公司燃煤内控制度

PAGE公司燃煤内控制度一、总则（一）目的为加强公司燃煤管理，规范燃煤采购、储存、使用等环节的内部控制，确保燃煤供应的稳定性、安全性和经济性，保障公司生产经营活动的正常运行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及燃煤采购、储存、使用及相关管理活动的各部门和岗位。（三）制定依据本制度依据国家相关法律法规，如《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国环境保护法》《中华人民共和国节约能源法》等，以及煤炭行业相关标准和规范，结合公司实际情况制定。（四）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保公司燃煤管理活动合法合规。2.全面性原则：涵盖燃煤管理的各个环节，包括采购、验收、储存、领用、核算等，实现全过程控制。3.制衡性原则：明确各部门和岗位在燃煤管理中的职责权限，形成相互制约、相互监督的机制。4.成本效益原则：在确保燃煤供应质量和安全的前提下，合理控制采购成本、储存成本和使用成本，提高经济效益。5.适应性原则：根据公司生产经营发展和外部环境变化，适时调整和完善燃煤内控制度。二、职责分工（一）采购部门1.负责燃煤采购计划的编制与执行，根据公司生产需求和库存情况，合理安排采购数量和时间。2.选择合格的燃煤供应商，建立供应商档案，定期对供应商进行评估和考核。3.签订燃煤采购合同，明确采购价格、质量标准、交货时间、付款方式等条款，并跟踪合同执行情况。4.协调解决燃煤采购过程中的相关问题，确保采购工作顺利进行。（二）质量检验部门1.制定燃煤质量检验标准和流程，对采购的燃煤进行严格检验，确保其质量符合合同要求和公司生产需要。2.出具燃煤质量检验报告，对不合格燃煤提出处理意见，并跟踪处理结果。3.参与供应商质量评估工作，为采购决策提供质量依据。（三）仓储部门1.负责燃煤的储存管理，合理规划储存场地，确保燃煤安全存放。2.建立燃煤出入库管理制度，严格执行出入库手续，准确记录燃煤的出入库数量、时间、来源和去向。3.定期对储存的燃煤进行盘点，确保账实相符，发现问题及时报告并处理。4.做好燃煤储存期间的防潮、防火、防盗等工作，保障燃煤质量不受损。（四）生产部门1.根据生产计划，合理安排燃煤领用数量和时间，确保生产用煤的及时供应。2.监督燃煤在生产过程中的合理使用，提高燃煤利用率，降低生产成本。3.配合相关部门做好燃煤管理的其他工作，如提供生产用煤需求信息等。（五）财务部门1.负责燃煤采购资金的预算安排和支付管理，审核采购合同和付款申请，确保资金支付的合理性和合规性。2.对燃煤采购、储存、使用等环节的成本进行核算和分析，为公司成本控制提供财务数据支持。（六）审计部门1.定期对公司燃煤内控制度的执行情况进行审计监督，检查各部门和岗位的职责履行情况，发现问题及时提出整改意见。2.对燃煤采购、储存、使用等环节的经济活动进行审计，防范财务风险和经营风险。三、燃煤采购控制（一）采购计划1.采购部门应根据公司年度生产计划、月度生产安排以及燃煤库存情况，编制详细的燃煤采购计划。采购计划应明确采购品种、数量、质量要求、采购时间等内容。2.在编制采购计划前，采购部门应与生产部门、仓储部门等相关部门进行沟通协调，充分了解生产需求和库存状况，确保采购计划的合理性和准确性。3.采购计划经部门负责人审核后，报公司分管领导审批。审批通过后的采购计划作为指导燃煤采购工作的依据。（二）供应商选择与管理1.采购部门应建立合格供应商名录，对潜在供应商进行调查和评估。评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.对于新的供应商，采购部门应要求其提供相关资质证明文件，如营业执照、煤炭生产许可证、质量检验报告等，并进行实地考察。考察合格的供应商方可纳入合格供应商名录。3.定期对合格供应商进行评估和考核，评估指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务等。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于不符合要求的供应商及时淘汰。4.与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。合同应包括采购品种、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。（三）采购合同管理1.采购合同签订前，采购部门应将合同草本提交法律部门或法律顾问进行审核，确保合同条款符合法律法规要求，避免法律风险。2.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，如质量检验部门、仓储部门、财务部门等，以便各部门按照合同要求开展工作。3.跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保合同按时、按质、按量履行。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施追究其违约责任，维护公司合法权益。（四）采购价格控制1.