合约法规部内控制度

PAGE合约法规部内控制度一、总则（一）目的本内控制度旨在规范公司合约法规部的各项工作流程，确保合约的签订、履行、变更、终止等环节符合法律法规要求，有效防范法律风险，保护公司的合法权益，提高公司运营效率和管理水平。（二）适用范围本制度适用于公司合约法规部及其工作人员在处理各类合同、协议及相关法律事务时的操作与管理。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规、行业规范及政策要求，确保所有合约行为合法合规。2.风险防范原则：对合约过程中的法律风险进行全面识别、评估和控制，预防和减少潜在风险损失。3.流程规范原则：明确各环节的操作流程和标准，确保合约法规工作有序、高效进行。4.协作沟通原则：加强与公司内部各部门的协作与沟通，形成工作合力，共同推进合约法规工作顺利开展。二、合约签订管理（一）合约前期准备1.项目评估合约法规部应参与公司重大项目的前期评估，从法律角度对项目的可行性、合法性、风险点等进行分析，并出具法律意见。评估内容包括项目背景、合作方主体资格、项目内容的合法性、合同主要条款的合理性、可能面临的法律风险等。2.资料收集收集与合约相关的各类资料，如合作方的营业执照、资质证书、法定代表人身份证明、过往业绩、涉诉情况等。整理公司内部关于项目的立项文件、审批文件、技术方案、预算资料等，为合约起草提供充分依据。（二）合约起草与审核1.合约起草根据项目情况和公司需求，由合约法规部负责起草合同文本。合同条款应明确、具体、完整，具备可操作性，避免模糊不清或歧义性表述。合同主要条款应涵盖当事人信息、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等基本要素。2.合约审核合约法规部完成合同初稿后，应提交部门负责人进行初审，重点审查合同条款是否符合公司利益、法律规定及内部管理要求，逻辑是否严谨，语言是否规范。初审通过后，将合同文本分送公司相关部门进行会签。相关部门应从各自专业角度对合同条款提出意见和建议，合约法规部负责汇总并综合分析各部门意见，对合同进行修改完善。重大合同或涉及复杂法律问题的合同，应组织公司内部法律顾问、外部律师进行会审，必要时可邀请专家学者提供专业意见。会审通过后，报公司领导审批。（三）合约签订1.签约主体资格审查在签订合同前，再次核实合作方的主体资格、经营范围、授权代表权限等信息，确保签约主体合法有效。对于特殊行业或领域的合作方，应要求其提供相应的资质证书或许可证明，并进行查验核实。2.签约流程合同经公司领导审批通过后，由合约法规部负责与合作方办理签约手续。签约时，应确保双方当事人在合同文本上签字或盖章，并留存签字盖章页的复印件。对于多页合同文本，应加盖骑缝章，以防止合同被篡改。合同签订后，合约法规部应及时将合同原件归档，并按照公司档案管理规定进行妥善保管。同时，将合同副本分发给相关部门，以便各部门履行职责。三、合约履行管理（一）合约跟踪与监控1.建立合约台账合约法规部应建立详细的合约台账，对每份合同的签订时间、履行期限、履行情况、变更记录、付款情况等进行动态跟踪和记录。合约台账应定期更新，确保信息的准确性和及时性，以便及时掌握合同履行进度，发现潜在问题。2.进度跟踪合约法规部应定期与公司相关部门及合作方沟通，了解合同履行进度，督促各方按照合同约定履行义务。对于合同履行过程中出现的延迟履行、部分履行、不履行等情况，应及时查明原因，并采取相应措施进行处理。3.风险预警通过对合约履行情况的监控，及时发现可能影响合同履行的风险因素，如合作方经营状况恶化、出现重大法律纠纷、不可抗力事件发生等。针对风险因素，应及时进行风险评估，并向公司领导及相关部门发出风险预警，提出应对建议和措施。（二）合约变更管理1.变更申请合同履行过程中，如需对合同条款进行变更，应由合同执行部门提出书面变更申请，详细说明变更的原因、内容及对合同履行的影响。变更申请应经部门负责人审核签字后，提交合约法规部进行法律审查。2.法律审查与审批合约法规部对变更申请进行法律审查，重点审查变更条款的合法性、合理性、对公司权益是否产生不利影响等。根据审查结果，出具法律意见，并报公司领导审批。变更申请经公司领导批准后方可实施。3.变更协议签订变更申请获批后，合约法规部负责起草变更协议，并与合作方协商签订。变更协议应明确变更的具体内容、生效时间、双方权利义务等条款，确保变更后的合同符合法律法规要求和公司利益。变更协议签订后，应及时更新合约台账，并将变更协议副本分发给相关部门。（三）合约付款管理1.付款审核合约法规部应参与公司合同付款的审核工作，依据合同约定条款，对付款申请进行审查。审查内容包括付款条件是否成就、付款金额是否准确、付款方式是否符合合同约定等。对于不符合合同约定的付款申请，应提出明确的审核意见，不予批准付款。2.付款流程付款申请经合约法规部审核通过后，按照公司财务管理制度规定的流程进行付款操作。