学校采购业务内控制度

PAGE学校采购业务内控制度一、总则（一）目的为了加强学校采购业务管理，规范采购行为，防范采购风险，提高采购资金使用效益，确保学校各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规和行业标准，结合学校实际情况，制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位涉及的各类采购业务活动，包括但不限于教学设备采购、办公用品采购、基建工程采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购资金使用效益最大化。3.公开透明原则：采购过程应公开、公正、公平，接受学校内部和社会监督。4.归口管理原则：明确采购业务归口管理部门，实行统一领导、分级负责的管理体制。5.不相容岗位分离原则：采购业务中的采购申请、审批、执行、验收、付款等环节应相互分离，避免舞弊行为。二、采购业务流程（一）采购申请1.各部门、各单位根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途等内容。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至归口管理部门。（二）采购审批1.归口管理部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、可行性、预算合理性等进行审核。2.对于预算金额较大或涉及重大项目的采购申请，需提交学校采购领导小组进行审批。3.经审批通过的采购申请，由归口管理部门下达采购任务通知书。（三）采购执行1.归口管理部门根据采购任务通知书，组织实施采购活动。采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等，应根据采购项目的特点和要求选择合适的采购方式。2.在采购过程中，采购人员应严格按照采购程序和相关法律法规要求进行操作，确保采购活动的合法性和公正性。3.采购人员应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购商品或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。（四）验收1.采购项目完成后，由归口管理部门组织相关人员进行验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购商品或服务的数量、质量、规格型号等进行逐一核对。2.验收合格后，验收人员应填写验收报告，并签字确认。验收报告应包括采购项目名称、采购合同编号、验收日期、验收内容、验收结论等信息。3.对于验收不合格的采购项目，验收人员应及时通知供应商进行整改或退换货处理，并跟踪整改情况，直至验收合格。（五）付款1.采购部门根据验收报告和采购合同，填写付款申请单，经部门负责人审核签字后，提交至财务部门。2.财务部门对付款申请单进行审核，审核内容包括采购项目的合法性、合同执行情况、验收情况、发票真实性等。3.经审核通过的付款申请，由财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款。三、采购业务风险管理（一）风险识别1.市场风险：市场价格波动、供应商垄断市场等因素可能导致采购成本增加或采购无法按时完成。2.质量风险：供应商提供的商品或服务质量不符合要求，可能影响学校教学、科研和管理工作的正常开展。3.信用风险：供应商信用状况不佳，可能导致合同无法履行或出现违约行为。4.法律风险：采购活动不符合法律法规要求可能引发法律纠纷，给学校带来经济损失和声誉损害。5.内部管理风险：采购业务流程不规范、内部控制制度不完善，可能导致采购过程中的舞弊行为和管理漏洞。（二）风险评估与应对1.市场风险：建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态，合理安排采购时间，通过招标、询价等方式选择多家供应商进行比较，降低采购成本。与供应商签订价格调整条款，以应对市场价格波动。2.质量风险：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购商品或服务的验收环节管理，要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺。对重要采购项目，可委托专业机构进行质量检验。3.信用风险：对供应商进行信用调查和评估，选择信用良好的供应商合作。在采购合同中约定违约责任和赔偿条款，以约束供应商的行为。建立供应商信用档案，对供应商的信用状况进行动态跟踪和管理。4.法律风险：加强对采购人员的法律法规培训，提高法律意识。在采购活动中严格遵守法律法规要求，确保采购合同合法有效。对于重大采购项目，可咨询法律顾问意见，防范法律风险。5.内部管理风险：完善采购业务流程和内部控制制度，明确各部门和岗位的职责权限，加强对采购过程的监督和审计。定期对采购业务进行内部检查和评估，及时发现和纠正存在的问题。四、采购业务监督与审计（一）内部监督1.学校设立采购监督小组，负责对采购业务进行全程监督。监督小组由学校纪检监察部门、财务部门、审计部门等相关人员组成。2.采购监督小组应定期对采购业务进行检查，重点检查采购程序的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使用情况等。3.对于发现的问题，采购监督小组应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）内部审计1.学校审计部门应定期对采购业务进行内部审计，审查采购业务的合法性、合规性、效益性。2.内部审计内容包括采购项目的立项审批、采购方式的选择、采购合同的签订和执行、采购资金的支付等环节。3.审计部门应出具审计报告，对采购业务中存在的问题提出审计建议，并督促相关部门进行整改。五、采购业务信息管理（一）采购档案管理1.采购部门应建立健全采购档案管理制度，对采购活动中的各类文件和资料进行分类整理、归档保存。2.采购档案包括采购申请表、采购任务通知书、采购合同、验收报告、付款申请单、发票等相关资料。3.采购档案应妥善保管，保存期限按照国家法律法规和学校相关规定执行。（二）采购信息统计与分析1.采购部门应定期对采购业务信息进行统计和分析，包括采购金额、采购项目类别、采购方式、供应商等方面的信息。2.通过对采购信息的统计和分析，及时掌握采购业务的动态和趋势，