医院集采工作内控制度

PAGE医院集采工作内控制度一、总则（一）目的为加强医院集采工作的管理，规范采购行为，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、透明、高效，保障医院医疗工作的顺利开展，特制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于医院所有集采项目，包括药品、医疗器械、医用耗材、办公用品、后勤物资等各类物资及服务的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购活动合法合规。2.合规性原则：遵循医院内部各项规章制度，规范采购流程，确保采购行为符合规定。3.公开透明原则：采购过程公开、信息透明，接受医院内部和外部的监督。4.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，确保所有符合条件的供应商都有机会参与采购活动。5.效益原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高采购效益。二、组织与职责（一）集采工作领导小组1.组成：由医院领导班子成员、相关职能部门负责人组成。2.职责负责审定集采工作的重大政策、制度和规划。对集采工作中的重大事项进行决策。协调解决集采工作中出现的跨部门问题。（二）集采工作管理部门1.组成：通常为医院的采购部门或专门设立的集采管理科室。2.职责负责制定集采工作的具体操作流程和实施细则。组织开展集采项目的采购活动，包括采购计划制定、供应商选择、采购合同签订等。建立和维护供应商数据库，对供应商进行管理和评估。负责采购文件的编制、审核和存档。协调采购过程中的各方关系，处理采购纠纷。（三）需求部门1.职责根据医院业务需求，提出采购申请，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等。参与采购项目的技术参数论证、评标等工作。负责采购物资或服务的验收工作。（四）监督部门1.组成：医院的纪检监察部门、审计部门等。2.职责对集采工作进行全程监督，检查采购活动是否符合法律法规、医院制度和采购流程。受理对集采工作中违规行为的举报和投诉，进行调查处理。定期对集采工作进行审计，评估采购效益和风险。三、采购流程（一）采购计划制定1.需求部门根据医院业务发展、医疗工作需要以及库存情况，定期编制采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、预算金额、预计采购时间等内容。2.采购计划需经部门负责人审核后，提交至集采工作管理部门。集采工作管理部门对采购计划进行汇总、分析和审核，结合医院资金状况和市场供应情况，对采购计划进行调整和平衡，形成年度、季度和月度采购计划。3.年度采购计划报集采工作领导小组审定后执行。季度和月度采购计划在执行过程中，如遇特殊情况需要调整，应按照规定的程序进行审批。（二）供应商选择与管理1.供应商库建立集采工作管理部门通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式，从众多供应商中筛选出符合医院要求的优质供应商，建立供应商数据库。供应商应具备合法的经营资质、良好的商业信誉、较强的供应能力和售后服务能力。2.供应商评估与考核集采工作管理部门定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括供应商的产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于不符合要求的供应商及时淘汰出供应商库。3.供应商选择集采工作管理部门根据采购项目的特点和需求，从供应商库中选择合适的供应商参与采购活动。对于新的采购项目，如供应商库中无合适供应商，应按照规定的程序进行新供应商的引入。选择供应商时，应采用公平、公正、公开的方式，通过招标、谈判、询价等程序确定供应商。（三）采购文件编制1.集采工作管理部门根据采购项目的需求和特点，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件应严格按照法律法规和行业标准编制，确保文件内容合法、合规、准确、完整。采购文件编制过程中，应充分征求需求部门、监督部门等相关部门的意见，确保采购文件符合医院实际需求和管理要求。3.采购文件编制完成后，需经集采工作管理部门负责人审核、分管领导审批后发布。（四）采购实施1.招标采购对于达到招标限额标准的采购项目，应按照《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规的要求，组织公开招标或邀请招标。招标采购应发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。开标过程应公开进行，由评标委员会按照评标标准进行评标，确定中标供应商。2.谈判采购对于技术复杂、规格特殊或市场竞争不充分的采购项目，可采用竞争性谈判方式进行采购。