财政采购内控制度

PAGE财政采购内控制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织财政采购内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效率，确保采购活动合法合规、公正透明、廉洁高效，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及财政采购的活动，包括但不限于货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公正、公平、公开的原则，保障所有参与采购的供应商享有平等的机会，不受任何歧视。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。4.风险防控原则：识别、评估和应对采购过程中的各种风险，建立健全风险防控机制，确保采购活动安全可靠。5.内部控制原则：建立健全内部管理制度，明确各部门和岗位在采购活动中的职责权限，加强对采购全过程的监督和控制。二、采购组织与职责分工（一）采购决策机构设立采购决策委员会，由公司/组织高层管理人员、相关部门负责人等组成。负责审议重大采购项目，制定采购政策和战略，对采购活动进行宏观决策和指导。（二）采购执行部门1.采购部门：负责具体采购业务的实施，包括采购计划制定、供应商选择、采购合同签订与执行等。2.需求部门：提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定、验收等工作，对采购产品或服务的质量和适用性负责。（三）监督部门1.内部审计部门：定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购合同的执行情况等，对发现的问题提出整改建议并跟踪落实。2.纪检监察部门：对采购活动中的廉洁自律情况进行监督检查，严肃查处采购过程中的违规违纪行为。（四）各部门职责1.采购部门职责根据需求部门提交的采购申请，结合公司/组织实际情况，制定合理的采购计划。广泛收集供应商信息，建立供应商库，对供应商进行资格审查和评估，选择合格的供应商。组织采购谈判，起草、签订采购合同，并负责合同的执行和跟踪。协调解决采购过程中的各种问题，确保采购任务按时完成。定期对采购工作进行总结和分析，不断改进采购工作流程和方法。2.需求部门职责准确提出采购需求，详细描述采购产品或服务的规格、数量、质量要求、交货时间等关键信息。参与采购项目的技术规格制定，提供技术支持和专业意见。负责采购产品或服务的验收工作，对验收结果负责。配合采购部门进行供应商选择、采购合同签订等工作，及时反馈采购过程中的问题和需求变化。3.监督部门职责内部审计部门：制定审计计划，对采购活动进行定期或不定期审计。审查采购文件、合同、发票等资料，检查采购流程是否合规，采购资金使用是否合理，采购绩效是否达标。对审计发现的问题提出整改意见，并跟踪整改情况，确保审计建议得到有效落实。纪检监察部门：监督采购人员遵守廉洁自律规定，防止采购过程中出现贪污受贿、利益输送等违法违纪行为。受理对采购活动中违规违纪行为的举报，进行调查核实，依法依规严肃处理相关责任人。三、采购流程控制（一）采购计划制定1.需求部门应根据公司/组织的业务发展规划、实际工作需要和预算安排，提前编制采购需求计划。采购需求计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、预计采购时间等详细信息。2.采购部门收到需求部门提交的采购需求计划后，进行汇总整理和分析。结合库存情况、市场供应状况、采购周期等因素，制定年度、季度和月度采购计划。采购计划应合理安排采购时间和顺序，确保采购活动与公司/组织的业务需求相匹配。3.采购计划需经采购部门负责人审核后，报采购决策委员会审批。审批通过后的采购计划作为采购活动的依据，严格按照计划组织实施。（二）供应商选择与管理1.采购部门应通过多种渠道广泛收集供应商信息，建立供应商库。供应商信息应包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、资质证书、业绩情况、产品质量、价格水平、售后服务等内容。2.对拟参与采购项目的供应商进行资格审查。审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、生产许可证、产品质量认证等相关证件的真实性和有效性。同时，核实供应商的经营状况、财务状况、信誉情况等，确保供应商具备履行采购合同的能力和条件。3.采用综合评估法对供应商进行评估。评估指标可包括供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务、技术支持、信誉等方面。根据评估结果，对供应商进行分类分级管理，选择优质供应商进入合格供应商名录。4.定期对供应商进行考核评价。采购部门应建立供应商考核评价机制，根据采购合同的履行情况、产品质量、售后服务等方面对供应商进行定期考核评价。考核评价结果作为供应商后续合作、调整采购份额、暂停或终止合作关系的重要依据。（三）采购谈判与合同签订1.采购部门根据采购项目的特点和需求，选择合适的采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。采购方式的选择应符合国家法律法规和相关政策要求，并按照规定的程序进行审批。2.对于采用招标方式的采购项目，采购部门应按照法定程序发布招标公告，编制招标文件，组织开标、评标、定标等活动。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。