中介确认内控制度

PAGE中介确认内控制度一、总则（一）目的本内控制度旨在规范中介机构在公司业务活动中的行为，确保中介服务的质量和合规性，保护公司及相关利益者的合法权益，有效防范各类风险，促进公司业务的健康、稳定发展。（二）适用范围本制度适用于与公司合作的所有中介机构，包括但不限于财务审计中介、法律事务中介、资产评估中介、人力资源中介等各类为公司提供专业服务的第三方机构。（三）基本原则1.合法性原则中介机构的服务活动必须严格遵守国家法律法规、行业规范以及公司内部的各项规章制度，确保所有业务操作合法合规。2.独立性原则中介机构应保持独立的立场，不受任何外部因素的不当干扰，独立开展中介服务工作，客观、公正地出具相关报告和意见。3.诚信原则中介机构应秉持诚信理念，如实提供服务，不得隐瞒或虚报重要信息，维护公司与中介机构之间的信任关系。4.风险控制原则通过建立健全中介机构的选择、评估、监督等环节的控制机制，有效识别、评估和应对中介服务过程中可能出现的各类风险，将风险控制在可承受范围内。二、中介机构的选择与准入（一）中介机构的资质要求1.基本资质中介机构应具备合法有效的营业执照，拥有相应的专业资质证书，如会计师事务所需具备注册会计师执业资格证书、律师事务所需具备律师执业许可证等，且资质证书在有效期内。2.专业能力中介机构应拥有一支专业素质高、经验丰富的服务团队，团队成员应具备与所提供服务相匹配的专业知识和技能。例如，财务审计中介机构的审计人员应熟悉财务审计准则和相关法律法规，具备丰富的审计经验；法律事务中介机构的律师应具有深厚的法律专业知识和丰富的诉讼、非诉讼业务经验。3.信誉与业绩中介机构应具有良好的信誉，在过去的经营活动中无重大违法违规记录，无不良信用记录。同时，应具备一定的业绩基础，在同行业中具有较高的知名度和认可度，能够提供优质的服务案例。（二）中介机构的选择流程1.需求识别公司各部门根据业务需求，提出对中介机构服务的需求申请，明确服务内容、服务期限、质量要求等关键信息。2.中介机构推荐由公司内部相关部门或通过公开渠道收集、推荐符合资质要求的中介机构名单。推荐渠道包括但不限于行业协会推荐、合作伙伴推荐、网络搜索等。3.初步筛选对推荐的中介机构进行初步筛选，主要审查其基本资质、专业能力、信誉与业绩等方面的情况。通过查阅中介机构的官方网站、资质证书、业绩报告等资料，以及向相关机构或人员进行咨询等方式，排除不符合要求的中介机构。4.实地考察对于初步筛选合格的中介机构，安排实地考察。考察内容包括中介机构的办公场所、人员配备、内部管理等情况，了解其实际运营状况和服务能力。实地考察可由公司内部相关部门人员组成考察小组进行，考察结束后形成考察报告。5.综合评估根据初步筛选和实地考察的结果，对中介机构进行综合评估。评估指标包括但不限于服务质量、价格水平、服务响应速度以及与公司的合作意愿等。通过对各项指标进行量化打分，确定综合得分较高的中介机构。6.合同签订与综合评估合格的中介机构签订服务合同，明确双方的权利义务、服务内容、服务费用、服务期限、保密条款、违约责任等重要条款。合同签订前，应提交公司法律事务部门进行审核，确保合同的合法性和有效性。三、中介服务过程的管理（一）服务计划与沟通1.服务计划制定中介机构应根据公司的业务需求和合同要求，制定详细的服务计划。服务计划应包括服务目标、服务内容、服务步骤、时间节点、人员安排等内容，并提交公司相关部门审核确认。2.定期沟通中介机构应与公司保持定期沟通，及时汇报服务进展情况，反馈服务过程中遇到的问题和困难。沟通方式可包括定期会议、书面报告、电子邮件等。公司相关部门应指定专人负责与中介机构的沟通协调工作，确保信息传递的及时、准确。（二）服务质量监控1.内部质量控制中介机构应建立健全内部质量控制体系，对服务过程进行全程监控。