单位招投标内控制度

PAGE单位招投标内控制度一、总则（一）目的为了加强单位招投标活动的内部控制，规范招投标行为，防范招投标风险，提高资金使用效益，保证单位各项业务活动合法、有序进行，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于单位在各类项目采购、工程建设、服务外包等招投标活动中的内部控制管理。（三）基本原则1.合法性原则：招投标活动必须遵守国家法律法规，符合相关政策要求，确保程序合法、合规。2.公平公正原则：对待所有参与招投标的供应商或承包商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证招投标过程的公平性和结果的公正性。3.公开透明原则：招投标信息应全面、及时、准确地向社会公开，接受各方监督，确保招投标过程的透明度。4.效益优先原则：在保证质量和合规的前提下，充分考虑成本效益，选择最优的投标方案，实现单位资源的合理配置和效益最大化。（四）职责分工1.招投标管理部门负责制定和完善招投标管理制度、流程和标准文件。组织开展招投标活动，包括招标公告发布、招标文件编制、资格预审、开标、评标、定标等工作。对招投标过程进行监督和管理，协调解决招投标过程中出现的问题。建立和维护招投标档案，保存相关文件和资料。2.采购需求部门提出项目采购需求，明确采购标的规格、数量、技术要求、服务标准等内容。参与招标文件的编制，对采购需求的合理性、准确性负责。配合招投标管理部门开展资格预审、开标、评标等工作，提供必要的技术支持和解释说明。3.财务部门参与招投标文件中涉及资金预算、支付方式等财务条款的审核。负责对中标项目的资金支付进行审核和监督，确保资金使用合规、安全。协助招投标管理部门进行成本效益分析，提供财务数据支持。4.审计部门对招投标活动进行审计监督，检查招投标程序的合法性、合规性和公正性。对中标项目的执行情况进行审计，检查项目资金使用、合同履行等方面是否符合规定。对招投标过程中发现的违规违纪行为进行调查和处理。5.其他相关部门根据各自职责，配合招投标管理部门做好相关工作，如提供技术咨询、法律支持、市场调研等。二、招投标前期准备（一）项目立项1.采购需求部门根据单位业务发展需要和实际工作情况，提出项目立项申请，详细说明项目名称、背景、目标、内容、预算额度等信息。2.立项申请经相关领导审批通过后，正式启动项目招投标程序。（二）市场调研1.招投标管理部门组织采购需求部门及相关人员开展市场调研，了解同类项目的市场价格、技术水平、供应商或承包商情况等信息。2.通过查阅资料、咨询行业专家、实地考察等方式，收集市场动态和相关数据，为制定招标文件提供参考依据。（三）招标文件编制1.招投标管理部门根据项目立项批复和市场调研结果，组织编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术规格、投标文件格式等内容。2.招标文件中的各项条款应明确、具体、合理，不得含有倾向性、排斥性或不合理的条件，确保符合公平公正原则。3.采购需求部门负责对招标文件中涉及采购需求的部分进行审核和确认，确保需求表达准确、完整。4.财务部门对招标文件中涉及资金预算、支付方式等财务条款进行审核，确保财务安排合理、合规。5.招标文件编制完成后，经相关部门会签，报单位领导审批。（四）资格预审1.根据项目特点和实际需要，招投标管理部门可以对潜在投标人进行资格预审。资格预审文件应明确资格预审的条件、标准和程序。2.潜在投标人应按照资格预审文件的要求，提供营业执照、资质证书、业绩证明、财务状况、信誉情况等相关资料。3.招投标管理部门对潜在投标人提交的资格预审申请文件进行审查，确定合格的潜在投标人名单。三、招投标实施（一）招标公告发布1.经单位领导审批后的招标文件，由招投标管理部门在指定的媒体或平台上发布招标公告。招标公告应包括招标人名称、地址、联系方式，项目名称、内容、规模、资金来源，招标范围、工期要求、质量标准，对投标人的资格要求，获取招标文件的时间、地点、方式，投标截止时间、开标时间及地点等信息。2.招标公告发布后，应及时关注潜在投标人的报名情况，对报名的潜在投标人进行登记和资格初审。（二）招标文件发售1.对通过资格初审的潜在投标人，发售招标文件。招标文件售价应合理，仅用于补偿编制和印刷招标文件的成本。2.