采购部门应定期收集市场燃煤价格信息，分析价格走势，为采购决策提供参考依据。2.在采购过程中，采购人员应通过招标、询价、谈判等方式，选择价格合理的供应商。对于重大采购项目，应实行集体决策，确保采购价格的公正性和合理性。3.建立采购价格审核机制，财务部门对采购合同中的价格条款进行审核，确保采购价格符合公司成本控制要求。四、燃煤质量控制（一）质量标准制定1.质量检验部门应根据公司生产需求和国家相关标准，制定详细的燃煤质量检验标准。质量检验标准应包括发热量、挥发分、灰分、硫分、粒度等指标要求。2.在制定质量检验标准时，应充分考虑公司不同生产设备对燃煤质量要求的差异，确保质量标准的针对性和实用性。（二）检验流程1.采购的燃煤到货后，仓储部门应及时通知质量检验部门进行检验。质量检验部门应按照规定的检验流程和方法，对燃煤进行抽样检验。2.检验过程中，应严格按照质量检验标准进行操作，确保检验数据的准确性和可靠性。检验人员应出具书面检验报告，明确检验结果是否合格。3.对于检验合格的燃煤，质量检验部门应在检验报告上签字确认，并通知仓储部门办理入库手续。对于检验不合格的燃煤，质量检验部门应及时出具不合格报告，说明不合格原因，并提出处理意见。（三）不合格燃煤处理**1.采购部门应根据质量检验部门出具的不合格报告，及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、降价等措施处理不合格燃煤。2.如供应商拒绝处理不合格燃煤或处理结果不符合要求，采购部门应按照合同约定追究其违约责任。同时，应根据公司实际情况，对不合格燃煤进行妥善处理，如退货、降级使用、另行处置等，以减少公司损失。3.质量检验部门应对不合格燃煤的处理情况进行跟踪监督，确保处理措施得到有效执行。五、燃煤储存控制（一）储存场地规划1.仓储部门应根据公司燃煤储存量和储存要求，合理规划燃煤储存场地。储存场地应具备良好的通风、防潮、防火、防盗等条件。2.按照燃煤品种、质量等级等因素，对储存场地进行分区分类管理，确保不同燃煤分开存放，避免相互污染。（二）出入库管理1.建立燃煤出入库管理制度，明确出入库流程和手续。燃煤入库时，仓储部门应核对送货单、质量检验报告等相关凭证，确保入库燃煤数量、质量与凭证一致。2.燃煤出库时，仓储部门应根据生产部门的领用申请单，核实领用数量和用途，办理出库手续。出库手续应包括填写出库单、签字确认等环节。3.严格执行出入库登记制度，准确记录燃煤的出入库时间、数量、来源、去向等信息。出入库记录应妥善保存，以便查询和核对。（三）盘点管理1.仓储部门应定期对储存的燃煤进行盘点，盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点。2.盘点过程中，应采用实地盘点的方法，确保账实相符。如发现账实不符，应及时查明原因，并编制盘点报告，说明差异情况及处理建议。3.根据盘点结果，对库存燃煤进行调整，确保库存数据的准确性。同时，对盘点过程中发现的问题进行分析总结，采取措施加以改进，防止类似问题再次发生。（四）储存安全管理1.加强燃煤储存期间的安全管理，制定安全管理制度和操作规程，明确安全责任。2.配备必要的安全设施和消防器材，如通风设备、防火设备、防爆设备等，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。3.对储存场地进行安全巡查，及时发现和消除安全隐患。严禁在储存场地内吸烟、明火作业等违规行为，确保燃煤储存安全。六、燃煤领用控制（一）领用计划1.生产部门应根据月度生产计划，提前编制燃煤领用计划。领用计划应明确领用品种、数量、时间等内容，并报公司分管领导审批。2.在编制领用计划时，生产部门应充分考虑生产设备的运行状况、燃煤消耗定额等因素，确保领用计划的合理性和准确性。（二）领用流程1.生产部门凭经审批的领用计划向仓储部门提交领用申请单。领用申请单应注明领用燃煤的品种、数量、用途等信息。2.仓储部门接到领用申请单后，应核对领用计划和库存情况，如库存充足，应及时办理出库手续，并将燃煤发放给生产部门。3.生产部门在领用燃煤时，应安排专人负责验收，确保领用燃煤的数量、质量与领用申请单一致。验收合格后，双方在领用凭证上签字确认。（三）领用核算1.财务部门应建立燃煤领用核算制度，对生产部门领用的燃煤进行成本核算。核算依据为领用数量和采购成本，确保成本核算的准确性。2.定期对燃煤领用情况进行统计分析，与生产部门的生产消耗情况进行对比，发现异常情况及时查明原因，并采取措施加以调整。七、监督与检查（一）内部审计监督1.审计部门应定期对公司燃煤内控制度的执行情况进行审计监督，检查各部门和岗位在燃煤采购、储存、使用等环节的职责履行情况。2.通过查阅文件资料、实地查看、访谈相关人员等方式，对燃煤管理活动进行全面审计。审计过程中，应重点关注采购合同执行情况、质量检验情况、出入库管理情况、成本核算情况等方面。3.审计部门应出具审计报告，对审计发现的问题提出整改意见和建议。相关部门应根据审计报告要求，及时进行整改，并将整改情况反馈给审计部门。（二）日常监督检查1.公司各部门应加强对燃煤管理活动的日常监督检查，及时发现和纠正存在的问题。采购部门应监督供应商合同履行情况，质量检验部门应监督检验流程执行情况，仓储部门应监督出入库管理和盘点情况，生产部门应监督燃煤领用和使用情况等。