财务部门应严格按照审核意见和付款流程办理付款手续，确保付款资金的安全和合规使用。付款完成后，财务部门应及时将付款凭证复印件提交合约法规部存档，合约法规部据此更新合约台账中的付款记录。四、合约终止管理（一）合约终止条件1.正常履行完毕：合同约定的履行期限届满，双方当事人按照合同约定全面履行了各自的义务，合同自然终止。2.协议解除：双方当事人协商一致，达成解除合同的协议，合同自协议生效之日起终止。3.法定解除：因不可抗力、一方严重违约等法定事由，导致合同目的无法实现，另一方当事人依法行使解除权，合同自解除通知到达对方时终止。4.其他终止情形：根据法律法规规定或合同约定的其他终止情形，如合同被确认无效、被撤销等，合同终止。（二）终止程序1.提出终止申请合同执行部门或合约法规部发现合同符合终止条件时，应及时提出终止申请，详细说明合同终止的原因、依据及终止后的后续处理建议。终止申请应经部门负责人审核签字后，提交合约法规部进行法律审查。2.法律审查与审批合约法规部对终止申请进行法律审查，核实终止原因是否符合法律法规规定和合同约定，评估终止合同可能产生的法律后果和风险。根据审查结果，出具法律意见，并报公司领导审批。终止申请经公司领导批准后方可实施。3.终止协议签订对于协商一致解除合同的情况，合约法规部负责起草终止协议，并与合作方协商签订。终止协议应明确合同终止的原因、双方权利义务的清理、善后事宜的处理等条款，确保合同终止后的各项工作有序进行。对于因法定事由或其他原因导致合同终止的情况，应按照法律法规规定办理相关手续，如通知对方、办理交接、结算款项等，并留存相关证据材料。4.档案归档合同终止后，合约法规部应及时将合同终止的相关文件、资料进行整理归档，包括终止申请、审批文件、终止协议、交接清单、结算凭证等，以备后续查阅和审计。五、法律风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别合约法规部应定期对公司合约业务进行法律风险识别，通过梳理合同流程、分析合同条款、关注行业动态、收集案例信息等方式，查找可能存在的法律风险点。风险识别应涵盖合同签订、履行、变更、终止等各个环节，以及合作方主体资格、合同条款合法性、违约责任承担、争议解决方式等方面。2.风险评估对识别出的法律风险进行评估，分析风险发生的可能性、影响程度及后果。根据风险评估结果，将法律风险分为高、中、低三个等级，并确定相应的风险应对策略。风险评估应采用定性与定量相结合的方法进行，如通过专家打分、数据分析、案例对比等方式，对风险进行科学评估。（二）风险应对措施1.风险规避：对于高风险且无法有效控制的法律风险，应采取风险规避措施，如拒绝签订存在重大法律风险的合同、终止可能导致严重法律后果的业务合作等。2.风险降低：对于中等风险的法律风险，应采取风险降低措施，如完善合同条款、加强合同履行监控、要求合作方提供担保、购买保险等，以降低风险发生的可能性和影响程度。3.风险转移：对于部分法律风险，可通过签订免责条款、约定违约责任承担方式、购买保险等方式，将风险转移给合作方或第三方。4.风险接受：对于低风险且对公司影响较小的法律风险，在经过充分评估后，可选择风险接受策略，但应密切关注风险变化情况，及时采取应对措施防范风险扩大。（三）风险监控与预警1.风险监控合约法规部应建立法律风险监控机制，定期对已识别的法律风险进行跟踪和监控，及时掌握风险变化情况。监控内容包括风险应对措施的执行效果、合同履行情况、合作方经营状况、法律法规政策变化等方面。2.预警机制当法律风险发生变化或出现新的风险因素，可能导致风险等级上升时，应及时发出风险预警信号。预警信号应包括风险事项描述、风险等级变化、可能产生的后果及建议采取的应对措施等内容。合约法规部应及时将风险预警信息报告公司领导及相关部门，以便及时采取措施进行处理。六、内部沟通与协作（一）与公司内部各部门的沟通协作1.建立沟通机制合约法规部应与公司内部各部门建立定期沟通机制，通过召开会议、工作协调会、业务交流群等方式，及时沟通合约法规工作进展情况、存在的问题及需要各部门配合的事项。明确各部门在合约法规工作中的职责和权限，确保工作衔接顺畅，形成工作合力。2.项目协作在项目前期评估、合同起草与审核、履行跟踪等环节，合约法规部应与项目执行部门、财务部门、技术部门等密切协作，共同推进项目顺利实施。合约法规部应充分发挥法律专业优势，为各部门提供法律支持和咨询服务，协助解决项目实施过程中遇到的法律问题。（二）与外部律师事务所的合作1.律师事务所选择根据公司业务需求和法律事务特点，选择具有专业资质、良好信誉、丰富经验的律师事务所作为外部法律顾问。与律师事务所签订合作协议，明确双方的权利义务、服务内容、收费标准、保密条款等事项。2.业务合作在处理重大合同审查、复杂法律纠纷、专项法律事务等方面，充分利用外部律师的专业资源，邀请其参与提供专业意见和解决方案。加强与外部律师的沟通与协作，及时向其提供相关资料和信息，确保其能