疫情应急采购内控制度

PAGE疫情应急采购内控制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司在疫情期间的应急采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司运营及疫情防控工作的顺利开展，有效应对疫情带来的各种物资需求挑战，同时加强内部控制，防范采购风险。（二）适用范围本制度适用于公司在疫情期间因疫情防控、生产经营等紧急需要而进行的物资采购活动，包括但不限于防护用品、医疗设备、消杀物资、生产原材料及相关服务等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.及时性原则：以满足疫情防控和公司生产经营紧急需求为首要目标，快速响应，及时采购所需物资和服务。3.有效性原则：采购的物资和服务应切实满足实际需求，保证质量，有效支持疫情防控和公司业务运转。4.内控性原则：建立健全内部控制机制，加强对采购各环节的监督和管理，防范采购风险，确保采购活动公开、公平、公正。二、采购组织与职责（一）应急采购领导小组成立以公司高层领导为核心的应急采购领导小组，全面负责疫情应急采购工作的决策、指挥和协调。其主要职责包括：1.制定和审批疫情应急采购策略、计划和预算。2.审议重大采购事项，协调解决采购过程中的重大问题。3.监督采购活动的执行情况，确保采购工作符合公司利益和相关要求。（二）采购部门采购部门作为应急采购的执行主体，负责具体采购业务的实施。其职责如下：1.根据应急采购需求，制定采购计划和采购方案，明确采购物资的规格、数量、质量要求等。2.收集供应商信息，建立应急采购供应商库，确保供应商具备供应能力和良好信誉。3.按照规定的采购流程，组织开展采购活动，与供应商进行谈判、签订合同等。4.跟踪采购进度，协调解决采购过程中的问题，确保物资按时、按质、按量供应。5.负责采购文件的整理、归档和保管，建立采购台账，记录采购物资的相关信息。（三）需求部门需求部门提出疫情应急采购需求，配合采购部门做好采购工作。具体职责包括：1.准确评估疫情防控和生产经营对物资的需求，及时向采购部门提交详细的采购申请。2.参与采购物资的技术规格、质量标准等的确定，提供专业意见和建议。3.协助采购部门对采购物资进行验收，确保物资符合实际需求。（四）财务部门财务部门负责疫情应急采购资金的保障、核算和监督。其职责为：1.根据应急采购计划和预算，及时安排采购资金，确保资金到位。2.对采购费用进行审核和核算，严格控制采购成本。3.监督采购资金的使用情况，防范资金风险，确保资金使用合规、安全。（五）质量部门质量部门负责对采购物资的质量进行检验和监督。主要职责如下：1.制定采购物资的质量检验标准和验收流程。2.在物资到货时，按照标准进行检验，确保物资质量符合要求。3.对不合格物资提出处理意见，跟踪处理结果，防止不合格物资流入使用环节。三、采购流程（一）需求申请需求部门应在疫情期间及时关注物资需求变化，根据实际情况填写《疫情应急采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格、数量、用途、预计到货时间等信息，并提交至采购部门。申请表应经部门负责人审核签字确认。（二）采购审批采购部门收到需求申请后，对其进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。对于金额较小、需求紧急的采购项目，由采购部门负责人审批；对于金额较大或涉及重要物资的采购项目，采购部门应将申请表提交应急采购领导小组审批。审批通过后，采购部门方可开展采购活动。（三）供应商选择1.采购部门根据采购需求，从应急采购供应商库中选择合适的供应商。优先选择与公司有长期合作关系、信誉良好、供应能力强且能满足疫情期间紧急供货要求的供应商。2.如供应商库中无合适供应商，采购部门应通过多种渠道迅速寻找新的供应商，如网络搜索、行业推荐、政府部门提供的供应商名单等。对新供应商进行资格审查，包括营业执照、生产许可证（如有）、产品质量认证、业绩情况、信誉评价等，确保其具备合法经营资质和供应能力。3.对于疫情防控急需的特殊物资，如防护用品、医疗设备等，必要时可采用单一来源采购方式，但需严格按照相关法律法规和公司规定履行审批手续，确保采购过程的合规性。（四）采购实施1.采购部门与选定的供应商进行沟通，明确采购物资的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款，协商一致后签订采购合同或采购订单。合同或订单应符合法律法规要求，明确双方权利义务，确保采购活动的有效性和可追溯性。2.在采购过程中，采购人员应密切跟踪采购进度，及时与供应商沟通协调，确保物资按时生产、运输和交付。如遇不可抗力因素导致交货延迟等问题，采购人员应及时采取措施，与供应商协商解决方案，并向相关部门汇报。3.对于紧急采购且无法签订书面合同的情况，采购部门应通过电子邮件、短信等方式与供应商确认采购内容，并保留相关记录作为采购依据。（五）验收付款1.物资到货前，采购部门应通知需求部门和质量部门做好验收准备。