学校单位采购内控制度

PAGE学校单位采购内控制度一、总则（一）目的为了加强学校单位采购内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购资金的使用效益，保障学校各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规和行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校单位内所有采购活动，包括但不限于教学设备、办公用品、基建工程、服务采购等各类物资和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和政策要求，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。4.制衡性原则：建立健全采购决策、执行、监督相互制衡的机制，防止权力滥用和腐败行为。5.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，作为采购决策机构。采购领导小组由学校领导、相关部门负责人等组成。其职责如下：1.审议学校采购政策、制度和流程。2.审批年度采购预算和重大采购项目计划。3.对采购项目的立项、采购方式、采购文件等进行决策。4.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门学校设立专门的采购部门或指定相关部门负责采购执行工作。采购执行部门的职责如下：1.贯彻执行学校采购政策、制度和流程。2.编制采购预算和采购项目计划，报采购领导小组审批。3.组织实施采购活动，包括制定采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。4.负责采购项目的验收工作，确保采购物资和服务符合要求。5.建立采购档案，妥善保管采购文件、合同等资料。（三）采购监督部门学校设立采购监督小组，负责对采购活动进行全程监督。采购监督小组的职责如下：1.监督采购政策、制度和流程的执行情况。2.审查采购文件、采购合同等，确保其合法合规。3.对采购活动中的违规行为进行调查处理，提出整改意见。4.定期向学校汇报采购监督情况。（四）使用部门采购项目的使用部门负责提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定、验收等工作，并对采购物资和服务的使用情况进行反馈。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据学校事业发展规划和工作实际需要，在每年规定时间内编制本部门下一年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购执行部门对各部门提交的采购预算进行汇总审核，结合学校资金状况，编制学校年度采购预算草案，报采购领导小组审批。3.年度采购预算一经批准，必须严格执行。因特殊情况需要调整预算的，应按照规定程序报采购领导小组审批。（二）预算执行1.采购执行部门应按照批准的采购预算组织采购活动，严格控制采购支出，不得超预算采购。2.对于预算执行过程中出现的偏差，采购执行部门应及时分析原因，采取有效措施进行调整和纠正。（三）预算监督1.财务部门负责对采购预算执行情况进行监督检查，定期向采购领导小组汇报预算执行情况。2.采购监督小组对采购预算执行情况进行全程监督，发现问题及时督促整改。四、采购流程（一）采购申请1.使用部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、用途等内容，并经部门负责人签字确认后提交采购执行部门。2.采购执行部门对采购申请进行初审，审核采购项目是否符合学校采购政策和预算安排，申请内容是否完整、准确。对初审通过的采购申请，报采购执行部门负责人审批；对初审不通过的采购申请，退回使用部门并说明原因。（二）采购审批1.采购执行部门负责人根据采购申请的性质和金额大小，按照学校规定的审批权限进行审批。2.对于重大采购项目或超过一定金额的采购申请，需报采购领导小组审批。采购领导小组应在规定时间内做出审批决定，并反馈给采购执行部门。（三）采购方式选择1.根据采购项目的特点、金额大小、市场供应情况等因素，采购执行部门选择合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.采用公开招标方式采购的，应按照国家相关法律法规和招标程序进行操作。采购执行部门应在指定媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。3.采用邀请招标方式采购的，采购执行部门应从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。4.采用竞争性谈判方式采购的，采购执行部门应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。5.采用单一来源采购方式采购的，应符合国家规定的情形，并按照规定程序进行审批。6.采用询价方式采购的，采购执行部门应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（四）采购文件编制1.采购执行部门根据采购方式和采购项目特点，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、谈判文件、询价通知书等）、采购需求、技术规格、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件应符合法律法规和行业标准要求，明确采购项目的各项要求和供应商的响应条件，确保采购活动的公平、公正、公开。