行政工作处理清单与规范手册

行政日常事务处理清单与规范手册目录一、手册适用范围与工作场景二、核心事务操作流程与规范（一）会议组织全流程指引（二）办公用品管理规范（三）文件流转与归档操作（四）访客接待与礼仪标准（五）办公环境维护管理三、常用行政事务模板清单（一）会议通知模板（二）办公用品申领表（三）访客登记信息表（四）文件审批流转单四、关键操作风险提示与规范要求一、手册适用范围与工作场景本手册适用于企业、事业单位及机关等组织的行政管理部门，为日常行政事务处理提供标准化操作指引。具体场景包括：新入职行政人员岗前培训、日常事务执行与监督、跨部门协作流程对接、工作交接与应急事务处理等。通过规范操作，可提升行政事务处理效率，保证工作有序衔接，降低管理风险。二、核心事务操作流程与规范（一）会议组织全流程指引1.会前准备（提前1-3个工作日）（1）明确会议基本信息：由需求部门（或发起人*）填写《会议需求申请表》，注明会议主题、时间、预计时长、地点、参会人员（含职务、人数）、议程、所需材料及设备（如投影仪、麦克风、白板等）。（2）审批与协调：行政部收到申请后1个工作日内完成审批，确认会议室availability（若冲突需协调调整时间或地点），并通知需求部门。（3）物料准备：根据需求准备会议材料（打印、装订、盖章）、席卡、饮用水、纸笔等；提前30分钟调试设备，保证正常运行。2.会中服务（会议期间）（1）签到引导：参会人员入场时，引导至指定座位，发放会议材料；重要会议需核对参会人员身份，记录迟到/早退情况。（2）现场保障：安排专人负责设备操作、茶水补充、温湿度调节；及时处理突发情况（如设备故障、临时议题调整等）。（3）会议记录：指定记录人（通常为行政人员或部门助理*）详细记录会议决议、待办事项（含责任人、完成时限），会后整理形成《会议纪要》初稿。3.会后整理（会议结束后1个工作日内）（1）场地复原：清理会议室，回收物料，关闭设备电源，恢复桌椅摆放。（2）纪要分发：将《会议纪要》初稿提交会议发起人审核，确认无误后（2个工作日内）发送至所有参会人员及相关部门，并同步抄送存档。（3）资料归档：将会议通知、签到表、纪要、原始材料等整理成册，按年度分类归档，保存期限不少于3年。（二）办公用品管理规范1.申领流程（1）需求提报：每月25日前，各部门提交《办公用品月度需求表》，注明物品名称、规格、数量、用途，部门负责人签字确认。（2）审核与采购：行政部汇总需求，编制采购计划（预算内由行政经理审批，超预算需报总经理审批），按采购流程执行（比价、验收入库）。（3）发放登记：申领人填写《办公用品申领单》，经部门负责人审批后至行政部领取，行政人员核对物品名称、数量，同步更新《办公用品台账》（含入库时间、领用人、领用时间、库存余量）。2.库存管理（1）定期盘点：每月末行政部对库存物品进行盘点，保证账实相符，编制《库存盘点表》，对积压/过期物品提出处理建议（如报废、调拨）。（2）领用限制：实行“按需申领、杜绝浪费”原则，常用物品（如A4纸、笔）每人每月限量申领，特殊物品（如打印机墨盒）需以旧换新。（三）文件流转与归档操作1.文件分类与编号（1）按性质分为：行政类（通知、制度、会议纪要）、人事类（合同、档案）、财务类（报销单、发票）、业务类（合同、方案）等。（2）按编号规则：部门代码（如“XZ”代表行政部）+年份+流水号（如“XZ-2023-001”）。2.流转流程（1）发起：文件起草人填写《文件审批流转单》，注明文件标题、密级（普通/秘密/机密）、主送/抄送部门，提交部门负责人初审。（2）审核：根据文件内容，由相关业务部门会签（如财务文件需财务部*审核），最终报分管领导审批。（3）分发与传阅：审批通过后，行政部加盖公章，按主送/抄送范围分发；涉密文件需登记传阅人，限时收回，禁止带离办公区域。3.归档管理（1）归档范围：所有具有保存价值的正式文件（含电子版及纸质版），临时性、事务性通知除外。（2）归档流程：次年1月前，各部门将上年度文件整理成册（标注编号、标题、日期、页码），移交行政部，行政部统一编号、上架，录入电子档案系统，保存期限按《档案管理办法》执行（一般文件10年，重要文件永久保存）。（四）访客接待与礼仪标准1.接待准备（1）信息确认：提前1天与访客对接，确认来访时间、人数、身份、职务、来访目的及陪同人员需求，填写《访客接待预告表》。