质量部门按照既定的质量检验标准和验收流程对采购物资进行检验，需求部门配合进行验收工作。验收内容包括物资的数量、规格、型号、外观、质量等方面。2.验收合格的物资，由需求部门、质量部门在验收报告上签字确认。如发现物资存在质量问题或数量不符等情况，质量部门应及时出具不合格报告，并通知采购部门与供应商协商解决。供应商应负责更换、补货或采取其他补救措施，直至验收合格。3.财务部门根据验收报告和采购合同等相关文件，对采购款项进行审核和支付。对于符合付款条件的，按照公司财务制度及时安排付款；对于不符合付款条件的，应拒绝付款，并及时与采购部门沟通协调解决。四、风险管理（一）合规风险1.密切关注国家法律法规及相关政策的变化，确保采购活动始终符合要求。采购部门定期组织学习培训，及时掌握最新政策法规，并在采购决策和操作过程中严格遵循。2.建立合规审查机制，在采购合同签订前，由法务部门或专业法律人员对合同条款进行审查，确保合同内容合法合规，避免因合同瑕疵导致的法律风险。3.在采购过程中，严格执行公司内部审批流程，确保采购行为经过适当授权，防止未经授权的采购活动发生。（二）质量风险1.加强对供应商的质量管理，要求供应商提供产品质量合格证明文件，并在采购合同中明确质量违约责任。定期对供应商进行评估和考核，对于质量不稳定或出现质量问题的供应商，及时采取警告、暂停合作、取消资格等措施。2.强化质量检验环节，质量部门应严格按照标准进行检验，增加抽检频次和比例，确保采购物资质量符合要求。对于关键物资和重要设备，可邀请专业第三方检测机构进行检验，提高质量把控的准确性和可靠性。3.建立质量追溯机制，记录采购物资的来源、生产批次、检验情况等信息，以便在出现质量问题时能够迅速追溯原因，采取有效措施进行处理。（三）价格风险1.建立市场价格监测机制，采购部门定期收集市场价格信息，分析价格走势，为采购决策提供参考。在采购谈判过程中，充分利用市场价格信息，与供应商进行合理议价，争取有利的采购价格。2.对于价格波动较大的物资，可采用套期保值、签订框架协议锁定价格等方式，降低价格风险。同时，在采购合同中明确价格调整条款，根据市场价格变化情况合理调整采购价格，确保公司利益不受损失。3.加强内部成本控制，财务部门对采购成本进行核算和分析，定期评估采购价格的合理性。对于采购价格过高的情况，及时与采购部门沟通，共同查找原因，采取措施降低采购成本。（四）供应风险1.与供应商建立良好的合作关系，定期沟通交流，了解供应商的生产经营状况和供应能力。要求供应商制定应急预案，确保在疫情等特殊情况下能够保障物资供应。2.拓宽供应商渠道，避免过度依赖单一供应商。对于关键物资，可建立多家供应商备选机制，在一家供应商出现供应问题时，能够迅速切换到其他供应商，确保物资供应的连续性。3.关注物流运输情况，提前了解疫情期间物流运输政策和路况信息，合理安排物资运输计划。对于因疫情导致物流受阻的情况，及时与供应商和物流企业协商解决方案，如采用替代运输方式、调整交货地点等，确保物资按时送达。五、监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对疫情应急采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况以及采购资金的使用情况等。审计部门应制定详细的审计计划，明确审计范围、内容和方法，确保审计工作的全面性和有效性。2.采购部门应定期向应急采购领导小组汇报采购工作进展情况，包括采购项目的执行情况、物资供应情况、存在的问题及解决措施等。领导小组对采购工作进行监督和指导，及时发现和解决采购过程中出现的问题。3.建立举报机制，鼓励公司员工对采购过程中的违规行为进行举报。对于举报信息，公司应及时进行调查核实，如情况属实，依法依规对相关责任人进行处理，并采取措施防止类似问题再次发生。（二）外部监督1.积极配合政府相关部门的监督检查，如实提供疫情应急采购的相关资料和信息。对于政府部门提出的整改意见和要求，及时落实整改措施，确保采购活动符合政府监管要求。2.接受社会公众的监督评价，通过公司官网、社交媒体等渠道公开疫情应急采购的相关信息，包括采购项目、采购金额、供应商选择等情况，提高采购活动的透明度，增强社会公信力。六、信息管理（一）采购信息收集采购部门应及时收集与疫情应急采购相关的各类信息，包括市场价格信息、供应商信息、政策法规信息等。通过多种渠道获取信息，如网络平台、行业协会、政府部门发布的文件等，并进行整理和分析，为采购决策提供依据。（二）采购档案管理建立完善的疫情应急采购档案管理制度，对采购过程中形成的各类文件和资料进行分类归档、妥善保管。采购档案包括采购申请表、采购合同、采购订单、验收报告、付款凭证、供应商资料等。档案管理应确保资料的完整性、准确性和可追溯性，便于查询和审计。（三）信息共享与沟通1.建立疫情应急采购信息共享平台，采购部门、需求部门、财务部门、质量部门等相关部门可通过平台及时共享采购信息，实现信息的实时传递和协同工作。平台应具备信息发布、查询、统计分析等功能，提高工作效率和管理水平。2.加强采购部门与供应商之间的信息沟通，及时向供应商传达采购需求和相关要求，同时了解供应商的供应情况和问题反馈。通过建立有效的沟通机制，确保双方信息对称，减少误解