谈判采购应成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判过程中，应记录谈判情况，最终确定成交供应商。3.询价采购对于采购金额较小、规格标准统一、市场货源充足的采购项目，可采用询价采购方式。询价采购应向多家供应商发出询价函，要求供应商报价。根据供应商的报价情况，选择报价合理、满足需求的供应商作为成交供应商。4.单一来源采购符合《中华人民共和国政府采购法》规定的单一来源采购情形的，可采用单一来源采购方式。单一来源采购应组织专家论证，并经集采工作领导小组批准。采购过程中，应与供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。（五）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，集采工作管理部门应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，确保合同内容合法、合规、完整。2.采购合同签订前，应经医院法务部门或法律顾问审核，确保合同条款符合法律法规要求，避免合同风险。3.采购合同签订后，应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门按照合同约定履行职责。（六）验收与付款1.验收采购物资或服务到货后，需求部门应按照采购合同和相关标准进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、性能等方面。验收合格后，需求部门应出具验收报告。验收报告应包括验收项目、验收标准、验收结果等内容。对于验收不合格的物资或服务，需求部门应及时通知集采工作管理部门与供应商协商解决。2.付款财务部门根据采购合同和验收报告，按照医院财务管理制度的规定办理付款手续。付款前，应审核采购合同的执行情况、发票的真实性和合法性等。对于符合付款条件的采购项目，财务部门应及时支付款项。对于因特殊原因需要延迟付款的，应按照合同约定和相关规定办理审批手续。四、风险管理（一）风险识别与评估1.集采工作管理部门应定期对集采工作中的风险进行识别和评估，分析可能存在的风险因素，如采购价格风险、质量风险、交货期风险、合同风险、廉政风险等。2.采用定性和定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。对于高风险事项，应制定针对性的风险应对措施。（二）风险应对措施**1.采购价格风险应对通过市场调研、价格分析、招标竞争等方式，合理确定采购价格。与供应商建立长期合作关系，争取更优惠的采购价格。建立价格预警机制，及时掌握市场价格动态，对价格波动较大的物资或服务，提前采取应对措施。2.质量风险应对加强对供应商的质量管理，要求供应商提供质量保证文件，对采购物资进行严格的质量检验。建立质量追溯机制，对于出现质量问题的物资或服务，及时追溯供应商责任，要求供应商采取整改措施或承担相应的赔偿责任。3.交货期风险应对在采购合同中明确交货期条款，并约定违约责任。加强与供应商的沟通协调，及时掌握供应商的生产进度和交货情况。对于可能影响交货期的因素，提前制定应对预案，如寻找替代供应商、调整采购计划等。4.合同风险应对加强合同管理，严格按照合同签订流程签订合同，确保合同条款合法、合规、完整。定期对合同执行情况进行检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。对于合同变更、解除等事项，应按照规定的程序进行审批。5.廉政风险应对加强对集采工作人员的廉政教育，提高廉洁自律意识。建立廉政监督机制，对采购活动进行全程监督，防止出现贪污受贿、利益输送等违规行为。对违反廉政规定的行为，严肃追究责任，依法依规进行处理。五、监督与检查（一）内部监督1.监督部门定期对集采工作进行内部监督检查，检查内容包括采购流程的执行情况、采购文件的编制与审核情况、供应商选择与管理情况、合同签订与履行情况等。2.内部监督检查可采用定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行。检查过程中，应查阅相关文件资料、账目记录，与相关人员进行谈话，实地查看采购现场等。3.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。整改完成后，责任部门应提交整改报告，监督部门进行复查。（二）外部监督1.接受政府相关部门、行业协会、社会公众等外部机构的监督。积极配合外部监督检查工作，如实提供相关资料和信息。2.对于外部监督机构提出的意见和建议，应认真研究，及时整改落实，并将整改情况向外部监督机构反馈。六、信息管理（一）采购信息收集与整理1.集采工作管理部门应建立采购信息收集渠道，及时收集与采购项目相关的市场信息、供应商信息、政策法规信息等。2.对收集到的采购信息进行整理和分析，形成采购信息报告，为采购决策提供参考依据。采购信息报告应包括信息来源、信息内容、分析结论等内容。（二）采购档案管理1.集采工作管理部门负责采购档案的建立和管理。采购档案应包括采购计划、采