（五）采购信息发布采购执行部门应通过学校官网、政府采购指定媒体等渠道发布采购信息，包括采购公告、中标（成交）公告等，确保采购信息及时、准确、公开。（六）供应商选择与管理1.采购执行部门按照采购文件规定的条件和程序，对供应商进行资格审查和评选，确定成交供应商。2.建立供应商库，对入库供应商进行动态管理。定期对供应商的履约情况进行评价，对表现不佳的供应商进行淘汰，对优秀供应商给予奖励和优先合作机会。3.与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物资和服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式等内容。（七）采购合同签订与履行1.采购合同经采购执行部门负责人审核后，报学校法定代表人或其授权代表签字（盖章）。合同签订后，采购执行部门应及时将合同副本送财务部门、使用部门等相关部门备案。2.采购执行部门应跟踪采购合同的履行情况，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。对于合同履行过程中出现的问题，应及时与供应商沟通协商解决，并按照合同约定追究供应商的违约责任。3.使用部门应配合采购执行部门做好采购合同的履行工作，及时提供验收所需的资料和条件，对采购物资和服务进行验收。（八）采购验收1.采购项目完成后，采购执行部门应组织使用部门等相关人员按照采购合同和采购文件的要求进行验收。验收内容包括采购物资的数量、质量、规格型号、技术性能等方面。2.验收合格的，由验收人员签署验收报告；验收不合格的，采购执行部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货、降价等措施，直至验收合格。如因供应商原因造成的损失，采购执行部门应按照合同约定追究供应商的赔偿责任。3.验收报告应作为支付采购款项的依据之一。财务部门在审核采购款项支付申请时，应核对验收报告等相关资料。（九）采购付款1.财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，对采购款项支付申请进行审核。审核通过后，报学校财务负责人审批。2.学校财务负责人审批同意后，财务部门办理采购款项支付手续。支付采购款项时，应严格按照合同约定的金额、付款方式、付款时间等进行支付，确保资金安全。3.对于采购项目存在质量问题或其他纠纷的，在问题未解决之前，财务部门暂停支付相关款项，待问题解决后再行支付。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购执行部门和采购监督小组应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如采购政策风险、供应商风险、合同风险、验收风险、付款风险等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对识别出的风险进行评估，确定风险等级，为风险应对提供依据。（二）风险应对措施1.政策风险应对：加强对国家法律法规和政策的学习与研究，及时调整采购政策和制度，确保采购活动符合政策要求。2.供应商风险应对：建立严格的供应商资格审查制度，加强对供应商的考察和评估；与供应商签订详细的合同条款，明确双方的权利和义务；加强对供应商的日常管理和监督，定期对供应商进行评价和考核。3.合同风险应对：加强采购合同管理，严格按照法律法规和学校规定的程序签订合同；对合同条款进行认真审核，确保合同内容合法合规、明确具体；加强对合同履行情况的跟踪和监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。4.验收风险应对：建立健全采购验收制度，明确验收标准和程序；加强验收人员的培训，提高验收人员的专业素质和责任意识；严格按照验收标准进行验收，确保采购物资和服务符合要求。5.付款风险应对：加强采购付款管理，严格按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款；建立采购款项支付审核制度，对付款申请进行严格审核，确保资金支付安全。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时发现风险应对过程中存在的问题，并采取有效措施进行改进。2.设定采购风险预警指标，如采购项目进度偏差率、供应商违约率、采购成本超支率等。当预警指标达到设定阈值时，及时发出预警信号，提醒相关部门采取措施防范风险。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件、投标（响应）文件、评标报告、采购合同、验收报告、付款凭证等与采购活动相关的各类文件资料。（二）档案整理与归档采购执行部门应在采购项目完成后，及时对采购档案进行整理和归档。档案整理应按照文件形成的时间顺序、类别等进行分类，确保档案资料完整、有序。归档后的采购档案应妥善保管，便于查阅和使用。（三）档案保管期限采购档案的保管期限应按照国家法律法规和学校规定执行。一般采购项目档案保管期限为[X]年，重大采购项目档案保管期限为[X]年。保管期限届满后，经学校批准，可按照规定程序进行销毁。（四）档案查阅与借阅1.因工作需要查阅采购档案的，应填写《采购档案查阅申