单位存货内控制度

PAGE单位存货内控制度一、总则（一）制定目的为了加强单位存货内部控制，规范存货管理行为，提高存货运营效率，保护存货安全完整，确保财务信息真实可靠，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位及所属各部门涉及存货采购、验收、存储、领用、盘点等环节的管理活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关法律法规和政策规定，确保存货管理活动合法合规。2.全面性原则：涵盖存货管理的全过程，包括采购、验收、存储、领用、盘点等各个环节，不留管理死角。3.制衡性原则：明确各部门和岗位在存货管理中的职责权限，形成相互制约、相互监督的工作机制，防止权力滥用和舞弊行为。4.适应性原则：根据本单位的业务特点、管理要求和外部环境变化，不断完善存货内控制度，确保制度的有效性和适应性。5.成本效益原则：在保证存货管理效果的前提下，合理控制存货管理成本，提高存货运营效率，实现经济效益最大化。二、存货管理组织架构及职责分工（一）存货管理领导小组成立以单位负责人为组长，财务部门、采购部门及相关业务部门负责人为成员的存货管理领导小组。负责审议存货管理的重大决策，协调各部门之间的工作关系，监督存货内控制度的执行情况。（二）财务部门职责1.负责制定存货核算办法，准确记录存货的增减变动及结存情况，定期编制存货报表，为管理层提供决策依据。2.参与存货采购预算的编制，审核存货采购、验收、付款等环节的相关凭证，确保财务数据的真实性和准确性。3.监督存货盘点工作，对盘点结果进行审核，分析存货盘盈、盘亏原因，提出处理建议。4.负责存货资金的管理，合理安排资金，确保存货采购资金的及时供应，提高资金使用效率。（三）采购部门职责1.根据单位生产经营需要，编制存货采购计划，经审批后组织实施采购活动。2.选择合格的供应商进行采购，签订采购合同，确保采购物资的质量、规格、数量等符合要求。3.负责采购物资的催交、运输、验收等工作，及时处理采购过程中的各种问题。4.建立供应商档案，定期对供应商进行评估和考核，维护良好的合作关系。（四）仓储部门职责1.负责存货的验收入库工作，对采购物资的数量、质量、规格等进行严格检验，确保入库存货符合要求。2.按照存货的类别、特性等进行合理存储，建立存货台账，记录存货的出入库情况，定期盘点存货，保证账实相符。3.负责存货的保管和养护工作，采取必要的措施确保存货安全，防止存货损坏、变质、丢失等情况发生。4.根据生产经营需要，及时办理存货的领用手续，严格按照审批程序发放存货。（五）使用部门职责1.根据生产经营计划，提出存货需求申请，经审批后到仓储部门领用存货。2.合理使用存货，提高存货使用效率，减少浪费和闲置现象。3.定期对本部门使用的存货进行清查盘点，协助仓储部门做好存货管理工作。三、存货采购与付款控制（一）采购计划管理1.各使用部门应根据年度生产经营计划、销售预测等情况，结合存货库存状况，提前编制存货需求计划，经部门负责人审核后报采购部门。2.采购部门汇总各部门的存货需求计划，结合存货库存水平、市场供应情况等因素，编制年度存货采购计划，报存货管理领导小组审批。3.年度存货采购计划应明确采购物资的品种、规格、数量、采购时间等内容，并根据实际情况进行动态调整。（二）供应商选择与管理1.采购部门应建立供应商评估和选择标准，对潜在供应商进行调查、评估和筛选，确定合格供应商名单。2.定期对供应商的供货质量进行评估，根据评估结果调整供应商名单，淘汰不合格供应商。3.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。（三）采购流程控制1.采购部门根据审批后的采购计划，向供应商发出采购订单或签订采购合同。采购订单或合同应明确采购物资的详细信息，确保采购活动的准确性和规范性。2.采购物资到货前，采购部门应通知仓储部门做好验收准备工作。仓储部门应安排专人负责验收，并根据采购合同和相关标准对采购物资的数量、质量、规格等进行检验。3.验收合格的物资，由仓储部门办理入库手续，填写入库单，并将入库单传递给财务部门。验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商协商处理，如退货、换货等。（四）付款控制1.财务部门应根据采购合同和验收单等相关凭证，审核采购款项的支付申请。审核内容包括采购合同条款、验收情况、发票真实性等。2.对于符合付款条件的采购款项，财务部门应按照规定的付款方式和时间进行支付。付款方式应符合国家法律法规和单位财务制度规定，确保资金支付安全。3.建立采购付款跟踪机制，及时掌握采购款项的支付情况，对逾期未付款项进行跟踪催办，确保资金及时结算。四、存货验收与入库控制（一）验收准备1.仓储部门在收到采购部门的到货通知后，应安排熟悉物资性质和验收标准的人员进行验收准备工作。2.验收人员应准备好验收所需的工具、量具、检验设备等，并熟悉采购合同和相关验收标准。（二）验收程序1.验收人员应按照采购合同和相关标准，对采购物资的数量、质量、规格等进行逐一核对。2.