向潜在投标人提供招标文件的同时，应提供相关的答疑文件、补充文件等资料，并告知潜在投标人如有疑问可在规定时间内提出。（三）投标文件编制与提交1.潜在投标人应按照招标文件的要求，编制投标文件。投标文件应包括商务部分、技术部分、价格部分等内容，确保内容完整、格式规范、响应准确。2.投标文件应在规定的投标截止时间前密封送达指定地点。招投标管理部门应安排专人负责接收投标文件，并做好登记和签收工作。（四）开标1.招投标管理部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标会议。开标会议应由招标人或其委托的招标代理机构主持，邀请所有投标人参加。2.开标时，应检查投标文件的密封情况，当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等信息。3.开标过程应记录在案，并存档备查。（五）评标1.开标结束后，按照招标文件规定的评标办法，组建评标委员会进行评标。评标委员会由招标人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。2.评标委员会成员应严格遵守评标纪律，按照评标办法对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人名单。3.评标过程中，评标委员会可以要求投标人对投标文件中含义不明确的内容进行澄清或说明，但不得超出投标文件的范围或改变投标文件的实质性内容。4.评标委员会应独立、客观、公正地履行职责，对评标结果负责。（六）定标1.招标人根据评标委员会推荐的中标候选人名单，确定中标人。中标人应符合招标文件规定的各项要求，且投标报价合理、技术方案可行、信誉良好。2.招标人应在中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同。合同的标的、价款、质量、履行期限等主要条款应与招标文件和中标人的投标文件一致。四、招投标过程监督（一）内部监督1.审计部门定期对招投标活动进行审计监督，检查招投标程序是否符合规定，文件资料是否齐全、完整，评标过程是否公正、公平等。2.单位内部纪检监察部门对招投标活动中的违规违纪行为进行监督检查，对发现的问题及时进行调查处理，并追究相关人员的责任。3.各部门在招投标活动中应相互监督，发现问题及时沟通协调，共同维护招投标活动的正常秩序。（二）外部监督1.主动接受社会公众和相关监管部门的监督，及时回应社会关切。2.对于涉及公共利益、社会关注度高的招投标项目，邀请相关部门、专家、媒体等参与监督，确保招投标活动公开透明。五、合同管理（一）合同签订1.中标通知书发出后，招投标管理部门应及时通知中标人签订合同。合同签订前，应对合同条款进行审核，确保合同内容符合法律法规和招标文件的要求。2.合同文本应明确双方的权利和义务，包括标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式、违约责任等条款。3.合同签订后，应及时将合同副本送财务部门、审计部门等相关部门备案。（二）合同履行1.合同履行过程中，采购需求部门应按照合同约定，及时跟踪项目进展情况，并协调解决合同履行过程中出现的问题。2.财务部门按照合同约定的支付方式和时间，审核支付申请，办理资金支付手续。3.审计部门对合同履行情况进行审计监督，检查合同执行是否到位，资金使用是否合规。（三）合同变更与终止1.如因不可抗力或其他原因需要变更合同条款的，应按照合同约定的程序进行协商和变更，并签订书面补充协议。补充协议作为合同的组成部分，具有同等法律效力。2.合同履行完毕或出现法定终止情形时，应及时办理合同终止手续，并对合同执行情况进行总结和评价。六、档案管理（一）档案收集1.招投标管理部门负责收集、整理招投标活动过程中产生的各类文件和资料，包括立项申请、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书、合同文本等。2.档案收集应做到及时、完整，确保各类文件资料不遗漏。（二）档案整理与归档1.对收集到的文件资料进行分类整理，按照文件的性质、时间顺序等进行编号和装订。2.将整理好的文件资料归档保存，建立电子和纸质档案，便于查询和使用。（三）档案保管与查阅1.设立专门的档案保管场所，配备必要的保管设