采购部门根据评标结果确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。3.对于非招标方式的采购项目，采购部门应组织谈判小组与供应商进行谈判。谈判小组应根据采购需求和供应商的报价、技术方案、售后服务等情况进行综合谈判，确定成交供应商。4.采购合同应采用书面形式签订，明确双方的权利和义务。合同内容应包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方法、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订前，应进行合法性审查，确保合同条款符合法律法规和公司/组织利益。5.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门按照合同要求履行职责。（四）采购执行与验收1.采购部门负责采购合同的执行，按照合同约定及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交付采购产品或服务。2.在采购产品或服务交付前，采购部门应通知需求部门做好验收准备工作。需求部门应组织专业人员按照合同约定的质量标准和验收方法进行验收。验收内容包括产品的规格型号、数量、质量、外观、性能等方面。3.验收过程中，如发现采购产品或服务存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，需求部门应及时与采购部门沟通，采购部门应与供应商协商解决。如协商不成，可按照合同约定的争议解决方式进行处理。4.验收合格后，需求部门应出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、验收日期、验收内容、验收结果等信息，并由验收人员签字确认。验收报告作为采购付款的重要依据。（五）采购付款1.财务部门应根据采购合同约定的付款方式和时间，对采购项目进行审核。审核内容包括采购合同的真实性、有效性、采购发票的合规性、验收报告的完整性等。2.审核通过后，财务部门按照合同约定办理付款手续。付款方式可采用支票、汇票、电汇、网上支付等多种形式。付款时，应严格按照财务管理制度进行操作，确保资金支付安全。3.对于分期付款的采购项目，财务部门应按照合同约定的分期时间和金额进行付款，并做好相应的账务处理。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.建立采购风险识别机制，对采购过程中的各种风险进行全面、系统的识别。采购风险主要包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、廉洁风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的采购风险进行评估。评估风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。根据风险评估结果，制定相应的风险应对策略。（二）风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场动态，及时掌握市场价格波动、供应短缺等信息。通过与供应商签订长期合作协议、套期保值等方式，降低市场风险对采购活动的影响。2.供应商风险应对：加强对供应商的管理和监督，定期对供应商进行考核评价。建立供应商备用库，在主要供应商出现问题时，能够及时更换供应商，确保采购活动不受影响。3.质量风险应对：在采购合同中明确质量标准和验收方法，加强对采购产品或服务的验收工作。要求供应商提供质量保证文件，对质量不合格的产品或服务，按照合同约定进行处理。4.合同风险应对：加强采购合同管理，严格按照合同签订流程进行操作。对合同条款进行合法性审查，确保合同的有效性和可执行性。建立合同执行跟踪机制，及时发现和解决合同执行过程中出现的问题。5.廉洁风险应对：加强对采购人员的廉洁教育，建立廉洁自律制度。对采购活动进行全程监督，严禁采购人员接受供应商的贿赂、回扣等不正当利益。对违反廉洁规定的行为，依法依规严肃处理。五、采购信息管理（一）采购档案管理1.建立健全采购档案管理制度，对采购活动中形成的各类文件、资料进行分类整理、归档保存。采购档案包括采购申请文件、采购计划、采购文件（招标文件、谈判文件、询价文件等）、采购合同、验收报告、采购发票等。2.采购档案应妥善保管，确保档案的完整性、真实性和安全性。档案保管期限应按照国家法律法规和公司/组织相关规定执行。3.建立采购档案查阅和借阅制度，严格控制档案的查阅和借阅范围。查阅和借阅采购档案时，应履行审批手续，并做好登记记录。（二）采购数据分析与利用1.采购部门应定期对采购数据进行统计分析，包括采购金额、采购数量、采购品种、采购频率、供应商分布等方面的数据。通过数据分析，总结采购活动的规律和趋势，发现采购过程中存在的问题和不足。2.根据采购数据分析结果，提出改进采购工作的建议和措施。例如，优化采购计划、调整供应商结构、改进采购方式等，不断提高采购管理水平和采购效益。3.建立采购信息共享平台，实现采购部门与需求部门、财务部门、监督部门等相关部门之间的信息共享。通过信息共享平台，及时传递采购信息，提高工作效率，加强部门之间的协作配合。六、监督与检查（一）内部监督1.内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否有效执行、采购资金使用是否合理等。审计结束后，出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改情况。2.纪检监察部门对采购活动中的廉洁