对于需要进行质量检验的物资，应按照规定的检验方法和标准进行检验，确保物资质量符合要求。3.验收过程中发现的问题，验收人员应及时记录，并与采购部门、供应商沟通协商解决。（三）入库手续办理1.验收合格的物资，仓储部门应及时办理入库手续，填写入库单。入库单应详细记录物资的名称、规格、数量、入库时间、供应商等信息。2.入库单应一式多联，分别传递给采购部门、财务部门等相关部门，作为记账、付款等的依据。3.仓储部门应根据入库单将物资分类存放，并建立存货台账，记录存货的出入库情况。五、存货存储与保管控制（一）存储规划1.仓储部门应根据存货的类别、特性、用途等因素，合理规划存货存储区域，设置明显的标识牌，确保存货存放有序。2.对易燃易爆、有毒有害等特殊存货，应设置专门的存储区域，并采取相应的安全防护措施。（二）保管措施1.仓储部门应定期对存货进行检查和盘点,及时发现存货的损坏、变质、丢失等情况，并采取相应的措施进行处理。2.根据存货的特性，采取必要的保管措施，如防潮、防虫、防火、防盗等，确保存货安全。3.建立存货保管人员岗位责任制，明确保管人员的职责和权限，加强对保管人员的培训和考核。(三)库存盘点1.仓储部门应定期组织存货盘点工作，盘点周期可根据实际情况确定，一般为月度、季度或年度。2.盘点前，仓储部门应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、方法、人员分工等内容。3.盘点过程中，盘点人员应认真核对存货的数量、质量、规格等信息，如实记录盘点结果。4.盘点结束后，仓储部门应编制盘点报告，对盘点结果进行分析，查找差异原因，提出处理建议。5.财务部门应根据盘点报告，对存货账实差异进行调整，确保财务数据的准确性。六、存货领用与发出控制（一）领用申请1.使用部门根据生产经营需要，填写存货领用申请表，注明领用物资的名称、规格、数量、用途等信息，经部门负责人审核后报仓储部门。2.领用申请表应一式多联,分别传递给仓储部门、财务部门等相关部门，作为领用存货的依据。（二）审批流程1.仓储部门收到领用申请表后，应根据库存情况进行审核。对于库存充足的物资，应及时办理领用手续；对于库存不足的物资，应及时通知采购部门进行采购。2.财务部门应对领用申请表进行审核，主要审核领用物资的用途是否合理、是否符合预算等。审核通过后，在领用申请表上签字盖章。3.经仓储部门和财务部门审核通过的领用申请表，报单位负责人或授权审批人审批。审批通过后，方可办理领用手续。（三）领用发放1.仓储部门根据审批后的领用申请表，办理存货领用手续，填写出库单。出库单应详细记录领用物资的名称、规格、数量、领用时间、领用部门等信息。2.出库单应一式多联，分别传递给领用部门、财务部门等相关部门，作为记账、核算等的依据。3.仓储部门应按照出库单及时发放存货，并在存货台账上记录存货的发出情况。七、存货处置控制（一）处置申请1.对于因积压、报废、毁损等原因需要处置的存货，使用部门或仓储部门应填写存货处置申请表，注明处置存货的名称、规格、数量、原因等信息，经部门负责人审核后报财务部门。2.存货处置申请表应一式多联，分别传递给财务部门、资产管理部门等相关部门，作为处置存货的依据。（二）审批流程1.财务部门收到存货处置申请表后，应会同资产管理部门等相关部门对处置存货的原因、价值等进行审核。2.对于金额较大的存货处置事项，应报存货管理领导小组审批。审批通过后，方可进行处置。（三）处置方式1.存货处置方式包括出售、报废、捐赠等。对于可以出售的存货，应按照市场价格进行公开拍卖或招标，确保处置价格合理。2.对于报废的存货，应按照规定的程序进行报废处理，填写报废清单，注明报废存货的名称、规格、数量、报废原因等信息。3.对于捐赠的存货，应办理相关手续，确保捐赠行为合法合规。（四）处置记录1.财务部门应根据存货处置审批结果，及时进行账务处理，记录存货处置的收入、成本等情况。2.资产管理部门应建立存货处置档案，记录存货处置的全过程，包括处置申请、审批文件、处置方式、处置结果等信息。八、监督检查与评价（一）监督检查机制1.单位应建立健全存货内控制度监督检查机制，定期对存货管理活动进行监督检查。2.监督检查内容包括存货采购、验收、存储、领用、盘点、处置等环节的内部控制执行情况，以及相关部门和人员的职责履行情况。（二）检查方式与频率1.监督检查方式可采用定期检查、不定期抽查、专项检查等多种形式。2.定期检查一般每年进行一次，全面检查存货内控制度的执行情况；不定期抽查根据实际情况进行，重点检查存货管理中的关键环节和风险点；专项检查针对存货管理中的突出问题或重大事项进行。（三）问题整改与跟踪1.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门和人员限期整改。2.整改责任部门应制定详细的整改措施，明确整改责任人，确保整改工作落实到位。3.整改完成后，整改责任部门应提交整改报告，说明整改情况和整改效果。单位应跟踪整改情况，对整改不力的部门和人员进行问责。（四）内控制度评价1.单位应定期对存货内控制度的有效性进行评价，评价周期一般为每年一次。2.内控制度评