内部质量控制体系应包括质量控制标准、质量控制流程、质量监督机制等内容，确保中介服务符合相关法律法规、行业标准以及公司的要求。2.公司监督检查公司相关部门应定期对中介机构的服务质量进行监督检查。监督检查内容包括服务计划的执行情况、工作底稿的完整性和准确性、报告的质量等方面。通过查阅工作底稿、听取汇报、实地检查等方式，及时发现并纠正中介机构服务过程中存在的问题。（三）信息保密管理1.保密协议签订中介机构在与公司签订服务合同的同时，应签订保密协议，明确保密的范围、期限、违约责任等内容。保密协议应涵盖公司的商业秘密、技术秘密、客户信息等重要信息。2.保密措施落实中介机构应采取有效的保密措施，确保在服务过程中接触到的公司信息不被泄露。保密措施包括但不限于对信息存储设备的加密、对工作人员的保密培训、对办公场所的安全管理等。中介机构工作人员违反保密协议的，应承担相应的法律责任。四、中介服务成果的验收与评价（一）服务成果验收1.验收标准制定根据服务合同的要求和相关法律法规、行业标准，制定中介服务成果的验收标准。验收标准应明确、具体，具有可操作性，涵盖服务报告的内容、格式、准确性、合规性等方面。2.验收流程中介机构完成服务后，应向公司提交服务成果报告。公司相关部门收到报告后，按照验收标准进行验收。验收可采用书面审核、实地核实、专家评审等方式进行。验收合格的，出具验收报告；验收不合格的，要求中介机构限期整改，直至达到验收标准。（二）服务评价1.评价指标设定建立中介机构服务评价指标体系，评价指标应包括服务质量、服务效率、服务态度、价格合理性、合作配合度等方面。评价指标应具有科学性、合理性和可量化性，能够全面、客观地反映中介机构的服务水平。2.评价方式与周期评价方式可采用公司内部相关部门评价、客户评价、第三方评价等多种方式相结合。评价周期为每年度一次，评价结果应及时反馈给中介机构，并作为后续合作的重要参考依据。五、中介机构的费用管理（一）费用标准制定根据市场行情、服务内容、服务难度等因素，制定中介机构服务费用标准。费用标准应合理、公正，既要保证中介机构能够获得合理的利润，又要避免费用过高给公司带来不必要的成本负担。（二）费用支付流程1.费用申请中介机构根据服务合同的约定，在完成相应服务阶段后，向公司提交费用申请报告。费用申请报告应包括服务内容、服务期限、费用金额、支付依据等内容，并附上相关的服务成果报告和工作底稿。2.审核审批公司相关部门对中介机构的费用申请进行审核，审核内容包括服务合同的执行情况、费用标准的合规性、服务成果的质量等方面。审核通过后，提交公司财务部门进行审批。财务部门根据公司的财务管理制度和资金状况，对费用申请进行审批。3.费用支付经审批同意支付的费用，由公司财务部门按照合同约定的支付方式和时间节点进行支付。支付过程中应严格遵守财务管理制度，确保资金支付的安全、准确。六、中介机构的违约责任与处理（一）违约责任界定1.违反法律法规与行业标准中介机构在服务过程中违反国家法律法规、行业标准的，应承担相应的法律责任。例如，出具虚假报告、泄露客户信息等行为，将面临法律诉讼和行政处罚。2.违反服务合同约定中介机构未按照服务合同约定履行义务的，如未按时完成服务任务、服务质量不符合要求等，应承担违约责任。违约责任的承担方式包括但不限于支付违约金、赔偿损失等。（二）违约处理措施1.限期整改对于中介机构存在的一般性违约行为，公司可要求其限期整改。限期整改通知书应明确整改要求、整改期限等内容。中介机构应在规定期限内完成整改，并向公司提交整改报告。2.扣除费用根据中介机构违约行为的严重程度，公司可扣除相应的服务费用。扣除费用的比例应根据合同约定和实际违约情况确定，扣除费用的金额应在服务费用结算时予以体现。3.终止合作对于中介机构存在严重违约行为，如出具虚假报告、严重违反保密协议等，公司有权终止与中介机构的合作关系，并依