协调，处理结算过程中的问题和纠纷。编制结算报表，反映公司资金流动情况，为财务分析提供数据支持。3.档案管理岗位负责审核结算科各类文件、凭证、报表等资料的整理、归档和保管。建立档案管理制度，确保档案的完整性和安全性，便于查询和使用。按照规定期限对档案进行销毁处理，防止档案信息泄露。三、审核流程（一）费用报销审核1.报销人填写费用报销单，附上相关发票、收据、审批单等原始凭证。2.将报销单提交至部门负责人进行初审，部门负责人对业务的真实性和必要性进行审核签字。3.报销单流转至审核岗位，审核人员按照费用报销标准和审批流程进行细致审核。重点审核凭证的真实性、合法性，费用的合理性，审批手续的完整性等。对于不符合规定的报销项目，审核人员应注明原因并要求报销人补充或更正相关资料。4.审核通过后，报销单提交至财务负责人进行终审。财务负责人对重大费用支出或存在疑问的报销业务进行最终审批。5.终审通过后，结算岗位依据审批结果办理费用支付手续。（二）资金支付审核1.资金支付申请部门填写资金支付申请表，详细说明支付事由、金额、收款单位等信息，并附上相关合同、协议等资料。2.申请表经部门负责人初审签字后，提交至审核岗位。审核人员对资金支付的必要性、合规性进行审核，重点审查合同条款、支付方式、支付时间等是否符合规定。3.对于涉及重大资金支出的项目，审核人员应进行实地考察或与相关部门沟通核实情况。4.审核通过后，申请表提交至财务负责人终审。财务负责人根据公司资金状况和审批权限进行最终决策。5.终审通过后，如果是通过银行转账等方式支付，结算岗位应及时与银行对接，确保资金准确无误地支付到收款单位账户；如果是现金支付，应严格按照现金管理规定办理支付手续。（三）收入确认审核1.业务部门在完成销售业务或其他收入事项后，填写收入确认单，并附上相关销售合同、发货单、发票等资料。2.收入确认单提交至审核岗位，审核人员对收入的真实性、完整性进行审核。核对销售合同条款与实际执行情况是否相符，发货单与发票信息是否一致，收入金额计算是否准确等。3.对于涉及分期收款、预收账款等特殊收入情况，审核人员应按照相关会计准则和公司规定进行审核确认。4.审核通过后，收入确认单提交至财务负责人终审。财务负责人根据公司财务政策和税务规定进行最终审核，确保收入确认符合要求。5.终审通过后，结算岗位按照规定进行收入账务处理，并及时与客户核对款项到账情况。四、结算流程（一）与供应商结算1.采购部门在收到供应商的发票和结算清单后，核对采购合同、收货单等资料，确认无误后填写供应商结算申请表。2.申请表提交至审核岗位，审核人员对结算金额、付款条件、发票真实性等进行审核。3.审核通过后，申请表提交至财务负责人终审。财务负责人根据公司资金安排和供应商合作情况进行最终审批。4.终审通过后，结算岗位按照审批结果与供应商进行结算。如采用银行转账方式支付，应及时办理转账手续，并取得银行付款回单；如采用商业汇票等方式结算，则按照相关票据管理规定进行操作。5.结算完成后，结算岗位及时更新供应商往来账，确保账目清晰准确。（二）与客户结算1.销售部门根据销售合同和实际发货情况，定期与客户核对账款。如客户有异议，销售部门应及时查明原因并进行沟通协调。2.核对无误后，销售部门填写客户结算申请表，附上相关销售发票、发货清单等资料。3.申请表提交至审核岗位，审核人员对结算金额、收款方式、发票开具情况等进行审核。4.审核通过后，申请表提交至财务负责人终审。财务负责人根据公司收款政策和客户信用情况进行最终审批。5.终审通过后，结算岗位按照审批结果与客户进行结算。如客户以支票、汇票等方式付款，结算岗位应及时办理收款手续，并妥善保管相关票据；如通过银行转账收款，应及时确认款项到账情况。6.结算完成后，结算岗位及时更新客户往来账，对逾期未收款的客户进行跟踪管理，采取相应的催款措施。五、内部控制措施（一）授权审批控制明确各级管理人员的审批权限，所有经济业务必须经过授权审批方可办理。审批人员应严格按照规定权限进行审批，不得越权审批。对于重大经济业务，实行集体决策审批制度。（二）不相容职务分离控制审核岗位与结算岗位、档案管理岗位应相互分离，避免由同一人兼任可能导致的舞弊风险。费用报销的审批、审核、支付等环节应由不同人员负责，确保各环节相互监督、相互制约。（三）凭证与记录控制加强对各类凭证、报表、合同等资料的管理，确保其真实、完整、有效。凭证的填制、审核、传递、保管等环节应严格按照规定流程进行，建立健全凭证编号、装订、归档等制度。同时，利用信息化手段对财务数据进行记录和存储，保证数据的安全性和可追溯性。（四）财产保护控制加强对公司资金、资产的保护，采取必要的安全措施，如设置保险柜、安装监控设备等。定期对资金、资产进行清查盘点，确保账实相符。对于重要资产，应建立资产台账，详细记录资产的购置、使用、处置等情况。（五）内部审计监督公司内部审计部门应定期对审核结算科的工作进行审计监督，检查内控制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见。审核结算科应积极配合内部审计工作，对审计提出的问题认真整改落实，并将整改情况及时反馈给内部审计部门。六、档案管理（一）档案分类审核结算科档案分为会计凭证档案、会计账簿档案、财务报表档案、合同协议档案、审批文件档案、其他档案等类别。（二）档案整理1.每月末，结算岗位负责将本月的会计凭证进行整理，按照凭证编号顺序排列，检查凭证附件是否齐全、合规。2.档案管理岗位对整理好的会计凭证进行装订，装订应牢固、整齐，封面应注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码等信息。3.会计账簿、财务报表按照年度进行整理归档，分别装入档案盒，并在盒外标明档案名称、年度等信息。4.合同协议档案、审批文件档案等按照业务发生时间顺序进行整理，每一份合同或文件应单独编号，建立索引目录，便于查询。（三）档案保管1.档案管理岗位应设立专门的档案保管室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防潮防虫设施等。2.档案应按照类别、年度、月份等进行分类存放，便于查找和管理。3.建立档案借阅登记制度，严格控制档案的借阅范围和借阅期限。因工作需要借阅档案的，必须填写借阅申请表，经部门负责人和档案管理负责人批准后方可借阅。借阅人应在规定期限内归还档案，归还时档案管理岗位应进行认真核对，确保档案完好无损。（四）档案销毁1.档案保管期限届满后，档案管理岗位应会同相关部门对档案进行鉴定，确定哪些档案可以销毁，哪些档案需要继续保存。2.对于确定销毁后的档案，应编制档案销毁清单，经部门负责人和公司领