（2）环境布置：安排接待室（或会议室），保证整洁、通风，准备茶水（根据访客偏好选择茶/咖啡/矿泉水）、纸巾、企业宣传资料等。2.接待流程（1）迎接：访客到达时，前台人员主动起身问候（“您好，欢迎来到公司，请问您预约了哪位？”），确认身份后通知陪同人员。（2）引导：引导访客至接待区，为其引见陪同人员，介绍双方身份（“这位是部门负责人，这位是贵公司的”）。（3）接待过程中：保持微笑，使用礼貌用语，适时添水；未经允许，不随意泄露公司信息；若需等待，提供杂志或告知预计等待时间。（4）送客：访客离开时，主动为其开门，目送其离开电梯/公司大门，重要访客可送至公司楼下。3.登记与反馈（1）访客登记：填写《访客登记信息表》（含姓名、单位、身份证号、联系方式、来访事由、进出时间、陪同人），身份证仅用于登记，不得留存或复印。（2）反馈：接待结束后，陪同人员向行政部反馈接待情况，重要访客需提交《访客接待总结》。（五）办公环境维护管理1.公共区域管理（1）每日下班前30分钟，各部门安排人员清理工位周边卫生（垃圾入篦、文件归档），行政部检查并记录。（2）会议室、茶水间、走廊等公共区域由保洁人员每日2次清洁（上午9:00、下午15:00），保证地面、桌面、设备无污渍、杂物。2.绿化与安全（1）办公区域绿植由行政部统一采购、养护，每周检查1次，及时更换枯萎植物。（2）下班前关闭所有非必要电源（电脑、打印机、空调等），锁好门窗，行政部值班人员每日21:00进行安全巡查。三、常用行政事务模板清单（一）会议通知模板公司会议通知会议主题：______________________会议时间：______年______月______日（星期______）______:______至______:______会议地点：公司______楼______会议室参会人员：______________________（部门/职务）会议议程：议题一：______________________（负责人：*）议题二：______________________（负责人：*）……会议材料：已发送至附件/共享文件夹（路径：______________________），请提前查阅。联系人：行政部，联系方式：（内部短号）注意事项：请参会人员提前10分钟入场，签到后按席卡就座；原则上不得请假，特殊情况需提前1天向部门负责人及行政部报备；会议期间请将手机调至静音或震动模式。公司行政部______年______月______日（二）办公用品申领表申领部门______申领日期______年______月______日序号物品名称规格数量123备注：1.申领物品需在库存范围内，超预算需提前3天提交申请；2.领取后请在《办公用品台账》签字确认。（三）访客登记信息表访客姓名性别□男□女单位名称身份证号________________________联系电话_________________来访事由□业务洽谈□面试□其他：______接待部门______接待人*到访时间______:______离开时间______:______访客签字备注：1.本表信息仅用于访客管理，将严格保密；2.涉密区域需经接待部门负责人同意后方可进入。（四）文件审批流转单文件标题________________________文件编号XZ-______-______密级□普通□秘密□机密主送部门抄送部门起草部门______拟稿日期______年______月______日审核意见：部门负责人签字：__________日期：______会签意见（如需）：业务部门签字：__________日期：______财务部门签字：__________日期：______审批意见：分管领导签字：__________日期：______总经理签字：__________日期：______分发记录：份数：______部门1：__________部门2：__________存档：□是□否四、关键操作风险提示与规范要求会议组织：会议通知需明确“无故缺席”处理办法（如纳入部门考核）；重要会议需全程录音/录像，保证记录准确性。办公用品管理：严禁利用职务之便私用或外借办公用品，违者按公司制度处罚；采购需至少2家比价，金额超5000元需签订采购合同。文件流转：涉密文件严禁通过QQ等非加密渠道传